Anwendertest: Dem Wettbewerb einen Workflow voraus

(openPR) Homberg, 19.02.2018 (pkl).
Digitalisierung der Prozesse sorgt für hohe Transparenz gegenüber den Endkunden und eine lückenlose Dokumentation / Individuelle Workflows optimieren die Auftragsabwicklung bei Be- und Entladung


Ein erfolgreiches Unternehmen steht nie still. Im Transportbereich gilt das sowohl im wortwörtlichen als auch im übertragenen Sinn. Das weiß man auch bei der Spedition Rauter und suchte Mitte 2016 gezielt nach Möglichkeiten, um gegenüber der Konkurrenz Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Schnell war der Entschluss gefasst, ein Telematik-System für das Auftragsmanagement einzusetzen. Entscheidend bei der Wahl des Anbieters war dabei nicht nur ein attraktives Preisleistungsverhältnis, sondern auch eine individualisierbare Lösung und persönlicher Support. Und wie es der Zufall wollte, wartete die Lösung bereits auf den Endgeräten in der Spedition.

Auf der Suche nach einem kompetenten Partner im Auftragsmanagement holte man in einem ersten Anlauf „fünf bis sechs Angebote ein, teilweise auch von individuellen Programmierern“, erinnert sich Timo Thieme, Assistent der Geschäftsführung bei der Rauter Spedition GmbH & Co. KG. Fündig wurde man nicht, dabei waren die Anforderungen keinesfalls exotisch. Mehr Transparenz in den Transporten sollte geschaffen werden. Als eine Art „Sendungsverfolgung für die Baustofflogistik“ beschreibt Timo Thieme die damals gewünschte Lösung. Aufträge sollten also in Echtzeit dokumentiert werden können und sowohl der Spedition Rauter als auch speziell ihren Kunden jederzeit Auskunft zum Lieferstatus ermöglichen. Zudem wusste man bei Rauter um die Vorteile eines persönlichen Supports und selbstverständlich sollte auch das Preisleistungsverhältnis passen.



Tester:
(TP) Rauter Spedition GmbH & Co. KG

Interviewpartner:
Timo Thieme, Assistent der Geschäftsführung

Autor:
Peter Klischewsky, Telematik-Markt.de

Kerngeschäft:
Baustofflogistik

Fuhrpark:
58 Fahrzeuge / 100 Mitarbeiter

Wirkungskreis:
bundesweit/ Beneluxländer

Anforderungsprofil des Anwenders:
Besonders gegenüber Kunden sollte die Telematik-Lösung mehr Transparenz bei Transport ermöglichen, um jederzeit Standorte und Lieferstatus mitteilen zu können. Weiterhin sollte die Lösung auch intern für lückenlose Auftragsdokumentation sorgen.


Die Lösung „wartete“ bereits auf dem Tablet

Eine jede Telematik-Lösung erfordert immer auch eine gewisse Installations- als auch Einarbeitungszeit – manche mehr, manche weniger. Doch nutzte man bei der Spedition Rauter für die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Kunden bereits eine Telematik-App, welche auch die eigenen Anforderungen abzudecken vermochte, vermutete man. „Transporte für einen unserer Kunden sollten immer über AIS-Mobile dokumentiert werden, daher kannten wir diese Lösung bereits“, erzählt Thieme. So fragte man bei AIS an und wurde direkt beraten. Die Einführung des Systems war in kurzer Zeit möglich, denn „wir hatten die App ja bereits auf den Tablets und so ging das auch sehr schnell. Es fehlte eigentlich nur noch eine Umstellung bei AIS und die Schnittstelle zu unserer Speditionssoftware von Gehr“.

Aufgrund der bereits in Anwendung befindlichen AIS-App verlief auch die besonders in der Telematik-Branche übliche Integrationsphase relativ schnell und reibungslos. Die Kommunikation zwischen der Gehr-Speditionssoftware und AIS-Mobile wurde eingerichtet und für eine korrekte Übermittlung von Auftragsdaten in beide Richtungen gesorgt. Weiterhin wurden nicht benötigte Module der Lösung gemäß den individuellen Anforderungen der Spedition Rauter deaktiviert. „Insgesamt drei Wochen dauerte es, bis das System zu unserer Zufriedenheit lief“, erinnert sich Timo Thieme an die kurze Einführungszeit.


