(openPR) Medipoint, ein Unternehmen der Medux-Gruppe und Hersteller von medizinischen Geräten und Anpassungshilfen, hat beträchtliche Kosteneinsparungen mit Hilfe der Außendienstplanungssoftware von ORTEC und Sigmax erzielt. „Wir haben uns für diese Lösung entschieden, da wir von ORTECs Know-how bei der Planung und Sigmaxs Expertenwissen im Bereich Mobility profitieren wollten“, erklärt Klaas Berends, Projekt- und Programm-Manager bei Medux. Die Lösung, die zurzeit nur für Zustellungen benutzt wird, soll nun auch in den Bereichen Fachberatung und Kundendienst zum Einsatz kommen.
Medipoint musste sich einen besseren Überblick über ihre Arbeitsprozesse verschaffen, um diese nach und nach optimieren zu können. Mit diesem Ziel wandte sich Medipoint an ORTEC und Sigmax, und konnte dank der Außendienstplanungssoftware eine völlig neue, standardisierte Arbeitsweise einführen.
Medipoint stellt ca. 3.000 Lieferungen pro Tag zu. Diese erfolgen von 10 Verteilerzentren an 1.500 Lieferpunkte, unter dem Einsatz von 70 Fahrzeugen. „Früher variierte die anvisierte Lieferzeit beträchtlich je nach Lieferort. Das heißt wir haben nicht effizient genug gearbeitet: Wir hatten keinen wirklichen Überblick über das, was im Außendienst vorging und konnten daher nicht flexibel auf Änderungen reagieren, was uns zu viel Zeit und Geld gekostet hat. Darüber hinaus wurden die Liefertermine an verschiedenen Standorten unterschiedlich geplant, z. B. in Outlook, Excel oder auf dem Papier“, erläutert Klaas Berends. Mit dem neuen Ansatz wird die standardisierte Planung bei Medipoint durch das Außendienstplanungssystem umgesetzt. Fahrer verfügen über ein mobiles Gerät auf dem sie ihren Tourenplan anzeigen und ihre Stunden eingeben können. Zugleich können sie zurückmelden, wann die Lieferungen erfolgt sind.
Klaas Berends: „Wir haben mit der Einführung der Außendienstplanungsssoftware wirklich große Einsparungen erzielt. Insbesondere die Planungskomponente hat es uns ermöglicht, die Anzahl der gefahrenen Kilometer und den C02-Ausstoß beträchtlich zu reduzieren. Da wir unsere Verantwortung als Unternehmen ernst nehmen, freuen wir uns sehr über diese Ergebnisse. Wir können auch mehr Aufträge pro Tag abwickeln. Hinzu kommt, dass die Arbeit mit standardisierten Lieferzeiten viel effizienter ist. Alles greift ineinander über. Als Folge davon, konnten wir unseren Kundenservice verbessern, da wir jetzt viel genauer planen können.“
Dynamik
Wenn Kunden eine Bestellung bei Medipoint aufgeben, wird ihnen die Lieferung für den nächsten Tag zugesagt, solange ihre Bestellung vor 16 Uhr eingeht. „Das heißt die Planungszeit ist sehr knapp. Mit der Außendienstplanungssoftware sind wir aber jetzt viel flexibler. Wenn früher ein Fahrer anrief und mitteilte, er könne nicht alle Lieferungen zustellen, dann waren Überstunden angesagt. Jetzt können wir schnell auf neue Entwicklungen reagieren, da wir diese besser vorhersehen und dann prüfen können, wer die Lieferung am schnellsten übernehmen kann. Tourenpläne lassen sich mit den Echtzeiten vergleichen, und wir sind in der Lage, genauer und flexibler am gleichen Tag zu planen. Dies hatte auch Auswirkungen auf die Anzahl der Überstunden, da wir jetzt Aufgaben neu zuordnen können, um Überstunden möglichst zu vermeiden. Wir erhalten für gewöhnlich einige dringende Aufträge pro Tag, z. B. von Leuten, die gerade aus dem Krankenhaus entlassen wurden. Die Außendienstplanungssoftware gibt uns einen besseren Überblick über die Fahrer, die diese dringenden Aufträge am besten übernehmen könnten. Da unsere Fahrer ihre Arbeitszeit in Echtzeit in ihre mobilen Geräte eingeben, können wir uns ein viel besseres Bild über die eigentliche Situation machen.“
Klaas Berends erklärt: „Jetzt läuft unser Planungsprozess wirklich automatisiert ab. Im Prinzip heißt das, Sie drücken um 16:30 Uhr auf einen Knopf, und um 17:00 Uhr sind die Tourenpläne fertig. Während die Disponenten früher täglich 3-4 Stunden mit der Planung verbracht haben, benötigen sie heute nur noch eine Stunde pro Tag. Wir können die eingesparte Zeit für andere - hauptsächlich administrative - Aufgaben nutzen. Mit der Nutzung des neuen Systems kommen auch keine Fragen bezüglich der Benachteiligung bestimmter Fahrer durch die Disponenten auf. Früher kam es natürlich vor, dass Disponenten eines Standorts verschiedene Planungsansätze bevorzugten. Mit einem standardisierten Ansatz kommen darüber keine Streitigkeiten auf.“
PLZ-Untersuchung
Klaas Berends ist begeistert von der Partnerschaft mit ORTEC und Sigmax. „Die Experten sind immer bereit unsere Fragen zu beantworten und die Zusammenarbeit klappt wirklich super. Für ORTEC und Sigmax war unser Business Case ein klarer Fall. Zurzeit führen wir eine PLZ-Untersuchung mit ORTEC durch, bei der wir unsere Standorte der Verteilerzentren und die Verteilung nach PLZ untersuchen. Wir können bald mit den Ergebnissen rechnen. Ich bin sehr gespannt, was die Untersuchung ergibt.“
Medipoint plant künftig die mobile Anwendung auch für seine Mitarbeiter im Kundendienst zu nutzen. Diese können dann erledigte Arbeiten in ein digitales Arbeitsblatt eintragen, dabei verbrauchtes Material angeben und die Kunden das Arbeitsblatt unterschreiben lassen - und das alles auf ihren Handheld-Geräten.
Über Medipoint
Medipoint, ein Unternehmen der Medux-Gruppe, genießt einen ausgezeichneten Ruf im Bereich medizinische Geräte und Anpassungshilfen. Das Unternehmen liefert maßgeschneiderte Lösungen, die einen wertvollen Beitrag zur Unabhängigkeit und dem Wohlergehen von Menschen mit Behinderungen bieten. Medipoint/Medux hat insgesamt 1.600 Mitarbeiter, von denen 400 in der Außendienstorganisation tätig sind. Der Außendienst besteht aus drei Bereichen: Lieferung von Geräten, Kundendienst (Reparaturen) und Fachberatung (durch Mitarbeiter bei Kunden zu Hause, z. B. um Messungen für einen angepassten Rollstuhl vorzunehmen).
