(openPR) Planegg-Martinsried, 16.12.2013 - Im Rahmen einer Simulationsstudie der Universität Kassel wurden neue Erkenntnisse zum Thema ersetzendes Scannen gewonnen. Ersetzendes Scannen beschreibt den Einsatz von digitalisierten Akten als vollwertige Beweisstücke vor Gericht. Bereits seit der neuen technischen Richtlinie "Ersetzendes Scannen" TR RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wird zunehmend der Wille der deutschen Justiz sichtbar, den Unternehmen die Arbeit mit 100-prozentig digitalen Dokumentenmanagementsystemen (das papierlose Büro) zu erleichtern. In einem detaillierten Artikel im Blog auf DOCUBYTE.de wird erklärt, was die neuen Erkenntnisse für deutsche Unternehmen, die mit den Vorteilen digitalen Dokumentenmanagements vertraut sind, bedeuten.
Laut Studie steht einer problemlosen Verwendung digitalisierter Dokumente vor Gericht vor allen Dingen dann nichts im Wege,
- wenn ein Unternehmen ein routiniertes (besser- revisionssicheres) digitales Dokumentenmanagement nachweisen kann und
- idealerweise die wichtigsten Dokumente eine elektronische Signatur erhalten haben.
Dabei soll es für ein vollwertiges ersetzendes Scannen keinen Unterschied machen, ob ein Unternehmen einen professionellen Scan-Service beauftragt oder seine Dokumente selbst einscannt. Jedoch wird bei der Lektüre des Wortlauts deutlich, dass die Richter ein revisionssicheres digitales Dokumentenmanagementsystem bevorzugen und auch die Scans professionelle Qualität haben müssen.
Ersetzendes Scannen macht vor allen Dingen für sehr aktenintensive und rechtssensible Anwendungsgebiete Sinn. Zu den Gruppen, die durch ersetzendes Scannen und TR RESISCAN besonders angesprochen werden sollen, zählen insbesondere Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften oder auch Anwaltskanzleien.
Sie mussten bisher für einen völlig risikofreien Betrieb eines digitalen Dokumentenmanagementsystems die Original-Papierakten in umfangreichen Archiven aufbewahren. Diese Art der Archivierung ist nicht nur teuer, sondern auch mit den bekannten physischen Risiken wie Feuer, Verlust, Witterung etc. behaftet, die für alle Papierarchive gelten. Die immer weiter steigende Akzeptanz ersetzenden Scannens wird endgültig die letzten Hürden zum papierlosen Büro aufheben und den Unternehmen in Deutschland signifikante Zugewinne an Produktivität und damit Wettbewerbsfähigkeit verschaffen.
Ein professioneller Scan-Service und ein intelligentes digitales Dokumentenmanagementsystem sind für Unternehmen ab einer gewissen Größe unerlässlich, um den Sprung in das Zeitalter des papierlosen Büros auf stressfreie und unternehmerisch rationale Weise zu gestalten.
DOCUBYTE unterstützt große und kleine Unternehmen im gesamten Spektrum der Aktendigitalisierung und Implementierung passender digitaler Dokumentenmanagementsysteme. Wir beraten Sie gerne- kommen Sie auf uns zu.
