E-Mails rechtssicher archivieren

(openPR) Ein laxer Umgang mit E-Mails kann sich für Unternehmen noch zehn Jahre später rächen – nämlich dann, wenn eine Steuerprüfung kommt. Das Finanzamt verlangt eine lückenlose Archivierung der elektronischen Geschäftskorrespondenz, unabhängig von der Bedeutung des Schriftverkehrs. Die Experten des Bremer Unternehmens archivwerk bieten daher jetzt eine kompakte Lösung zur E-Mail-Sicherung an, die sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Die Anwender können damit nicht nur den Auditoren der Steuerbehörden ruhigen Gewissens in die Augen blicken, sondern schützen sich auch vor Datenverlusten durch Hardware-Probleme, Brand oder Diebstahl.

Die Software zur E-Mail-Archivierung ist so konzipiert, dass sie leicht bedient werden kann und minimalen Administrationsaufwand erfordert. Eingehende und ausgehende E-Mails können – um den strengen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden – sofort automatisch archiviert werden. Auf diese Weise fällt keine zusätzliche Belastung für die Mitarbeiter an. Auch wird dadurch ausgeschlossen, dass wichtige E-Mails zwischen Eingang und Archivierung verloren gehen.

„Neben dem Aufwand sind auch die Investitionskosten für die Anwender sehr gering“, betont archivwerk-Geschäftsführer Claus Flathmann. „Die Software wird zwar auf den Servern des jeweiligen Unternehmens installiert, es muss aber keine Lizenzen kaufen. Stattdessen wird eine geringe monatliche Gebühr erhoben, die auch gleich den Support und eventuell notwendige Aktualisierungen beinhaltet.“

Zusätzlich profitieren die Anwender von Erleichterungen im Unternehmensalltag. Die Verfügbarkeit und bequeme Durchsuchung von E-Mails ist sichergestellt – unabhängig davon, wie groß die Datenmengen sind. Das Fassungsvermögen von E-Mail-Postfächern muss nicht mehr begrenzt werden. Anwender können dabei auch weiterhin ihre gewohnten Mail-Programme nutzen, beispielsweise Outlook, Web Access oder auch die Anwendungen von mobilen Endgeräten. Überall ist der Zugriff auf die archivierten Mails gewährleistet.

Weitere Informationen: http://www.archivwerk.com