(openPR) Königs Wusterhausen - Das Dokumenten-Management-System Office Manager ist ab sofort in einer neuen Version verfügbar. Mit zahlreichen Neuerungen, Verbesserungen und einer erweiterten 64-Bit-Windows-Kompatibilität wartet die elfte Generation der bei Unternehmen europaweit im Einsatz befindlichen Lösung auf. "Die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in Unternehmen wird mit dem Office Manager 11.0 nun noch schneller, einfacher und damit noch produktiver", fasst Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, die Vorteile der neuen Version zusammen. So wurden unter anderem viele Arbeitsschritte weiter verkürzt: Im Dokumenten-Archiv abgelegte E-Mail-Anlagen lassen sich nun direkt öffnen, ohne dass die entsprechende E-Mail zuvor geöffnet werden muss. Ähnliches gilt für Dateien, die in ZIP-Archiven oder anderen Kompressionscontainern enthalten sind. Eine vorherige manuelle Dekomprimierung ist hierzu nicht mehr notwendig.
Für eine noch schnellere Wiederauffindbarkeit von Dokumenten sorgt künftig zugleich die beschleunigte Archivsuche, deren Geschwindigkeit im Vergleich zur Vorgängerversion um circa 30 Prozent erhöht werden konnte. Dabei ermöglicht sie es ab sofort auch nach bestimmten Projekten in umfangreichen Projektstrukturen zu suchen. Ebenfalls für schnelle Dokumentenprozesse sorgen der neue Dokumenten-Massenimport, mit dem Anwender per Drag & Drop eine Liste von Dateien einfach zusammenstellen und diese in das Dokumenten-Archiv überführen können, neue Funktionen für die automatische Belegerkennung in der Enterprise-Edition sowie benutzerdefinierte Papierformate zum Scannen von Dokumenten, mit denen auch die Erfassung von großen Zeichnungen ermöglicht wird.
Ein weiteres Highlight des Office Manager 11.0 sind zudem die Verbesserungen im Bereich der Sicherheit beziehungsweise Revisionssicherheit: So können Unternehmen nun individuelle Sicherheitseinstellungen für den Dokumentenzugriff und die einzelnen DMS-Funktionen festlegen. Dies schließt die Vergabe von spezifischen Lese- sowie Schreibrechten ein. "Mit dieser Erweiterung tragen wir vor allem den Anforderungen von Unternehmen Rechnung, die mehrere Archive für ihre unterschiedlichen Abteilungen verwalten. So kann eine Abteilung einem Mitarbeiter aus einer anderen Unternehmenseinheit beispielsweise die Möglichkeit einräumen, Dokumente aus dem eigenen Abteilungsarchiv einsehen ohne sie zeitgleich jedoch ändern zu können", veranschaulicht Harald Krekeler.
In punkto Revisionssicherheit können nun individuelle Dokumentenverzeichnisse angelegt und so definiert werden, dass bestimmte Dokumente wie steuerrelevante Belege auf einem WORM-Datenträger revisionssicher gespeichert werden, während andere Dokumente im Rahmen der Archivierung auf einer normalen Festplatte verbleiben. In diesem Zusammenhang unterstützt der Office Manager 11.0 alternativ aber auch die revisionssichere Archivierung mit so genannten RDX-WORM-Datenträgern. Diese ermöglichen die gemeinsame Speicherung von änderbaren und schreibgeschützten Dokumenten auf demselben Datenträger.
Zu den weiteren Neuerungen des Office Manager 11.0 zählen unter anderem auch eine neue Shell-Erweiterung für die 64-Bit-Windows-Version, ein Online-Zugriff auf die Windows Vista/7-Kontakte für die leichtere Zuordnung von Dokumenten, die Möglichkeit Dokumente im PDF/A 1b-Format zu scannen und zu archivieren sowie die Volltextindizierung von E-Mail-Anlagen und Dateien, die in Kompressionsformaten gespeichert sind. Darüber hinaus kann der Office Manager ab sofort auf einem Server installiert und von dort aus genutzt werden, ohne dass auf den Clients der einzelnen Anwender irgendwelche Installationen oder Anpassungen erforderlich sind.
Weitere Informationen zum neuen Office Manager 11.0 unter http://www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/dms-news-v11.html
