„Totgesagte leben länger – Elektronische Rechnungen und Signaturen“

(openPR) Das Durcheinander um die Abschaffung der qualifizierten elektronischen Signatur bei elektronischen Rechnungen zum 1.7.2011 im Rahmen des Bürokratiekostenabbaugesetzes wird immer größer. Nachdem das Gesetz nicht wie geplant verabschiedet wurde und sich sein Inkrafttreten auf unbestimmte Zeit verschiebt, ist der rechtssichere Übergang auf unsignierte elektronische Rechnungen ungeklärt und derzeit nicht möglich. Zudem birgt die darin festgelegte Gleichstellung von Papierrechnung und elektronischem Pendant mehr Unsicherheiten als Klarstellungen für Firmen und Rechnungssteller in Deutschland. Die GFaR hat sich deshalb mit den Folgen des Gesetzes und insbesondere seiner Änderungs-Verzögerung auf die Rechnungsabläufe eingehend und kritisch auseinandergesetzt. Unter dem Strich sorgt die Regelung für mehr Unsicherheit und Risiken als zuvor. Zudem rücken die eigentlichen prozessualen Vorteile einer automatisierten Rechnungs-Bearbeitung in den Hintergrund und das eigentliche Ziel wird aus den Augen verloren.

Voraussetzungen für die handels- und steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen sind nach wie vor
1. Integrität
2. Authentizität
und neu 3. Legitimität im Sinne von langzeitiger Verfügbarkeit im Archiv.

Integrität und Authentizität können beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch den Einsatz von EDI zur Rechnungsübermittlung nachgewiesen werden. Wer das nicht nutzen will, der kann diese Punkte nach dem neuen Gesetz auch durch interne Sicherungs- und Kontrollmaßnahmen nachweisen. Diese wurden bisher von dem BMF nicht spezifiziert. Das BMF verweist lediglich darauf, dass der sogenannte verlässliche Prüfpfad schon immer eine Anforderung an den Beleg war. Dieses Vorgehen ist auf der einen Seite verständlich, führt aber andererseits zu einer großen Verunsicherung im Markt. Die Diskussion, wie der sog. „3. Weg“ zu gestalten ist, füllt mittlerweile zahlreiche Informationsquellen mit verschiedenen Aussagen.

Was ist nun ein verlässlicher Prüfpfad bzw. die deutsche Übersetzung des EU Terminus "reliable audit path"? Eigentlich existiert dieser seit Luca Paccioli die doppelte Buchführung erfand, also seit dem Mittelalter. Der verlässliche Prüfpfad ist eine Brücke, die sich über die gesamte Transaktion -von der Idee einer Bestellung über alle einzelnen Prozessschritte wie Bestellung, Bestellfreigabe, Liefernotiz, Lieferschein, Dokumente der Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe, Zahlungsfreigabe, Skontoberechnung und Abzug, Zahlungsdurchführung – und dazwischen auch noch einiges andere – spannt. Diese Brücke über den verlässlichen Prüfpfad muss den Prüfer tragen können. Wir brauchen deshalb eine solide Konstruktion. Allerdings besteht die Dokumentenstrecke unter der Brücke aus Dokumenten, die mal digital, mal aus Papier sind. Wenn man nicht hybride Archive führen will, muss man das Papier daher digitalisieren. Der Papierlieferschein muss schließlich mit der elektronischen Rechnung irgendwie verknüpft werden. Beweiswerterhaltend ist aber nur das frühe Scannen. Wie also bringt man den Wiegemeister dazu, das Wiegeprotokoll mit der Unterschrift des LKW-Fahrers sofort einzuscannen und an die Buchhaltung elektronisch zu versenden? Ansonsten ist der Dokumentenweg nicht rechtssicher dokumentiert, nicht einheitlich prüfbar und damit zumindest in Frage gestellt.

Demgegenüber nimmt sich der Hinweis im FAQ-Katalog des BMF, auf den auch das BKaA verweist, so einfach aus: Der Kaufmann wird doch nichts bezahlen, was er nicht bestellt. hat. Augenscheinnahme reicht und der verlässliche Prüfpfad ist hergestellt.

Der GFaR ist der Meinung, dass die rechtssichere Nutzung des „3. Weges“ in jedem Fall ein hervorragend konstruiertes und eingeführtes Dokumenten Management System (DMS) voraussetzt, das derartige Prozesse aktiv steuern und belegen kann. Zudem kann es ohne DMS zu Problemen bei der Steuerprüfung kommen!

Dagegen ist das herkömmliche Verfahren einfach, klar und rechtssicher: Der Gesetzgeber räumt bereits seit langem mit der Signatur oder EDI eine Beweiserleichterung ein, die keine weitergehenden Anforderungen an die Systeme oder die dahinterliegenden Prozesse hat. Dementsprechend bleibt ein Anwender des 1. und 2. Weges immer auf der sicheren Seite, ungeachtet der Interpretationsspielräume einer künftigen Steuerprüfung. Wer also auf die Signatur verzichten und den „3. Weg“ nutzen will –was ja nach Änderung des UStG erlaubt sein wird-, , der macht sich auf durch den Dschungel des Handels- und Steuerrechts, baut Brücken über seine Dokumentenstrecken und er legt die Sümpfe der Papierarchive trocken, da im Gesetz explizit nur die elektronische Archivierung von elektronischen Dokumenten zulässig ist.

Die GFaR rät allen Unternehmen, gleich welcher Größe, elektronische Rechnungen –sowohl ein- wie ausgehend- zu nutzen. Elektronischer Rechnungsdatenaustausch bietet allen Unternehmen nur Vorteile. Die GFaR gibt zugleich die Empfehlung, bis zur Herstellung von Rechtssicherheit durch eine im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Gesetzesänderung sowie durch weitere dazu noch ergehende Ausführungsbestimmungen bei Einsatz von elektronischen Rechnungen die bisherigen und weiter geltenden Bestimmungen und Anforderungen zu beachten:
1. Rechtswirksame Vereinbarung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger zum elektronischen Rechnungsdatenaustausch
2. Nutzung von qualifizierter elektronischer Signatur oder von EDI
a. durch In-Haus-Prozesse oder
b. assistiert durch Dienstleister

Der Verzicht auf die Signatur ist nach der hoffentlich bald erfolgenden Verabschiedung der Änderungen des Umsatzsteuergesetzes möglich, der elektronische Rechnungsdatenaustausch wird aber nach Auffassung der GFaR dadurch nicht einfacher. Und in Unternehmen, die sich bisher mit dem Thema nur am Rande oder noch gar nicht befassten, werden dann Investitionsaufwendungen und Einführungskosten entstehen. Der Return-on-Invest daraus wäre individuell zu ermitteln.

Die Nutzung herkömmlicher Verfahren hingegen veranlasst nur Initialkosten, und auch die –solange nicht täglich mindestens 4-stellige Rechnungsvolumina bewegt werden müssen- in deutlich geringerer Höhe als sie bei Installation von internen Sicherungs- und Kontrollmaßnahmen entstehen würden.

Neben einer Rechtssicherheit sind auch die betriebswirtschaftlichen Vorteile eines elektronischen Dokumentenaustauschs zu betrachten. Dabei sind die versandten Daten wichtig und weniger das Papierdokument. Aktuell führt die GFaR eine Befragung zu den Hinderungsgründen des elektronischen Rechnungsaustauschs durch. Wir würden uns über eine Teilnahme freuen. Nähere Informationen finden Sie unter http://tinyurl.com/eRechnung

Manchmal leben Totgesagte eben doch länger.