(openPR) Täglich erhält man heutzutage eine Vielzahl an Informationen. Das Gehirn wehrt sich gegen diese Reizüberflutung. Es nimmt besonders in Zeiten von YouTube, Facebook und Whatsapp nur noch das wahr, was ihm auf den ersten Blick gefällt. Untersuchungen mit der Augenkamera haben ergeben, dass Leser innerhalb von zwei Sekunden entscheiden, ob sie eine E-Mail sofort, später oder gar nicht lesen. E-Mails sollten sich deshalb in der Aufmachung und dem Inhalt von der Masse der täglichen Post positiv abheben – ganz gleich, ob man im Zeitalter der Digitalisierung Kundenbriefe schreibt oder via E-Mail mit Kunden korrespondiert.
Es ist nicht immer leicht, eine perfekte E-Mail zu schreiben. Aber wenn man schon wenige Kriterien beachtet, gelingt es, E-Mails zu formulieren, die deren Empfänger gerne lesen:
Einen aussagekräftigen, außergewöhnlichen Betreff formulieren
Der Betreff sollte den Inhalt oder auch die in der E-Mail beschriebene Lösung vorwegnehmen („Wir haben alles für Sie erledigt.“, „Nächste Woche geht Ihre Bestellung raus.“).
Kurz, klar und verständlich schreiben
Sätze mit maximal 7 – 12 Wörtern sind gut verständlich. Es sollten Verben anstelle von unechten Hauptwörtern und die SIE-Ansprache verwendet werden (statt „Wir haben die Änderung durchgeführt.“, besser: „Wir haben die Kontodaten für Sie geändert.“).
Den Text gliedern
Generell gilt: Neuer Gedanke, neuer Absatz. Zwischenüberschriften und Aufzählungen helfen. Wichtige Textpassagen sollten zusammengefasst werden.
Für Stimulanz sorgen
Mit Formulierungen wie: „Wenn Sie heute noch bestellen, können Sie in 3 Tagen bereits mit Ihrem neuen Smartphone surfen.“ erzeugt man Bilder im Kopf des Lesers. Auch direkte Fragen sind hilfreich: (statt „Wir hoffen, dass Ihnen das Angebot zusagt.“, besser: „Sagt Ihnen das Angebot zu?“). Durch Fettdruck kann man wichtige Aussagen hervorheben.
Viele Unternehmen geben viel Geld für Werbung aus, um in der Öffentlichkeit ein positives Image zu schaffen und zu festigen. Oftmals gestalten sie ihre Geschäftskorrespondenz jedoch wenig professionell. Sie übersehen, dass jede E-Mail eine Visitenkarte ihres Unternehmens ist – eine positive oder eine negative. Mit professionellen Nachrichten stärkt man sein Image und das des Unternehmens.
Im Seminar „Korrespondenztraining“ der "Seminar AG" erhalten Teilnehmer praxisnahe Tipps und Anregungen, wie man situationsgerecht formuliert und der Korrespondenz einen individuellen und modernen Charakter geben kann.
