(openPR) Das Ende der Inselkommunikation: Wie Unternehmen von einem Digital Asset Management-System profitieren
Das Kommunikationsaufkommen in Unternehmen steigt – sowohl extern als auch intern. Print- und Online-Medien, Social-Media-Kanäle, Websites oder Newsletter müssen Kommunikationsabteilungen parallel bespielen. Und das nicht nur national, sondern auch für internationale Zielmärkte. Allerdings gelten für die einzelnen Kanäle unterschiedliche Regeln. Dies führt zu Konflikten, Ineffizienzen und mitunter zu uneinheitlicher, standortgebundener Inselkommunikation.
Marketing- und Redaktionsabteilungen dürfen nichts dem Zufall überlassen. Es gilt, klare Strategien für die crossmediale Kommunikation festzulegen. Die Diskrepanz in der Ansprache zwischen redaktionellen Kanälen und Social Media oder Blog hat diese Entwicklung noch einmal verstärkt. „Rich content muss jederzeit und standortübergreifend zur Verfügung stehen – vor allem bei international agierenden Unternehmen. Eine einheitliche und klar strukturierte Kundenansprache ist unerlässlich. Sowohl Corporate Identity als auch Text-Bausteine müssen über Ländergrenzen hinaus zielgruppenorientiert kommuniziert werden“, äußert Axel Helbig, E-Commerce-Experte und Geschäftsführer der communicode GmbH & Co. KG.
Ansprechpartner abwesend
Benötigt beispielsweise ein Redakteur eines Fachmagazins für eine Publikation noch Text- und Bildmaterial in einem bestimmten Format, so muss für die Kommunikationsverantwortlichen umgehend klar sein, welche Version des Textes und in welchen Formaten das Bild für welche Zielmedien verfügbar ist. Entsprechendes Bildmaterial sollte dem Text samt Meta-Informationen wie Bildunterschriften oder Quelle zugeordnet sein. Die klare Strukturierung ermöglicht auch eine Personen-ungebundene Herausgabe der gewünschten Materialen. „In vielen Unternehmen ist es noch immer gang und gäbe, dass nur eine Ansprechperson über die genauen Freigaben der einzelnen Pressematerialien Bescheid weiß. Ist diese Person abwesend, können die Texte, Bilder oder Logos nicht zeitnah herausgegeben werden. Solche Ineffizienzen können sich Unternehmen heutzutage nicht mehr leisten“, so Helbig.
Archivieren, gruppieren, verwalten
Um derartige Kompetenz-Fragen zu umgehen, Corporate-Identity-Konzepte auch standortübergreifend zu wahren und Kommunikationsstrategien zu vereinheitlichen, nutzen Unternehmen die zentrale Pflege von Medieninhalten in einem Digital Asset Management System (DAM). Dies ermöglicht es, multimediale Inhalte und Metadaten zentral zu archivieren, zu gruppieren und zu verwalten. „Vor allem bei unterschiedlichen Standorten oder Länderdependancen ist das ein klarer Vorteil“, weiß Helbig. „Die Verantwortlichen können so dezentral über ihren Web-Browser auf den Content zugreifen.“
Rechtekonzepte erlauben nur bestimmten Nutzergruppen das Editieren und Bearbeiten der Daten. Versionskonflikte entfallen, da Freigaben einzelner Inhalte oder Inhaltsgruppen für die unterschiedlichen Kanäle und Zielmärkte über Publishing Workflows festgelegt werden. Die jeweiligen Freigabeprozesse lassen sich über ein DAM dank Automatisierung verkürzen. Oft bedarf es bei der Freigabe von Texten der Rücksprache mit Einzelpersonen, die an unterschiedlichen Standorten und über Ländergrenzen hinaus verteilt sitzen. Status- oder regelorientierte Workflows werden individuell auf die Bedürfnisse des Kunden oder des jeweiligen Contents zugeschnitten.
Mit einem DAM können Unternehmen ihre globale Kommunikation zielgerichtet steuern. Publikationen in unterschiedlichen Sprachen werden unterstützt, um multilinguale Kampagnen zu fahren. „Marken können so festlegen, welche Kampagnen sie vereinheitlicht herausgeben und welche sie distinktiv für bestimmte Zielmärkte aufbereiten“, verdeutlicht Helbig. Dabei wird das CI des Unternehmens global gewahrt, ohne Gefahr zu laufen, dass eine Länderdependance in Asien beispielsweise ein anderes Logo verwendet als der Hauptsitz in Europa.
Für jegliche Unternehmensgröße attraktiv
Die Einbindung erfolgt reibungslos. Grundsätzlich lässt sich ein DAM-System in jede Unternehmensumgebung implementieren. Über Schnittstellen erfolgt das Zusammenspiel mit anderen Systemen wie beispielsweise Content-Management. Für eine erhöhte Marketing-Effizienz bietet sich zudem die Integration von Produktionssoftware wie InDesign oder Photoshop in das DAM an. Inhalte können so in der Bildbearbeitungssoftware editiert werden. Hierfür öffnen Nutzer die entsprechenden Dateien direkt in der Produktionssoftware, gliedern den Content aus dem DAM-System aus und führen die Datei nach Bearbeitung wieder automatisiert in das System zurück. Während der Bearbeitung bleibt der Inhalt für alle anderen Anwender gesperrt.
Neben der Automatisierung von Prozessen ermöglicht ein DAM auch das manuelle Bearbeiten von Workflows. Mitunter ist es ebenfalls sinnvoll, externe Dienstleister oder Lieferanten einen Zugang zum System zu ermöglichen. „Prozesse können so noch effizienter abgewickelt werden“, äußert Helbig. „Autorisierungsfunktionen steuern die Zugriffsmöglichkeiten.“
