Einbindung von Dienstleistern: Der richtige Zeitpunkt

(openPR) Der Veranstalter plant seine Veranstaltung.
Wann muss er den Techniker, den Vermieter, den Bühnenbauer, den Künstler und andere Berater einbinden?
Natürlich gibt es dafür keine festen Regeln bzw. Zeitpunkte.

Vielmehr: Dann, wenn es erforderlich ist.

Das hängt wiederum von den Umständen ab:

Ist die Grenze des eigenen Fachwissens erreicht, ist im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht ein Fachmann einzubinden. Hierfür ist es natürlich erforderlich, dass man seine eigenen Grenzen kennt.
• Dienstleister sind so frühzeitig einzubinden, dass sie sich mit der Thematik vertraut machen können. Je komplexer, neuer oder aufwändiger eine Veranstaltung ist, desto frühzeitiger sollte das erfolgen.
• Ist man als Auftragnehmer für den Veranstalter tätig (bspw. die Veranstaltungsagentur), sind Dienstleister so frühzeitig auszuwählen, dass der Auftraggeber selbst noch ausreichend Zeit hat, aus der vorgeschlagenen Auswahl dann die Entscheidung zu treffen.
• Für die Einbindung von Behörden bzw. der Antragstellung für Genehmigungen gilt: Nicht zu lange warten; selten ist es sinnvoll, die Fristen auszureizen und den Antrag erst kurz vor knapp zu stellen.

Gerade die beratenden Dienstleister sollten frühzeitig involviert werden. Ein Beispiel aus meiner Beratungspraxis: Es ist grundsätzlich immer günstiger (ich wollte nicht schreiben „billiger“, das hört sich qualitativ so minderwertig an…), wenn der Rechtsanwalt nicht erst involviert wird, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist. Eine sinnvolle Gestaltung, z.B. Vertragsgestaltung, kann nur erfolgen, wenn man überhaupt noch etwas gestalten kann.

Thomas Waetke
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Autor eventfaq
Justitiar des Bundesverbandes Veranstaltungssicherheit (bvvs.org)