(openPR) Verbesserung der Verfügbarkeit und Versionskontrolle im Fokus
Sassenberg – Die Sonotronic Nagel GmbH, ein Spezialist für die Verarbeitung von thermoplastischen Kunststoffen durch Ultraschall, verwendet für die Anfertigung der Betriebs- und Wartungsanleitungen ihrer Schweiß- und Sondermaschinen künftig das Redaktionssystem docuglobe der technotrans AG. Damit sollen die Prozesse in der Technischen Dokumentation rationalisiert und qualitativ verbessert werden.
Hochtechnologie und permanente Innovation gehört für die Experten von Sonotronic zum alltäglichen Umgang. Doch während das Know-how im Technischen Bereich ständig aktiv zunahm, wuchs parallel die Anforderung in der Technischen Dokumentation.
„Die gesetzlichen und arbeitssicherheitsrechtlichen Ansprüche im Umgang mit der Dokumentation, speziell in der Erstellung einer Bedienungsanleitung sind mit den Jahren immer umfangreicher geworden“, schildert Klaus Wünstel, unter anderem verantwortlich für CI und die Technische Redaktion bei Sonotronic. Jede Dokumentation wurde einzeln mit MS Word erstellt. Welche Version eines Dokuments gerade aktuell war, wurde „manuell“ weiter gegeben, und eine allgemein zugängliche Übersicht auch für andere Unternehmensbereiche über bestehende Dokumentationen gab es nicht.
„Mit dem bestehenden System konnte man weder detailliert nach Dokumenten suchen noch hatte man verlässliche Informationen über den Versionsstand einzelner Elemente. Besonders ärgerlich war das immer dann, wenn es zu unnötigen Doppelübersetzungen gekommen war, weil niemand wusste, ob ein bestimmtes Dokument schon übersetzt worden war“, so Wünstel.
Immerhin werden Technische Dokumentationen bei Sonotronic in acht Sprachen angefertigt. Es war klar, dass in diesem Bereich investiert werden musste, um die für die wachsenden Anforderungen an die Qualität der Dokumentationen gerüstet zu sein.
In einem Evaluierungsprozess ging schließlich die Software docuglobe vor drei weiteren Mitbewerbern als Sieger hervor. docuglobe verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen.
„Die Möglichkeit zur Modularisierung der Dokumentationen und das durchdachte System zum ein- und auschecken einzelner Module zur Bearbeitung haben uns schließlich überzeugt“, so Wünstel. „Hinzu kam das sehr gute Preis-Leistungsverhältnis.“ Inzwischen ist die Akzeptanz von docuglobe bei den Mitarbeitern sehr gut, obwohl anfangs viel Überzeugungsarbeit geleistet werden musste. „Es ist immer ein Kampf, alte Vorgehensweisen über Bord zu werfen und etwas Neues einzuführen“, weiß Wünstel, „aber es hat sich gelohnt!“ Zwar könne man die Optimierung der Abläufe noch nicht zahlenmäßig erfassen, aber die Arbeitsergebnisse seien spürbar verbessert worden. Deswegen denkt man jetzt bereits bei Sonotronic darüber nach, docuglobe später auch in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen, z.B. in der Montage, im Service und in der Buchhaltung.
„docuglobe rationalisiert nicht nur den Umgang mit komplexen Dokumenten aller Art, es schafft auch Ordnung und erhöht drastisch die Verfügbarkeit aller notwendigen Informationen“, betont auch Henning Mallok, Vertriebsleiter global document solutions der technotrans AG. „Für international tätige Mittelstandsunternehmen wie Sonotronic ist docuglobe die ideale Lösung.“
