(openPR) Dr. Torsten Franz ist seit 2008 Geschäftsleiter Prozesse und Systeme bei Takko Fashion.
1. Wie sind Sie zu act’o-soft gekommen? Wie wurden Sie auf die Firma aufmerksam?
Als wir auf der Suche nach einer neuen Kassensoftware waren, wurden wir von act’o-soft angesprochen. Die umfangreichen Möglichkeiten der Software und die vorhandenen Referenzen waren ein sehr interessanter Ausgangspunkt für weitere Gespräche.
Wir haben innerhalb dieses Prozesses mehrere Kassensoftwarelösungen verglichen und uns letztendlich für act’o-soft entschieden, weil uns diese Lösung am meisten überzeugt hat.
2. Was war noch ausschlaggebend für die Entscheidung?
act’o-soft verfügt über langjährige Erfahrungen im Bereich Kassensoftware und bietet eine technologisch aktuelle Lösung an, die unseren Bedürfnissen entspricht. Die Bedienoberfläche ist beispielsweise besonders ausgeprägt, was uns sehr gefallen hat, da wir als Textilhändler über eine große Bandbreite an unterschiedlichen Preislagen verfügen. Darüber hinaus war uns die Effizienz der zentralen Steuerung aller Filialen sehr wichtig.
3. Wie ist die „Pilotierung“ gelaufen?
Wir haben bereits nach zwölf Wochen Projektlaufzeit ein funktionierendes System für den deutschen Markt gehabt. Die Herausforderung bestand danach in der Anpassung der Software für die einzelnen 16 Länder, in denen wir Filialen betreiben.
4. Wie verlief der „Rollout“?
Im Rollout wurden von uns gleichzeitig mehrere Komponenten ausgetauscht. Wir haben die Anbindung der Filialen von ISDN auf DSL umgestellt, die ec-cash-Geräte ausgetauscht und den größten Teil der alten Kassenhardware durch neue Kassen mit Touch-Oberfläche ersetzt.
Im Laufe des Prozesses sind die Anforderungen an die neue Kassensoftware wiederholt gewachsen, so dass die Koordination dieser Umstellung am Ende etwas mehr Zeit in Anspruch genommen hat, als zunächst geplant. Der Rollout als solcher hat aber gut funktioniert.
5. Hat es in allen Ländern so gut funktioniert?
Wir haben heute die act’o-soft-Lösung in allen Ländern aktiviert. Dabei haben wir bewusst noch nicht überall den vollen Umfang der Möglichkeiten ausgeschöpft. So haben wir noch nicht in allen Ländern die EFT-Terminals online an die Kassen angebunden und in einigen Ländern haben wir zunächst auf die mögliche Fiskalisierung der Kassen verzichtet.
6. Gab es Schwierigkeiten zu beachten? Besondere Herausforderungen?
Bei solchen Projekten gibt es immer Schwierigkeiten. Das fängt bei der termingerechten Schaltung von DSL-Anschlüssen an und hört bei der Ressourcenverfügbarkeit für Programmerweiterungen auf.
Da wir in der Regel nur eine Kasse pro Filiale haben, bestand die größte Herausforderung in der Minimierung der Ausfallzeiten für den Umstellungsprozess. Hier haben wir während des Projektes die Vorgehensweise, alles in einem Termin zu erledigen, geändert und sind letztendlich zwei Mal in die Filiale gefahren: einmal für die Bereitstellung einer stabilen Verbindung und einmal für die eigentliche Umstellung der Kasse. Das hat zwar den zeitlichen Prozess verlängert, insgesamt jedoch die Umstellung erleichtert und somit auch spätere Schwierigkeiten minimiert.
7. Gab es Individualisierungswünsche an das System?
Wir haben diverse Individualisierungen vorgenommen, damit die Systeme in unsere IT-Landschaft und unseren Vertrieb passen.
8. Konnte man act’o-cash in das bestehende System integrieren? Gab es Schnittstellen zu anderen Systemen?
act’o-cash ist heute voll in unsere Systemlandschaft integriert und hat sich dort als zuverlässiges System etabliert. Die Entwicklungen gehen jedoch immer weiter, so dass wir das System permanent an unsere laufenden Prozesse anpassen.
9. Wie bedienerfreundlich ist das Programm? Look and feel?
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Filialen sind mit der neuen Kassensoftware sehr zufrieden, da der Alltag in der Filiale optimal unterstützt wird. Dies zeigt sich besonders bei Sales- und Sonderverkauf-Aktionen sowie den Prozessen am Tagesbeginn und Tagesabschluss.
10. Stichwort Kundenbindung an der Kasse: Sie nutzen die Funktion mit dem Extra-Bildschirm für den Kunden?
Der Kundenbildschirm wird sehr gut angenommen. Wir können hier auf neue Artikel im Sortiment und spezielle Aktionen hinweisen.
11. Wie haben Ihre Mitarbeiter diese Umstellung angenommen? Wie kommen sie mit dem Touch Screen zurecht?
In den ersten Filialen gab es zunächst eine normale Skepsis gegenüber dem neuen System. Mit dem fortschreitenden Rollout ist dies jedoch schnell einer Vorfreude gewichen und wir konnten die Systeme gar nicht schnell genug austauschen. Der Touch Screen wurde dabei sehr gut angenommen, da jetzt die Steuerung der Prozesse perfekt unterstützt wird. Er ist auch der zentrale Grund für den minimalen Schulungsaufwand während der Umstellung.
12. In wie weit spielt die Sicherheit eine Rolle?
Bei Kassensystemen steht die Sicherheit immer an erster Stelle. Es geht schließlich um Geld und Ware und das am Ende des Tages alles stimmt. Wir haben daher in verschiedenen Workshops die Prozesse genau analysiert und jeden möglichen auftretenden Fall betrachtet. Es gab zudem auch einige spezielle Anpassungen für Takko Fashion, die unseren Kollegen in der Filiale die Arbeit an dieser Stelle vereinfachen.
13. Wie läuft die Beratung und Betreuung durch act’o-soft?
Wir haben bei act’o-soft feste Ansprechpartner, die die Spezifikationen für Takko Fashion genau kennen und zusammen mit unseren Mitarbeitern zukünftige Änderungen und Anpassungen erarbeiten.
14. Wie kommen Sie mit der 2nd- Level Betreuung zu Recht? Und Ihre Mitarbeiter?
Die meisten Probleme können wir heute selber lösen, was für unseren Filial-Alltag natürlich wichtig ist, weil wir schnell und flexibel reagieren können. Lediglich bei neu auftretenden Herausforderungen benötigen wir die Hilfe von act’o-soft, was bislang sehr gut funktioniert hat.
15. Sehen Sie erste Verbesserungen? Entlastungen der Mitarbeiter mit der neuen Lösung?
Die Akzeptanz der neuen Lösung ist in den Filialen und auch bei den Mitarbeitern der Zentrale sehr gut, da alle eine deutliche Entlastung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben spüren.
So hat sich zum Beispiel die Zeit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verringert, da die Komplexität in der Bedienung und auch Fehleranfälligkeit stark abgenommen hat.
