(openPR) Köln, 5.2.2013. Auch wenn letzte Prognosen für 2013 wieder etwas freundlicher waren – die weitere wirtschaftliche Entwicklung bleibt unsicher. Immer mehr Unternehmen wollen nach Angaben der Beratungsgesellschaft Ernst & Young deshalb auf die Kostenbremse treten. Auf den Prüfstand kommen nahezu alle Kostenfaktoren. Das Betriebsmittel Immobilie bleibt allerdings oft ausgeblendet. Dabei bieten Büroimmobilien oft ein erhebliches Potential, um Kosten zu sparen und Effizienz zu steigern.
„Wenn wie derzeit in vielen Unternehmen Kostensenkung, Effizienzsteigerung und organisatorische Restrukturierung bis hin zum Personalabbau auf der Agenda stehen, muss auch die Immobilie mit auf die Tagesordnung“, betont Andreas Schlote Geschäftsführer der in Köln ansässigen Luxemburger Team GmbH, die sich auf die strategische Gebäudeplanung spezialisiert hat. Immerhin betragen die Bürokosten eines Unternehmens im nicht produzierenden Gewerbe im Schnitt 15-20 Prozent der Gesamtkosten.
Rasche Kosteneinsparungen lassen sich in der Regel durch Flächenreduktion erzielen. Bei einem Personalabbau können Teilflächen abgemietet oder untervermietet werden. Flächen lassen sich aber auch durch „Verdichtung“, d.h. mehr Büroarbeitsplätze auf weniger Raum oder durch Desksharing- oder Homeoffice-Lösungen reduzieren. „Das geht meist mit überschaubarem Kostenaufwand“, so der Experte.
Einsparpotential bestehe auch bei den Betriebskosten. Nach Schätzungen weisen 70 Prozent der Nebenkostenabrechnungen Fehler auf – meist zu Lasten der Nutzer. Eine fundierte Nebenkostenanalyse durch Immobilienprofis könne diese aufdecken und darüber hinaus viel über eine Fläche verraten – auch, wo sich weitere Kostenfallen im Büro verstecken. „Veralteter Technik, wie z.B. einer Energie fressenden Kühlung, kommen Fachleute schnell auf die Spur“, so Schlote. Bei einer professionellen Analyse könnten zudem unwirtschaftliche oder veraltete Bürostrukturen zum Thema gemacht und Optimierungsvorschläge erarbeitet werden.
Nachhaltige Kostensenkung
„Optimierte Bürokonzepte erfordern zwar zunächst Investitionen, können aber mittelfristig erhebliche Einsparpotentiale durch schlankere und effizientere Arbeitsprozesse schaffen.“ Spätestens dann, wenn größere organisatorische Restrukturierungen ohnehin anstehen, sei der Zeitpunkt gekommen, bestehende Bürostrukturen den sich ändernden organisatorischen Anforderungen anzupassen.
Im Vordergrund steh dabei nach den Worten Schlotes nicht die bloße künftige Mitarbeiterzahl, sondern vielmehr die Unternehmensstrategie: Wie will sich das Unternehmen in Zukunft organisieren? Sollen Abteilungen oder sogar komplette Standorte zusammenlegt werden? Welche Abteilungen sollen aufgelöst oder neu ausgerichtet werden? Wie können Arbeitsabläufe, Organisationsprozesse und Schnittstellen optimiert werden? Sollen Kommunikationswege verkürzt werden, hat dies auch Auswirkungen auf Raumtypen und -strukturen. Ist mehr Team- und Projektarbeit geplant, bedarf es Team- und Gruppenraumstrukturen und einer Anpassung der ITK-Technik. Selbst das Nutzungsprinzip eines Gebäudes könne dabei auf den Prüfstand gestellt werden: Ist z.B. die Veränderung einer klassischen Zweibundstruktur hin zu einer flexiblen Open Space-Lösung organisatorisch sinnvoll sowie technisch und wirtschaftlich machbar? Auf dieser Basis werde dann ein neues oder zumindest verändertes organisatorisches Funktions- und Flächenprogramm entwickelt, das zugleich auch flexibel für künftige Anpassungen ist.
„Ob es um die relativ kurzfristige Senkung von Bürokosten geht oder um nachhaltige Kostenreduzierung durch Steigerung von Produktivität und Optimierung von Arbeitsprozessen, – auch vermeintlich ‚träge‘ Bestandsimmobilien sind flexibler sind als man denkt und können meist mit vertretbaren Mitteln an veränderte organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen des Nutzers angepasst werden“, fasst der Geschäftsführer der Luxemburger Team GmbH seine Erfahrungen zusammen.
