Randstad geht mit Docutec den Weg zur digitalen Personalakte

(openPR) Die Aachener Docutec AG, Anbieter von Dokumentenerkennungs- und Posteingangslösungen, installiert bei Deutschlands führendem Personaldienstleister Randstad aus Eschborn eine Lösung zur automatischen Verarbeitung der personalspezifischen Eingangspost. Für Randstad ist diese Lösung ein zentrales Element bei der Einführung der digitalen Personalakte in diesem Jahr. Insgesamt sollen über 300 verschiedene Dokumentarten - bis zu 3 Millionen Seiten pro Jahr - aus dem Bereich Personalwesen automatisch klassifiziert, indiziert, extrahiert und an das SAP HR-System mit SAP Records Management übergeben werden. Für Docutec bedeutet die Entscheidung von Randstad eine Bestätigung der Leistungsfähigkeit der neuen Docutec Klassifizierungslösung.

Für einen Personaldienstleister wie Randstad sind effiziente Geschäftsprozesse in der Personalverwaltung von zentraler Bedeutung. Deshalb entschied sich das Unternehmen zur Einführung der digitalen Personalakte. Zentrales Element dieses Projektes ist die Einführung einer Posteingangslösung für personalspezifische Dokumente in der Zentrale in Eschborn. Durch eine automatische Klassifizierung, Indexierung und Datenextraktion der Personal-Eingangspost sowie der automatischen Verteilung an die Sachbearbeitung will Randstad den manuellen Aufwand für Sortierung und Weiterleitung reduzieren, Dokumente schneller verteilen und die Sachbearbeitung effektiver unterstützen.

"Die Einführung der digitalen Personalakte mit automatischer Posteingangsverarbeitung ist für Randstad ein zentrales strategisches Projekt. Mit dem Einsatz eines prozessintegrierten Dokumentenmanagements bereiten wir uns auf das Wachstum der nächsten Jahre vor. Mit der Beherrschung dieses Prozesses läuten wir den nächsten Quantensprung in Effizienz und Effektivität im Kernprozess ein. Der wirtschaftliche Vorteil für das Unternehmen, im Vergleich zur bisherigen papier-orientierten Arbeitsweise, ist immens", erklärt Werner Schultheis, Direktor ICT bei Randstad.

Bei Auswahl der unternehmensweiten Lösung für Randstad Deutschland hat sich das Unternehmen Ende 2005 für Docutec entschieden. "Die Wahl fiel auf Docutec, weil deren Lösung Xtract for Documents als innovative und für unsere Belange leistungsfähigste Produktplattform – unterschiedlichste Dokumentarten, sehr heterogenes Beleggut, Flexibilität und Skalierbarkeit, Ausbaufähigkeit – hervortrat", beschreibt Werner Schultheis. "Zudem konnte das Unternehmen große Erfahrung und überzeugende Referenzen im Bereich hochvolumiger Posteingangsklassifizierung nachweisen. Wir haben volles Vertrauen in die Professionalität und Leistungsfähigkeit des Unternehmens bei der Projektumsetzung."

Beauftragt wurde zunächst ein System zur Verarbeitung von bis zu 3 Millionen Seiten pro Jahr. Allein im Bereich der Personaldokumente gibt es bei Randstad über 300 verschiedene Dokumentarten mit entsprechend hinterlegten Bearbeitungs- und Ablageregeln. Eingehende Dokumente werden früh gescannt und vom Docutec System entsprechend ihrer Dokumentart („Klasse“) automatisch klassifiziert und indexiert, wobei je nach Dokumentart weitere Daten automatisch extrahiert werden sollen. Die Daten werden vom Docutec-System an das SAP HR-System mit SAP Records Management übergeben. Die eigentliche Dokumentenablage erfolgt in einem IBM CommonStore Content-Management System.

"Docutec freut sich über das Vertrauen von Randstad und sieht den Auftrag auch als Bestätigung dafür, dass das Unternehmen mit der Docutec Xtract Software und den neuen Klassifikationsfunktionalitäten für Anwendungen dieser Art gut positioniert ist", sieht Dr. Rainer Czech, zuständiger Vertriebsleiter bei Docutec, den strategisch wichtigen Auftrag von Randstad. Randstad erwartet aufgrund der Wachstumsdynamik im Zeitarbeitsbereich ein deutlich steigendes Belegaufkommen für die nächsten Jahre, was zukünftig einen weiteren Ausbau der Lösung erwarten lässt. Zudem will das Unternehmen die Lösung im zweiten Schritt über das Personalmanagement hinaus auch auf andere Bereiche ausweiten, insbesondere die Bereiche Debitorenakte und Kreditorenakte.

4285 Zeichen

Über Docutec
Docutec AG, Aachen, ist Anbieter von Produkten und Lösungen zur automatischen Erkennung und Informationsextraktion von Dokumenten. Docutec-Lösungen helfen Unternehmen, wichtige Geschäftsprozesse vom Posteingang der Dokumente bis zur Verarbeitung der Informationen im zentralen EDV / ERP -System nachhaltig zu verbessern. Der konkrete Nutzen – kürzere Verarbeitungszeiten, geringerer Arbeitsaufwand und höhere Qualität der Daten und Prozesse – hilft den Unternehmen, dem hohen Zeit- und Kostendruck im Markt wirksam und zukunftsorientiert zu begegnen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Seit Beginn der Geschäftstätigkeit im Jahr 1993 realisiert die Docutec, die Ende 1997 über einen Management-Buyout als eigenständiges Unternehmen etabliert wurde, erfolgreich komplexe Anwendungen und Systemlösungen für namhafte Kunden in den Bereichen Handel, Industrie, Banken und Versicherungen. Speziell im Bereich der automatisierten Rechnungsverarbeitung hat sich Docutec mit der Erkennungslösung Docutec Xtract for Documents als Marktführer in Deutschland etabliert. Docutec AG beschäftigt zurzeit 40 Mitarbeiter.

Über Randstad
Mit rund 24.350 Mitarbeitern, rund 250 Niederlassungen in über 200 Städten und einem Umsatz von rund 595 Millionen Euro (2004) ist Randstad der führende Personaldienstleister in Deutschland. Das Unternehmen gehört zur niederländischen Randstad Holding nv, einen der größten Personaldienstleister weltweit mit Niederlassungen in Belgien, Dänemark, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Luxemburg, den Niederlanden, Schweden, der Schweiz, Spanien, Portugal, Polen, Ungarn sowie in den USA. und Kanada. www.randstad.de