Als Cloud-Pilot ganz weit vorne

(openPR) Digitalisierung: Pilotkunde Intercon Holding GmbH erreicht einen hohen Automatisierungsgrad im Rechnungswesen und Controlling

Bielefeld/ Kaltenkirchen, 5. Juli 2018 – Die Intercon Holding GmbH fördert seit Jahren spannende Start-Up-Ideen und innovative Unternehmenskonzepte. Aktuell ist die Unternehmensgruppe mit Sitz in Kaltenkirchen stark am Wachsen. Für die nötige Transparenz an der Basis sorgt Diamant/3. Die Rechnungswesen- und Controllinglösung wird voll umfänglich aus der Cloud bezogen und trägt aktiv zur Konsolidierung bei.

Das Hosting-Angebot des Bielefelder Unternehmens überzeugte gleich, sodass Intercon sogar als Pilotkunde Pate stand. Schon nach wenigen Monaten war klar, mit der Cloudlösung lassen sich gleich auf mehreren Ebenen Kosten einsparen. „Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit eine anderen Lösung versuchten“, bilanziert Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager bei Intercon.

Holding auf Wachstumskurs
Viel zu tun bei der Intercon Holding GmbH: Vom Standort Kaltenkirchen aus verwaltet die Unternehmensgruppe zentral alle buchhalterischen Abläufe – ein Pensum, das gerade in den letzten Jahren stark angestiegen ist. Aktuell zählen Unternehmen, Internet-Start-Ups und Beteiligungen mit unterschiedlichster Branchenausrichtung zur Holding – u.a. eine Vermögensverwaltungsgesellschaft, eine Immobilien GmbH, eine HR-Firma mit Arbeitnehmerüberlassung, mehrere fertigende Unternehmen in Bereichen wie Komponenten-, Flugzeugbau und Medizintechnik, ein Baumarkt, ein Mietkaufportal für Musik- und Event-Equipment, ein Online-Anbieter für Handyhüllen sowie eine Internet-Handelsplattform für Tierfutter.

Eine Lösung für 15 Mandanten
„Wir sind konsequent auf Wachstumskurs und koordinieren aktuell die finanziellen Geschicke von insgesamt 15 Mandanten. Für nahtlose, rechtskonforme Prozesse setzen wir auf eine moderne, frei skalierbare IT-Umgebung“, erklärt Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager bei Intercon. „Im Bereich Rechnungswesen und Controlling benötigen wir ein effektives Konzernmanagement, einen hohen Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft sowie permanente Kontrolle über die aktuellen Finanzen, sodass wir bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern können.“

Flexibel bleiben durch Cloud
Wenn Banken keine Kredite geben, kommt Intercon ins Spiel. Die Holding führt Neubewertungen - bspw. bei Start-Ups oder insolvenzgefährdeten Unternehmen durch. Sie unterstützt diese durch gezielte Investments und langjähriges Knowhow. „Wir sind quasi wie eine Bank, die vielversprechende Unternehmen betreut, finanziert und weiterentwickelt. Andererseits versuchen wir unser eigenes Portfolio durch gezielte Zukäufe zu erweitern – wie bspw. die Übernahme einer HR-Firma. Auf diese Weise können wir selbst Mitarbeiter rekrutieren und eine langfristige strategische Planung für unsere Partner entwickeln“, präzisiert Michael Timm.
In der zentralen Verwaltung der Holding seien daher vor allem funktionierende Prozesse im Rechnungswesen und Controlling relevant. „Dort haben wir mit Diamant/3 eine leistungsfähige Kernanwendung, die bei uns 24/7 x 365 Tage im Einsatz ist“, bestätigt Michael Timm. „Durch die Nutzung der Diamant Cloud sparen wir uns eine eigene kostspielige IT-Infrastruktur oder gar ein eigenes Rechenzentrum und gewinnen gleichzeitig im Gegenzug Flexibilität und interne IT-Ressourcen zur Unterstützung unseres Kerngeschäftes.“

Auf der sicheren Seite
Mit fast 15-jähriger Rechenzentrums-Erfahrung bietet Diamant Software zusätzlich zur klassischen Inhouse-Lösung auch modernes Cloud-Hosting als Service an. Dabei übernimmt der Anbieter den gesamten Softwarebetrieb, inklusive Administration und IT-Support. Die Intercon-Mitarbeiter rufen die Lösung komfortabel über ihren Webbrowser ab – ohne lokale Installation auf ihren Rechnern. Diamant Software fungiert als zentraler Ansprechpartner und kümmert sich um sämtliche Details wie modernste, leistungsfähige Hardware im Rechenzentrum, Updates, Wartung und Backups.

