(openPR) Die Carl Cloos Schweißtechnik GmbH setzt seit Anfang des Jahres 2011 auf die Mercoline Lösung M.SecureTrade für Umsatzsteuer-ID-Prüfung und verringert so die Gefahr von Steuernachzahlungen oder Betrugsvorwürfen. Die vollständig in SAP-integrierte Lösung bietet umfangreiche automatische Prüfungen und entlastet die Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten.
Berlin, 28.06.2011 – Als international tätiges Unternehmen vertreibt die Firma Carl Cloos Schweißtechnik GmbH seine innovativen Schweiß- und Industrieroboter-Lösungen weltweit in über 40 Länder. Waren und Leistungen, die ins EU-Ausland geliefert werden, sind dabei generell umsatzsteuerbefreit. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (§18e, Nr. 1/2 UStG) ist Cloos – wie jedes Unternehmen in Deutschland - verpflichtet, die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) seiner europäischen Auslandskunden zu überprüfen. Stellt sich bei einer Prüfung des Finanzamtes heraus, dass die USt-IdNr. vom Rechnungsempfänger nicht stimmt, kann dies drastische steuerliche Auswirkungen nach sich ziehen. Genau dies wollten die Verantwortlichen von Cloos von Anfang an vermeiden.
Die Richtigkeit einer USt-IdNr. kann durch die Cloos-Mitarbeiter schon seit langem manuell geprüft werden. In der Praxis stellte sich aber schnell heraus: bei mehr als 2.000 Debitoren in der EU und unzähligen Neuanlagen bzw. Änderungen im Jahr ist eine manuelle Prüfung zu zeitaufwendig und zu teuer. Die IT-Verantwortlichen von Cloos wurden intern beauftragt, eine Lösung zu suchen, mit der die Prüfung auch automatisiert erfolgen kann. „Die einzusetzende Software sollte die gesetzlichen Vorgaben in vollem Umfang erfüllen und die Ergebnisse revisionssicher dokumentieren können. Die USt-IdNr.-Prüfung sollte sich zu 100% in das bestehende SAP-System integrieren lassen.“ fasst Ralf Pfeifer, Leitung IT und Organisation bei Cloos, die Anforderungen zusammen.
Nach einer eingehenden Marktsichtung entschied sich Cloos Ende 2010 für die Mercoline-Lösung M.SecureTrade (http://www.mercoline.de/software/msecuretrade.html). Mit dem M.SecureTrade-Modul „Umsatzsteuer-ID-Prüfung“ hat Mercoline eine SAP-integrierte Lösung entwickelt, die die Existenz von USt-IdNrn. aus dem SAP-System heraus prüft. Dazu werden Daten des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und/oder der EU (VIES) genutzt. Im Gegensatz zu Non-SAP-Lösungen ermöglicht M.SecureTrade eine prozessbegleitende Hintergrundprüfung direkt in SAP, z. B. bei der Anlage von Debitoren. Zusätzlich kann Cloos jederzeit manuelle Prüfungen oder Batch-Überprüfungen für bestehende Stammdaten vornehmen. Darüber hinaus werden die Prüfergebnisse aller Anfragen - einschließlich der manuellen Anfragen - in einem Logbuch fortgeschrieben und damit revisionssicher im SAP-System dokumentiert.
Das M.SecureTrade-Modul „Umsatzsteuer-ID-Prüfung“ wurde bei Cloos innerhalb weniger Tage in einem entsprechenden SAP-Namensraum implementiert. Aufwändige Schulungen der Anwender waren nicht notwendig, da diese in der gewohnten SAP-Benutzeroberfläche arbeiten konnten. „Für uns aus der IT-Abteilung war außerdem sehr erfreulich, dass Schnittstellen zu externen Systemen bzw. eine zusätzliche Serverinfrastruktur vermieden wurden.“ erläutert Armin Gümpelein, IT-Anwendungsbetreuer bei Cloos, seine Ergebnisse aus dem Projekt. Außerdem konnte Mercoline sehr flexibel auf die Wünsche von Cloos eingehen. So gibt es aus Sicherheitsgründen keine direkte Kopplung des SAP-Systems mit dem Internet. Die Abfragen beim Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und der EU (VIES) erfolgen über die Communications Services von Mercoline. Dies führt zu einer höheren Sicherheit bei Cloos.
Seit seiner Gründung im Jahre 1919 ist die Firma Carl Cloos Schweißtechnik GmbH mit Sitz in Haiger in der Schweiß- und Schneidtechnik erfolgreich aktiv. Inzwischen zählt das Familienunternehmen zu den internationalen Marktführern auf dem Gebiet der Lichtbogenbahnschweißtechnik und der Robotertechnologie. Im rund 500 Mitarbeiter zählenden Stammhaus wird die gesamte CLOOS-Produktpalette gefertigt - von den Schutzgas-Schweißgeräten und Schweißbrennern bis hin zu mechanisierten Sonderanlagen und schlüsselfertigen QIROX-Robotersystemen. Im werkseigenen Technikum stehen Produkte und Verfahren stets praxisnah auf dem Prüfstand.
