(openPR) Behrens & Schuleit auf der DMS EXPO: Modernes Dokumenten Management im Personalwesen
Düsseldorf – Während der DMS EXPO informieren die Dokumenten-Experten der Behrens & Schuleit GmbH interessierte Messebesucher über Möglichkeiten der elektronischen Personalaktenverwaltung. Personalverantwortliche und CIOs erleben hier, wie sensible Mitarbeiterunterlagen – vom Bewerbungsschreiben über Verträge und Zeugnisse – digitalisiert, verwaltet und archiviert werden. Sämtliche personalbezogene Geschäftsprozesse lassen sich mit der Behrens & Schuleit Lösung deutlich verbessern. Für die Klassifizierung und Archivierung der digitalen Dokumente kommt das Dokumenten Management System (DMS) der Docutec AG zum Einsatz. Über eine Schnittstelle zu SAP werden die Daten automatisch an das Personalwirtschaftssystem weitergeleitet. Die Auflagen des Datenschutzgesetzes werden ebenso erfüllt wie die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitarchivierung.
Die DMS EXPO findet vom 25. bis 27. September in der Halle 7 auf dem Kölner Messegelände statt. Der Messestand von Behrens & Schuleit ist mit A019 bezeichnet. Darüber hinaus ist Behrens & Schuleit auf dem Partnerstand der Kodak GmbH (E050) und auf dem Stand der DocuWare AG (C089) vertreten.
Personalakten enthalten sensible Dokumente und Informationen über Mitarbeiter: Arbeitsverträge, Weiterbildungsnachweise, Zwischenzeugnisse, Krankheitsbescheinigungen, Abmahnungen usw. Mit der Akzeptanz von E-Mails in der Unternehmenskommunikation bestehen Personalunterlagen neben papierbasierten zunehmend auch aus elektronisch erstellten Dokumenten. „Werden die Unterlagen allerdings unsystematisch und ausschließlich analog archiviert, besteht die Gefahr schleichenden Datenverlustes und mangelnde Revisionssicherheit“, warnt Thomas Rick, Geschäftsführer der Düsseldorfer Dokumenten-Spezialisten Behrens & Schuleit. „Eine uneinheitliche Ablagestruktur verursacht zudem hohe Personal-, Material- und Versandkosten, die vermeidbar wären.“ Auch stören Zeit raubende Recherchetätigkeiten den Arbeitsalltag und halten Mitarbeiter unnötig von der Erfüllung qualifizierter Aufgaben ab. Durch den Einsatz einer elektronischen Personalaktenverwaltung sorgt Behrens & Schuleit für Abhilfe und übernimmt die Digitalisierung und Erfassung aller Mitarbeiterdokumente. Die Papiere (Bewerberschreiben, Zwischenzeugnisse Arbeitszeugnisse, Verträge oder Lohn- und Gehaltsnachweise) werden durchgehend gescannt und mit Hilfe der Klassifizierungssoftware von Docutec kategorisiert. Anschließend werden die Mitarbeiterunterlagen automatisiert an einen Workflow weitergeleitet und im elektronischen Archiv abgelegt. Somit ist die Grundlage für eine moderne und wirtschaftliche Prozess-Organisation geschaffen und ein schneller Daten- und Informationszugriff im Human Ressource Bereich gewährleistet. Über eine Schnittstelle zum Personalwirtschaftssystem SAP erhalten die zuständigen Personalverantwortlichen die Dokumente automatisch auf elektronischem Wege. Geschäftsprozesse im Bereich der Personalaktenverwaltung lassen sich so deutlich verbessern.
„Unmittelbar nach der Digitalisierung und Klassifizierung der Dokumente erfolgt die Ablage und Archivierung der Unterlagen im Dokumenten Management System. Dadurch können zugriffsberechtigte Mitarbeiter auch während der Vorgangsbearbeitung jederzeit auf die im zentralen Datenpool abgelegten Dokumente und Informationen zugreifen“, fasst Thomas Rick die Vorteile der elektronischen Personalakte zusammen. „Dabei werden mit unserer Lösung alle Anforderungen an eine sichere Langzeitarchivierung ohne weiteren Aufwand umgesetzt. Ausgefeilte Sicherheitstechnologien garantieren zudem Datenschutz auf höchstem Niveau.“
Behrens & Schuleit versteht sich als Full-Service-Anbieter für elektronisches Dokumenten Management. Das Servicehaus unterstützt Unternehmen während der gesamten Projektphase: von der Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse über die Systemauswahl bis hin zur Digitalisierung der sensiblen Unterlagen und der Einführung des Dokumenten Management Systems.
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