(openPR) Professionell eingesetzt ist E-Mail Marketing ein äußerst effizientes Marketinginstrument. Leider tut dies weltweit den Spammern keinen Abbruch. Otto-Normal-User ignoriert in aller Regel den elektronischen Müll. Problematisch wird es für seriöse Unternehmen, deren Newsletter vermeintlich als Spam deklariert werden, weil es ihnen an Know-How fehlt. Die Folgen sind verschleuderte Marketingbudgets, null Umsatz und massive Imageverluste.
Im ersten Teil unserer „Trilogie“ geht es um Grundlagenwissen, Adressmanagement, die rechtlich erforderliche Einwilligung, sowie alles rund um richtige Versandtechniken. Teil II (Gestaltung, Abbestellungen, Beschwerden) wird am 15.08., Teil III (Selbermachen oder Agentur beauftragen) am 01.09.2006 veröffentlicht.
A. Generelles
Geben Sie keinen Anlass für Beschwerden. Stellen Sie zu 100 % technisch und organisatorisch sicher, dass alle Empfänger im Rahmen der aktuellen Rechtssprechung Newsletter bekommen. Beschwerden sind für Provider nämlich der zuverlässigste Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um unerwünschte Werbung handelt.
Nehmen Sie die Rückläufer aus dem Verteiler. Werden Adressen regelmäßig angeschrieben und unzustellbare E-Mails aus dem Verteiler gelöscht, so haben Sie eine stetig niedrige Rückläuferrate. Diese ist für Provider und Spamfilter ebenfalls ein wichtiger Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um Spam handelt.
Wenn über einen Mailserver nur erwünschte E-Mails versendet werden, steigt dessen Reputation. Wird gespamt, landet der Mailserver auf schwarzen Listen. Verpflichtet sich der Mailserverbetreiber gegenüber den Providern, selbst gegen Spam vorzugehen, besteht die Chance auf eine Whitelist zu kommen. Versenden Sie daher nur über vertrauenswürdige Mailserver, die auf einer Whitelist stehen.
B. Adressen
Auch wenn es bereits oben aufgeführt wurde, kann es nicht genug betont werden: Nur Opt-In-Adressen mit Einwilligung verwenden! Dass heißt, die Verteilerliste darf ausschließlich Adressen enthalten, von deren Empfängern nachweislich die explizite Einwilligung zum Empfang von E-Mails durch das versendende Unternehmen vorliegt.
Ein weiteres Spam-Kriterium ist die Aktualität der Adressliste . Ergeben sich beim Versand hohe Bounceraten ist dies ebenfalls ein Hinweis für Spam-Adressen. Noch ein Hinweis bzgl. Versandhäufigkeit: Gleiche Adressen sollten mindestens viermal jährlich angeschrieben werden. Andernfalls steigt die Wahrscheinlichkeit von Beschwerden, weil sich manche Empfänger schlicht nicht mehr erinnern können, dass sie sich in den Verteiler eingetragen haben.
C. Einwilligung
Auch etablierte Unternehmen leisten sich gerade unter diesem Aspekt unfreiwillige Schnitzer, denn Einwilligung ist nicht gleich Einwilligung.
Beim Einholen der Einwilligung im Rahmen einer Online-Anmeldung müssen Newsletter-Abonnenten auf ihr Widerspruchsrecht – hier im Sinne einer Kündigungs- bzw. Abbestellmöglichkeit - hingewiesen werden. Ebenfalls muss beim Einholen der Einwilligung auf die Verwendung der Daten hingewiesen werden.
Nach der Einwilligung sollte sofort eine Bestätigungs-E-Mail gesendet werden, in der entweder eine weitere Bestätigung gefordert wird (Double Opt-In) oder in der zumindest eine bequeme Abmeldemöglichkeit besteht (Confirmed Opt-In).
D. Versandtechnik
Egal ob eine Software im eigenen Unternehmen implementiert oder ein E-Mail Marketing Dienstleister beauftragt wird – folgende Fragen müssen inhaltlich positiv beantwortet werden.
1. Gibt es bei der Konfiguration des Mailservers oder im Newsletter-Anmeldeformular Sicherheitslücken? Ist er gar ein "Open Relay", so dass Spammer darüber ihre E-Mails versenden könnten?
2. Produziert das Versandsystem Mails, die den technischen Normen (RFC 2822) und den Regeln für die Gestaltung professioneller E-Mails entsprechen?
3. Wird die E-Mail von einer festen IP-Adresse aus versandt, oder hat sich der Versender mit einer dynamischen Einwahlverbindung an das Internet angeschlossen?
4. Hat die IP-Adresse des versendenden Mailservers einen gültigen Domainnamen?
5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Versandsystem das Versanddatum mitliefert und dass dieses korrekt eingestellt ist.
6. Ist sowohl die Absender- als auch die Reply-Adresse gültig ?
Lesen Sie am 15.08.2006 den zweiten Teil von „Spammen Sie noch oder machen Sie schon E-Mail Marketing?“ mit den Themen Gestaltung, Abbestellungen, Beschwerden.
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