(openPR) Software-Lösungen können das Personalmanagement wesentlich vereinfachen. Was ist bei der Auswahl und Einführung zu beachten? Von Kerstin Keller
Komplexe Aufgaben erfordern eine intelligente Lösung, die bei aller Vielseitigkeit in der Anwendung einfach zu bedienen sein muss. Bei einer Software zum Personal- und Human-Resources-Management ist es nicht anders. Sie muss sich nahtlos in die Prozesse im Unternehmen einfügen und flexibel an die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebes anpassbar sein.
Eine solche Software sollte nicht nur die Prozesskosten optimieren und die Wertschöpfung der Personalarbeit erhöhen, sie muss idealerweise auch den Verwaltungsaufwand reduzieren. Dies geschieht am besten durch einen modularen Aufbau, mit dem sich alle benötigten Funktionen in einem System übersichtlich bündeln und verwalten lassen – ohne den Anwender mit einer Vielzahl von nicht verwendeten Funktionen zu erschlagen. Eine einfache Stammdatenpflege und die Einbeziehung von Sonderfällen sollten ebenso gegeben sein. Je nach Bedarf sollte ein umfassendes Personalmanagement folgende Funktionalitäten anbieten:
Personalverwaltung
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Stellenplanung/-bewirtschaftung
Personalkostenplanung
Reisekostenabrechnung
Personaleinsatzplanung
elektronische Anwesenheitszeiterfassung
Zeitwirtschaft
Seminarverwaltung
Bewerberverwaltung
Archivierung.
Denn wichtig ist in jedem Fall: Die Software darf niemals zu einem starren, unveränderlichen System werden, vielmehr muss sie sich schnell an neue Anforderungen anpassen und ohne großen Aufwand erweitern lassen – egal, ob es sich dabei um veränderte Abrechnungsmodalitäten oder andere personalwirtschaftliche Herausforderungen handelt.
Fachkräftemangel und demografischer Wandel sind solche Herausforderungen. Ihnen muss ein effizientes Personalmanagement Rechnung tragen und es dem Unternehmen ermöglichen, sich gut gegen diese Veränderungen zu wappnen. Die Schlüsselworte hierzu lauten Personalentwicklung und Weiterbildung. Eine leistungsstarke Software erlaubt es, die Fähigkeiten und Qualifikationen jedes Mitarbeiters zu erfassen und ihre Entwicklung zu verfolgen. Das deckt eventuelle Defizite auf und eröffnet gleichzeitig Perspektiven für sinnvolle Qualifikationsmaßnahmen.
Bei der Ermittlung des individuellen Potenzials spielen Mitarbeiterbeurteilungen eine wichtige Rolle, die sich über eine spezielle Software für die Personalentwicklung effektiv gestalten lassen. Die Beurteilungskriterien wie etwa fachliche, methodische und soziale Kompetenzen lassen sich im Idealfall je nach Anforderung frei definieren und bei Bedarf später ändern. Der nächste wichtige Punkt in der Personalentwicklung ist eine intelligente Seminarverwaltung. Software-Lösungen können sowohl bei der Erstellung geeigneter Seminarangebote als auch bei der Seminarorganisation und Durchführung helfen.
Bei der Einführung einer umfassenden Personalmanagement-Lösung ist es wichtig, sich auf einen kompetenten Partner verlassen zu können, der die Anforderungen des Unternehmens genau analysiert und eine individuelle Lösung schafft, die die Prozessdefinitionen im Betrieb, die vorherrschende Ressourcenplanung und alle anderen bereits bestehenden Faktoren einbindet. Ziel muss es sein, das Unternehmen mit der neuen Software zu entlasten und durch die Einführung einen Mehrwert zu schaffen. Selbstverständlich sollte dabei eine reibungslose Datenübernahme aus Altsystemen möglich sein sowie die Integration aller Vergütungsstrukturen. Berücksichtigt werden müssen zudem die Schnittstellen zu Finanz-, Zeitwirtschafts- und Produktionssystemen. Von Bedeutung ist neben der rein technischen Installation des Systems eine Unterstützung bei der Einführung sowie eine umfassende Beratung und Betreuung durch ein kompetentes Projektteam. Workshops und eine genaue Dokumentation sorgen für die korrekte Bedienung der Software, sie vermeiden Fehler und verkürzen die Einlernzeit.
