(openPR) Immer schneller erhalten wir Informationen jeglicher Art. Gleichzeitig wird es einfacher, diese zu erhalten. Um nicht von all den Neuigkeiten überflutet zu werden, müssen wir uns für den Umgang mit dieser Informationsüberflutung geeignete Strategien erarbeiten.
Seit Beginn der Digitalisierung im beruflichen, aber auch privaten Alltag hat sich unser Leben erheblich verändert.
Arbeitsprozesse wurden schnell dem neuen Trend angepasst. Abläufe wurden einfacher, aber auch schneller und vielfältiger.
Insbesondere mit der Entwicklung des Informationsaustauschs per E-Mail entstand rasch und doch schleichend eine große Informationsflut, welche heute in einer regelrechten Informationsüberflutung gipfelt.
Mails, Mails, noch mehr Mails
E-Mails zeigen sich als Hauptquelle der Informationsüberflutung. Je höher der Mail-Verkehr, desto größer wurde das Missverhältnis zwischen Informationsangebot, -nachfrage und -bedarf.
Wenn die Anzahl der eingehenden E-Mails dazu führt, dass wir mehr Informationen zu verarbeiten haben als wir sowohl geistig als auch zeitlich bewältigen können, empfinden wir dies als Informationsüberflutung. Wir fühlen uns gestresst. Dies wirkt sich negativ auf unsere Arbeitsleistung aus. Wir kommen in Zeitnot. Wir vergessen Dinge, erledigen sie verzögert oder schnell und ungenau.
Die Folgen sind:
- beeinträchtigte Aufmerksamkeit
- beeinträchtigte Konzentrationsfähigkeit
- Überlappung von Berufs- und Privatleben
- psychische und körperliche Gesundheitsbeeinträchtigung
Weitere Nachteile des erhöhten digitalen Austauschs sind:
- Das persönliche Kommunizieren der Mitarbeiter untereinander lässt extrem nach.
- Mitarbeiter bearbeiten ihre Mails mehr und mehr in ihrer Freizeit. Darunter leidet nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern auch die Qualität der E-Mails.
Digitale Hilfsmittel, insbesondere der Informationsaustausch per Mail und digitalen Newsletters scheinen unsere Arbeitsprozesse anstatt zu erleichtern und zu beschleunigen bei den Mitarbeitern eher eine Informationsüberflutung auszulösen.
Der E-Mail-Umgang von Führungskräften
Führungskräfte haben für die Beantwortung der E-Mails, die sie persönlich bearbeiten wollen, noch weniger Zeit zur Verfügung als deren Sekretariate. Untersuchungen deckten die erschreckende Tendenz auf, dass Führungskräfte unter dem zusätzlichen Zeitdruck auch dann Entscheidungen treffen, wenn ihnen noch nicht alle erforderlichen Informationen vorliegen.
Was kann die Führungskraft tun?
Die Tendenz, E-Mails anstatt vom Sekretariat von unterwegs mal so eben mit dem iPhone zu beantworten, ist keine günstige Entwicklung. Die umständliche Handhabung der mobilen Geräte führt leider nicht zu kurz gehaltenen E-Mails, sondern eher zu E-Mails in schlechter Qualität.
Eine Führungskraft sollte die eventuell auftretenden Leerräume während einer Reise eher für andere Aufgaben oder - besser noch - zur Entspannung nutzen. E-Mails können nach wie vor vom Sekretariat erledigt werden.
Was kann das Unternehmen tun?
Unternehmen sollten auch im eigenen Interesse ihren Mitarbeitern Zeitfenster einzuräumen, in welchen sie ohne digitale Unterbrechungen arbeiten können.
Parallel sollten die Mitarbeiter im Umgang sowie in der Gestaltung von E-Mails sowie weiteren Kommunikationsmittel geschult werden.
Was kann der Mitarbeiter tun?
Der Mitarbeiter sollte sich aus wenig hilfreichen E-Mail-Verteilern herausnehmen lassen und lieber bei Bedarf den persönlichen Kontakt suchen.
Während Besprechungen sollten die Mitarbeiter auf die Mitnahme von elektronischen Hilfsmitteln verzichten oder zumindest Mail-Programme ungeöffnet lassen.
Seminar gegen Informationsüberflutung
Besuchen Sie eines der öffentlichen Seminare "Schneller lesen - mehr behalten" von und mit Jens Seiler, in denen er Ihnen neben Schnelllese-Techniken auch Wege im Umgang mit der Informationsüberflutung aufzeigt.
https://jens-der-denker.de/angebote/oeffentliche-seminare/speed-reading/
