(openPR) Die einen nennen es Arbeitsgruppe, die anderen Teamsitzung, die nächsten Besprechung und worin sich viele einig sind: Solche Treffen sind zeitraubend, nervend und ganz oft überflüssig, weil das, was heute gesagt wird, morgen schon ganz anders aussieht. Dabei haben Besprechungen im Team oder mit Kunden einen sehr sinnvollen Hintergrund. Sie sind die einzige Möglichkeit, um
• viele Stimmen zu einem Thema zu hören,
• Interessen abzuwägen
und
• Entscheidungen zu treffen.
Was fehlt, um aus Arbeitssitzungen effektive und interessante Treffen zu machen, ist das Handwerkszeug derer, die dazu einladen. Diese Kompetenzen werden weder in Schulen gelehrt noch in Unternehmen als gesondertes Wissen vermittelt, denn wer einlädt, hat eine Funktion und damit kann er bzw. sie eigentlich auch den Rest.
• Aktivieren
• lenken
• besänftigen
• ermutigen
• zusammenfassen
lauten die wesentlichen Elemente einer guten Moderation. Wer diese Aufgabe übernimmt, muss eine Gruppe aus verschiedenen Menschen so motivieren, dass sie Ergebnisse produzieren und deren Bestandteile in ihren Arbeitsalltag integrieren. Was Führungskräfte oftmals übersehen bzw. in ihren Treffen nicht berücksichtigen, ist die Gemütslage derer, die am Tisch sitzen.
• Meinungsmacher
• Abnicker
• Faulpelze
• Störenfriede
• Sturköpfe
diese Typen und noch andere mehr treffen in Gruppen aufeinander. Was sie eint, ist die Arbeitsaufgabe, das Projekt oder ein gewisser Auftrag. Dies jedoch ist in den Köpfen der Teilnehmer nicht aktuell, sondern die Tatsache, dass man jetzt zusammensitzt, der andere Kollege auch da ist, es wieder mal lange dauert, dass man nicht zu Wort kommen wird oder das Gesagte nicht gewürdigt werden wird. Es gibt viele emotionale Gründe, die dazu führen, dass weder Begeisterung noch Engagement an den Tag gelegt werden, sondern eher Desinteresse oder Verbissenheit zum Zuge kommen.
TIPP: Sie kennen Ihre Pappenheimer und wissen genau, wer was kann? Das ist eine gute Voraussetzung, um einzelne einzuordnen und im richtigen Moment zu motivieren. Die Herausforderung: Setzen Sie auf das Positive und loben Sie die Vorzüge derer am Tisch. Statt jemanden wegen einer Störung zu maßregeln, loben Sie ihn als denjenigen, der Probleme vorhersieht und damit wesentliche Beiträge leistet, um Fehler zu vermeiden.
Wer ein Team moderiert, muss als Führungskraft zwei Brillen gleichzeitig aufsetzen: Die eine für das Team und die angesagte Arbeitsaufgabe, die zweite für das Geschehen in der Gruppe, das Ziel und die geeigneten Methoden, um zum Ziel zu kommen. Die zweite Brille entscheidet über die Qualität der Besprechung, so dass die eigenen Sachargumente in den Hintergrund treten müssen oder so zu formulieren sind, dass sie als Motivation dienen.
• Überspitzen
• konterkarieren
• provozieren
• polarisieren
sind rhetorische Elemente, die geeignet sind, Gruppen zu bewegen. Gute Moderatoren haben das Selbstvertrauen, die Dinge so zu formulieren, dass sie den eigenen Zielen widersprechen. Sie vertrauen darauf, dass Befürworter eine Negation nicht zulassen werden; diejenigen, die eine Aufgabe ablehnen, widersprechen werden, wenn genau diese in den Mittelpunkt gerückt wird. Es werden Emotionen geweckt, die die Mitglieder eines Teams dazu bewegen, ihre Meinung zu sagen, Vorschläge zu machen, Fakten aufzuzählen. So kommt Bewegung in eine Diskussion und im besten Falle eine Beteiligung aller. Mit sachlichen Zusammenfassungen, Visualisierungen und dem Management von Zeit und Ordnung in der Gruppe haben Moderatorinnen und Moderatoren das Handwerkszeug, um das sichtbar zu machen, worum es in einer Besprechung geht: Um den Austausch von Argumenten, das Erarbeiten eines Ziels, die Umsetzung einer Planung, mit der sich alle identifizieren können. Parallel entsteht in einer gut moderierten Gruppe auch ein gutes Miteinander, indem gegenseitige Wertschätzung und Respekt für die Meinung anderer gelebt werden und hin und wieder auch einmal herzlich gelacht werden darf. Erst dann werden Besprechungen im Arbeitsalltag konstruktiv.
