Mit professionellem Management Reisekosten sparen

(openPR) Mit professionellem Management Reisekosten sparen


Reisekosten sind für viele Unternehmen ein nicht unbeträchtlicher Kostenfaktor. Mit einem professionellen Management lässt sich viel Geld sparen.

Von Dipl.-Ing. Detlef Meyer*

Ob in der Lebensmittelindustrie, bei Zulieferern oder im Handel: In fast allen Unternehmen fallen Reisekosten an. Mehr als 50 Milliarden Euro hat die deutsche Wirtschaft allein im vergangenen Jahr dafür ausgegeben - Tendenz steigend. Doch trotz der enormen Summe geht es in Sachen Reisekosten bei vielen Firmen oft recht unprofessionell zu. Von einem vernünftigen Management fehlt jede Spur. Und das, obwohl sich damit nicht selten bis zu einem Drittel der Ausgaben einsparen lassen.

Die Fehler beginnen schon, bevor überhaupt Kosten entstehen. Was fehlt, sind für jedermann verständliche Richtlinien. Der Mitarbeiter muss wissen, was er für eine Hotelübernachtung ausgeben und bei welchem Anbieter er sich ein Auto mieten darf. Ohne entsprechende Vorgaben, an denen es nicht das Geringste zu deuteln geben darf, ist an eine Verbesserung der Kostensituation nicht zu denken. Reiserichtlinien bilden das Gerüst für ein effektives Geschäftsreisemanagement.

Zwar gibt es in fast allen Unternehmen entsprechende Vorgaben. Sie sind jedoch meist mit Blick auf den Steuergesetzgeber erarbeitet und umfassen bei weitem nicht das, was sie enthalten sollten. Denn wo zieht beispielsweise, wie vom Finanzamt gefordert, der Mitarbeiter die Kosten für das Frühstück von der Rechnung für die Hotelübernachtung ab. Geschieht das nicht, kann es bei einer Steuerprüfung teuer werden.

Ein anderer Punkt, bei dem es ebenfalls hakt und wo viel Geld gespart werden kann, sind die innerbetrieblichen Abläufe. Nicht selten geht die vom Mitarbeiter eingereichte Abrechnung durch viele Hände, ehe der Vorgang abgeschlossen ist. Der Vorgesetzte schaut drauf, die Sekretärin rechnet nach und der Chef zeichnet ab. Dann geht es in die Buchhaltung, wo auch noch mal kräftig gerechnet und abgezeichnet wird. Das kostet viel Zeit und damit auch Geld, das letztlich vom Unternehmen bezahlt und damit auch verdient werden muss.

Einfacher und kostengünstiger geht es mit einer sogenannten Corporate Card, einer Kreditkarte, die auf den Namen und ein Konto des Mitarbeiters ausgestellt ist. Mit der kann er während der Geschäftsreise alle Rechnungen bezahlen und sich bei Bedarf auch Bargeld aus dem Automaten holen. Außerdem hat das Verfahren einen nicht zu unterschätzenden erzieherischen Effekt. Der Mitarbeiter wird, um nicht in Vorleistung zu treten, seine Reisekostenabrechnung möglichst schnell nach Beendigung der Geschäftsreise einreichen. Denn dann landet das Geld auf seinem Konto, bevor die Rechnungen abgebucht wurden. Gewöhnlich dauert es nämlich einige Tage, teilweise sogar Wochen, ehe das Geld vom Kreditkartenunternehmen eingezogen wird.

Trotz der geballten Vorteile, die der Einsatz einer Corporate Card bietet, gibt es auch heute noch sehr viele Unternehmen, die nicht über ein derartiges System verfügen. Und das, obwohl das Verfahren für alle Beteiligten völlig risikolos ist. Wie bei einer Barauszahlung erhält der Mitarbeiter nämlich nur dann sein Geld, wenn die Ausgaben den Reiserichtlinien entsprechen und eine detaillierte Abrechnung beigefügt ist.

Ein weiterer Punkt, bei dem sich in fast allen Fällen ebenfalls nicht wenig Geld sparen lässt, sind die Reisekosten selbst. Wer heute, beispielsweise für Hotelübernachtungen, Linienflugtickets oder Mietwagen die offiziell angegebenen Preise zahlt, ist selber Schuld. Das, was wirklich gezahlt wird, liegt nämlich oft weit darunter. Bei Hotels sind Preisnachlässe von bis zu 40 Prozent durchaus möglich und auch bei Flugtickets und Mietwagen kann viel Geld gespart werden.

Dafür erforderlich ist allerdings eine gewisse Einkaufsmacht. Eine Firma, deren Mitarbeiter nur wenige Male im Jahr in einem bestimmten Hotel übernachten, wird es – anders als bei häufiger Buchung - schwer haben, eine Ermäßigung zu erhalten. Das gilt auch für Flugtickets und Mietwagen. Doch selbst in diesen Fällen sind Kostensenkungen durchaus möglich. Was das Unternehmen braucht, ist ein professionell arbeitendes Reisebüro für Geschäftsreisen. Dem ist es wegen seiner Einkaufsmacht in den meisten Fällen möglich, auch bei wenigen Buchungen einen Preisnachlass herauszuholen. Welches Reisebüro die günstigsten Konditionen bietet, lässt sich mit einer Ausschreibung in Erfahrung bringen.

Um die innerbetrieblichen Abläufe zu verbessern, empfiehlt sich die Anschaffung einer Software für Reisekostenabrechnungen. Die muss nicht nur auf die jeweils unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten sein, sondern auch in vor- und nachgelagerte Systeme, wie Buchhaltung und Personalwesen, integrierbar sein, also über die nötigen Schnittstellen zu der sonst verwendeten Software verfügen.

Bei der Auswahl der Software, wie auch der gesamten Neuorganisation, ist externe Hilfe in vielen Fällen unerlässlich. Nur Fachleute sind in der Lage, die teilweise komplexen Prozesse im Betrieb zu optimieren und für ein effizientes und reibungslos funktionierendes Geschäftsreisemanagement zu sorgen. Die Kosten dafür sind fast immer schnell wieder reingeholt. Und dann verdient nur einer und das ist das Unternehmen.