„Wir profitieren von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind und über ein hochsicheres deutsches Rechenzentrum zertifiziert nach ISO 27001 bezogen werden“, äußert sich Michael Timm zufrieden. „Auf diese Weise haben wir mehr Zeit für die wichtigen Dinge und müssen uns bspw. keine Sorgen machen bezüglich neuer GoBD- oder DSGVO-Richtlinien. Da wir die Lösung aus einer Hand beziehen, ist Diamant Software für die notwendige Prozess- und Rechtskonformität verantwortlich. Und da das bei uns letztlich nicht nur für eine Firma gilt, sondern für 15 Unternehmen, lohnt sich das wirklich!“

Vorteil Pilotkunde
Intercon nutzt das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling vollumfänglich – also mit allen vorhandenen Komponenten. Aufgrund der guten, langjährigen Kundenbeziehung zu Diamant Software agiert Intercon inzwischen als Pilotkunde für die jeweils neueste Nachfolgeversion. „Wir haben dadurch den Vorteil, dass unsere aktuelle Diamant Version um ein bis anderthalb Versionen fortgeschrittener ist, als die im Standardsupport erhältliche Software und erhalten zudem die Chance, unsere Anforderungen an eine moderne Software einbringen zu können.“
Sorgen, dass Dinge während des Pilotprojekts noch nicht optimal laufen könnten, bestätigten sich nicht. „Wir haben bei der Umsetzung nur positive Erfahrungen gemacht. Wir hatten einen klaren Plan, wo die Reise hingehen soll, und es gab keinerlei Dinge, die im Vorfeld nicht mit den Fachleuten von Diamant besprochen wurden. In dem gesamten Prozess waren wir von Anfang an auf Augenhöhe eingebunden.“
So umfasste die Zusammenarbeit beispielsweise mehrere Vor-Ort-Termine. Mit dem Pilotteam um Michael Timm wurden sogar Eye-Tracking-Tests vorgenommen, um die neuen Masken möglichst intuitiv nach den Bedürfnissen der Anwender zu gestalten.

Ganzheitliches und rechtssicheres Konzernmanagement aus der Cloud
Mit seinen 15 Mandanten profitiert Intercon vor allem von der integrierten Konzernbuchhaltung der Cloudlösung. „Das Konzernmanagement sowie der Konzernabschluss haben uns jahrelang graue Haare bereitet, da wir letztlich alle Individualitäten in Excel zusammenführen mussten – mit der einen Firma klappte das mehr, mit der anderen weniger“, erinnert sich Michael Timm. „Das war der Punkt, an dem wir gesagt haben, so funktioniert das nicht. Wir benötigten ein Werkzeug, bei dem dieser Vorgang von vorne nach hinten exakt durchgeführt werden kann und man sofort erkennt, welche Auswirkungen Änderungen auf das gesamte Konzernmanagement haben.“

15 Mandanten schnell und einfach konsolidieren
Mit der Cloudlösung von Diamant Software vermag Intercon nun seine 15 Mandanten komfortabel in einem Konzernmandanten zu konsolidieren. Erhebliche Vereinfachungen ergeben sich bspw. durch die Synchronisation zentraler Stammdaten sowie durch die Unterteilung nach strategischen Geschäftseinheiten und -feldern. „Wenn wir jetzt Änderungen im Konzernmanagement herbeiführen, merken wir die Auswirkungen sofort. Dadurch haben wir deutlich weniger Aufwand in der Nachbearbeitung und es werden quasi keine Fehler mehr gemacht.“

Per Tastendruck Geschäftsbereiche miteinander vergleichen
Die Strukturen, wie sie in der Software angelegt sind, bieten nun das perfekte Gerüst für einen schnellen Jahresabschluss. Umsatz, Kosten und Rentabilität der einzelnen Mandanten lassen sich direkt miteinander vergleichen und der jeweilige Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens kann genau bestimmt werden. „Manche Unternehmen grämen sich erst zum Jahresabschluss, wir nicht, weil wir alle aktuellen Daten monatlich erhalten“, erklärt Michael Timm. „Am Monatsende erhalten wir per Tastendruck genau die gleichen Zahlen, die andere am Jahresabschluss erhalten, nur eben auf Monatsbasis. Am Ende des Jahres reicht dann ebenfalls ein Tastendruck und dann heißt es eben nicht mehr Monatsabschluss, sondern Jahresabschluss. So können wir im Bedarfsfall auch immer rechtzeitig gegensteuern.“

Wirtschaftsprüfung komfortabel abwickeln
Veränderungen in den Firmenstrukturen oder weiteres Wachstum sind nun auch für Dritte, beispielsweise Wirtschaftsprüfer oder Kostenstellenverantwortliche, leicht nachvollziehbar. „Über die Geschäftseinheiten lassen sich unsere Beteiligungen und Tochtergesellschafften sehr differenziert abbilden und vergleichen“, betont Michael Timm. Zweimal konnte Intercon bereits seinen Jahresabschluss mithilfe der Cloud-Lösung von Diamant Software bewältigen. Auch der für Intercon zuständige Finanzbeamte sei von den neuen Möglichkeiten angetan gewesen. „Früher mussten wir dem Wirtschaftsprüfer wochenlang Papier vorlegen, das ist nun vorbei. Mit dem digitalen Prüferarbeitsplatz der Diamant-Lösung hat der Beamte genau die Informationen vor sich, die er zur Prüfung benötigt und kann diese via dezentralem Zugriff von der Finanzbehörde aus bei Bedarf prüfen. Das geht dann für alle Beteiligten wesentlich schneller und einer der Beamten meinte sogar schon, er käme nächstes Jahr überhaupt nicht mehr zu Prüfung vor Ort, da er dies alles genauso gut von seinem Arbeitsplatz im Finanzamt beziehungsweise Home Office komfortabel prüfen kann.“