Digitale Baustofflogistik

Ausgerüstet mit der mobilen Telematik-Lösung von AIS erfolgt die Auftragsabwicklung nun nahtlos aus der Speditionssoftware heraus bis zum abgeschlossenen Auftrag. Dabei werden die Aufträge in der Zentrale angelegt und auf die App des jeweiligen Fahrers geleitet. Dort startet der Workflow dann beispielsweise mit der Auftragsannahme und der Fahrt zur Beladestelle. Dort angekommen, wird die Beladung dokumentiert und der Abschluss in die Zentrale gemeldet. Folglich schließt sich nun ein Entladeauftrag an, welcher den Transport weiter dokumentiert. Direkt aus der App heraus kann dabei immer auch die Navigation über eine entsprechende Software auf dem Tablet gestartet werden. Das läuft für den Anwender sehr einfach: Über einen Button in der AIS-Mobile-App werden die Daten an die Navigationslösung übertragen. Nach einem kurzen Check der Adresse wird dann die Routenführung gestartet.


Lieferung dokumentiert mit Foto und Unterschrift

Nach erfolgreicher Entladung erfolgt dann ein besonders wichtiger Schritt im Transportprozess: die abschließende Dokumentation über die gelieferte Ware. Timo Thieme kennt aus langer Erfahrung, dass ein Foto der gelieferten Ware als Nachweis äußerst wichtig werden kann. So werden eventuelle Schäden bei der Ware, z.B. beschädigte Dachziegel, genau dokumentiert. Insbesondere aber auch der einwandfreie Zustand der Ware wird so festgehalten und mit einer Unterschrift des Kunden quittiert. „Es kommt vor, dass Ware nach der Lieferung beschädigt wird. Mit unserer Dokumentation können wir dann unseren Transport als Ursache zweifelsfrei ausschließen“, erklärt Thieme. Das jeweilige Foto steht in Echtzeit auch in der Zentrale zur Verfügung – und ist auch noch nach Wochen im Falle einer Reklamation im Auftrag hinterlegt. Das ist nicht nur bei erfolgter Lieferung von Vorteil, sondern auch dann, wenn diese nicht möglich war. „Wenn der Entladebereich verschlammt ist oder schlichtweg nicht zugänglich, kann der Fahrer ein Foto machen und im Auftrag hinterlegen. In der Zentrale können wir das dann mit dem Kunden klären und eine Lösung finden“, so Thieme. Ablieferbelege oder eben Fotos liefert AIS direkt an die Online-Plattform OrderPilot von Gehr. Diese ermöglicht den Kunden von Rauter die direkte Einsicht in die Auftragsabwicklung. Ein Link zu diesen Auftragsdaten kann übrigens auch auf den entsprechenden Rechnungen eingefügt werden. Der Rechnungsempfänger muss Belege somit nicht mehr separat ablegen und prüfen.


Unterschiedliche Systeme bestens vernetzt

Generell ist die Digitalisierung der gesamten Transportprozesse im Zusammenspiel Gehr und AIS eine runde Sache. Nur bei technischen Fragen oder eventuellen Unklarheiten im System dauert es teilweise einen Schritt länger für Timo Thieme, den korrekten Ansprechpartner zu identifizieren. Da es bisher noch keinen IT-Verantwortlichen bei der Spedition Rauter gibt, muss man im Zweifelsfall bei den jeweiligen Systemlieferanten nachfragen, um den korrekten Ansprechpartner bei einem Fehler zu finden. Die Vernetzung der Systeme jedoch funktioniert und ist vielfältig. Während AIS für Echtzeitdaten zum Auftrag sorgt und an die Speditionssoftware liefert, fließen hier auch andere Daten ein. So werden beispielsweise auch Lenk- und Ruhezeiten importiert und ausgewertet. Auch für eine Verbindung mit der Transport-Plattform von Transporeon ist gesorgt, und so werden entsprechende Aufträge gesondert behandelt und automatisch exportiert bzw. importiert.




Fazit
Mit dem aktuellen Stand der Prozessdigitalisierung zeigt man sich auch bei der Spedition Rauter sichtlich zufrieden. Die Anforderungen wurden erfüllt und Timo Thieme ist zufrieden: „Wir können AIS weiterempfehlen. Wir haben alles, was wir brauchen, und sehen unser Telematik-System nun auch als vollständig an.“ Stillstand erwartet man jedoch nicht: „Man muss mit der Zeit gehen und da sind wir auch dran. Wenn es sinnvolle Neuerungen gibt, werden wir diese auch weiterhin integrieren.“ Die passenden Partner hierfür hat man ja nun gefunden.