Der E-Postbrief – ein Entwicklungsprojekt mit Chancen im Gepäck

(openPR) Düsseldorf – Die Stiftung Warentest rät vom E-Postbrief ab. Die Tester bezeichnen das Produkt als „unausgereift“. Dies überrascht nicht, haben doch im B2C-Verkehr die Empfänger kaum Vorteile, obwohl sie, wie der Versender, eine weitere E-Mail-Adresse einrichten müssen, die eine eindeutige Identifizierung voraussetzt. Die Möglichkeit zum digitalen rechtskonformen Versenden von Dokumenten bestand bereits mit der elektronischen Signatur. Dennoch könnte das Produkt der DMS-Branche und ihren Kunden sehr gute Chancen eröffnen. Das meint Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens und Schuleit GmbH, die umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung anbietet.

„Obwohl der E-Postbrief durch die Möglichkeit zur einfacheren und durchgängigen Integration dieser Kommunikation in die nachfolgenden IT-Prozesse bietet, sehen wir das Produkt nicht als Konkurrenz“, sagt Thomas Rick und erklärt: „Der E-Postbrief könnte auch eine appellierende Wirkung auf die Kunden haben, ihre elektronischen Kommunikationswege weiter auszubauen. An die Stelle des bisher eher hybriden Ansatzes könnte ein Schritt in Richtung papierloses Büro rücken.“ Der Dokumentenmanagement-Experte geht nämlich davon aus, dass Unternehmer, die den E-Postbrief nutzen, auch den übrigen Bestand an Dokumenten, die mit der Post eintreffen, künftig digitalisieren wollen.

Die Lösung: Behrens & Schuleit digitalisiert und erfasst die Papierdokumente, um sie anschließend in ein Enterprise-Content-Management-System oder in ein elektronisches Archiv überführen. Zusammen mit weiteren integrierten Anwendungen und ergänzenden Individualanwendungen würden Arbeitsprozesse weiter optimiert. Anwender hätten die Möglichkeit, bei revisionssicherer Archivierung, schneller auf Informationen zuzugreifen. Am Beispiel von eingehenden Rechnungen bedeutet dies durch den fehlenden Weg durch die Abteilungen eine Zeitersparnis. Die wiederum bildet die Grundlage dafür, dass Fristen, so zum Nutzen von gewährtem Skonto, sicherer eingehalten werden können. Und das zahlt sich im wahrsten Sinne des Wortes aus.