Papierloses Büro dank Rechnungseingangsmanagement und revisionssicherer Ablage
So war auch die von Intercon pilotierte revisionssichere Ablage aus der Cloud ein wichtiger Schritt nach vorn. Zuvor nutzte die Holding bereits das integrierte Rechnungseingangsmanagement der Lösung. Sowohl E-Rechnungen, als auch die noch verbleibenden Papierrechnungen lassen sich damit vollkommen digitalisiert durch das Unternehmen schleusen. Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die Belege stets die richtigen Empfänger erreichen und ordnungsgemäß abgezeichnet werden können. Verschollene Rechnungen und überfüllte Aktenordner gehören auf diese Weise der Vergangenheit an. Da die Daten sofort („in real time“) digital vorliegen, behält die Buchhaltung während des gesamten Vorgangs die Kontrolle über die Liquidität sowie sämtliche, sich im Umlauf befindlichen Rechnungsdaten. „Die erweiterten digitalen Funktionalitäten und die darauf basierenden Zeiteinsparungen von bis zu 65 Prozent bringen uns als Unternehmen einen großen Schritt nach vorne und führen zu einem schnellen Return on Invest“ konstatiert Michael Timm. „Intern bewegen wir kaum noch Papier und aufgrund der erhöhten Transparenz sind wir mit relativ wenigen Mitarbeitern in der Lage, 15 Mandanten zu handhaben – und das auch bei Urlaubsvertretung oder im Krankheitsfall.“

Im Anschluss können die Belege dann mithilfe der revisionssicheren Ablage aus der Cloud komfortabel und rechtskonform archiviert werden. Der Diamant Verfahrenslotse unterstützt die Anwender zudem bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Bei Intercon übernimmt die revisionssichere Ablage längst alle Eigenschaften eines regulären Dokumentenmanagementsystems. „Welche Lösung hat schon ein eigenes Ablagesystem und eigene Archivierungsfunktionen?“ fragt Michael Timm zufrieden. „Jeder von uns verwaltete Vorgang endet letztlich in einer Rechnung, von daher ist die revisionssichere Ablage in Diamant/3 für uns das ideale Archivierungswerkzeug, bei dem wir sämtliche Informationen des Rechnungswesens rechtskonform hinterlegen und bis auf Belegebene hinunter scrollen können.“

Transparentes Reporting bis zum „Tag X“
Sämtliche Informationen können anhand des Diamant Controllings unmittelbar für Auswertungen genutzt werden. Hier wurden einige für Intercon wichtige Funktionen erarbeitet. „Wir fahren monatliche Forcasts und auch BWAs für unsere Mandanten“, erklärt der IT-Leiter. „Um besser planen und budgetieren zu können, benötigen wir eine detaillierte Ergebnisübersicht, oft auch über sehr kurze Zeiträume. Mit Diamant lassen sich Zustände bis zum Tag X einfrieren, sodass wir mit aktiven Zahlen planen können, letztlich aber auch ohne Probleme wieder auf den Stand davor zurückkommen können.“

Hohe Kosteneffizienz dank Cloudlösung
Auch die nächsten Pläne stehen schon fest. Gerade sei man dabei, mit Hilfe des Diamant Business Connectors (DBC) die Integration zu den diversen Vorsystemen zu optimieren und zu vereinheitlichen, um z.B. unternehmensrelevante Informationen konsistent aus den ERP-Lösungen zu gewinnen. Auch will die Holding über kurz oder lang das E-Payment einiger Unternehmen in das Diamant Rechnungswesen einbinden. Entsprechende Schnittstellen zu allen großen E-Payment-Bezahldiensten (z.B. PayPal oder Klarna) bietet die Diamant Software schon im Standard. „Wir haben bereits eine Marktanalyse durchgeführt – Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten“, so Michael Timm zufrieden.


((Bilder))

Bilder: Michael Timm
BU: Michael Timm, Leiter IT und Projektmanager bei der Intercon Holding GmbH: „Die erweiterten digitalen Funktionalitäten und die darauf basierenden Zeiteinsparungen bringen uns als Unternehmen einen großen Schritt nach vorne. Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit eine anderen Lösung versuchten.“
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Bild: Unternehmensportfolio
BU: Zur Intercon Holding GmbH zählen zahlreiche Unternehmen und Start-Ups mit unterschiedlicher Branchenausrichtung. Im Rechnungswesen und Controlling setzt der Verbund auf Diamant Software aus der Cloud.
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Bei Abdruck Beleg erbeten