(openPR) Dokumenten-Management am Puls der Zeit
Mainz, den 13. April 2005 – Der Spezialist für Dokumenten-Management TNCS GmbH & Co.KG aus Mainz hat auf der CeBIT eine Kooperation mit dem Sharp-Stützpunkthändler im Rhein-Main-Gebiet BÜ-TEC geschlossen. Im Zentrum der Vereinbarung steht die Anpassung der von TNCS entwickelten Software X-business solutions (Xbs) zur Verwaltung von Dokumenten an die neueste Sharp-Maschinengeneration.
Die BÜ-TEC Büromaschinen Handels GmbH ist einer der führenden Anbieter für Business-Elektronik im Rhein-Main-Gebiet. Sharp hat für seine neue Generation von Kopierern, Scannern und Druckern einen eigenständigen SOAP Server angekündigt. SOAP (Simple Object Access Protocol) ist ein offenes Protokoll zur Entwicklung von Anwen-dungen auf fremden Lösungen. TNCS hat seinen X-business solutions Client auf diese Technologie abgestimmt, um reibungslose Prozessabläufe zu gewährleisten.
So kann beispielsweise vor dem Scannen eines Beleges die Berechtigung abgefragt werden. Ist dies geschehen, sucht das System die Adresse und die dazugehörige Kunden- oder Auftragsakte und scannt und archiviert den Beleg. Damit sind die Anforderun-gen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) in vollem Umfang erfüllt: Der Weg der Dokumente ist jederzeit nachvollziehbar und nur Benutzer mit der entsprechenden Erlaubnis können diese archivieren.
Ein weiterer Vorteil liegt im Widerausdruck von Kunden- oder Mandantenakten. Vom Kopierer werden die Dokumente aus dem Archiv geholt und gedruckt. Das spart Arbeitszeit und ist ebenfalls nur autorisierten Personen möglich. Rechtsanwälte und Steuerberater können auf diesem Weg ihre Mandantendaten sicher in einer Archivsoftware verwalten. Nur berechtigte Mitarbeiter sind in der Lage diese Akten wieder herzustellen. Mit der Dokumentation jedes Zugriffs sind die rechtlichen Auflagen des Bundesdaten-schutzgesetzes und anderer Bestimmungen wie der Zivilprozessordnung oder dem Handelsgesetzbuch erfüllt.
Thomas Hahner, Geschäftsführer von TNCS zur Kooperation: „Durch die Integration entsteht ein großer Zusatznutzen im Bereich des Dokumentenmanagements. Die Geräte sind somit in der Lage neben kopieren, scannen, drucken und faxen weitere Aufga-ben zu übernehmen, die den Einzelnen bei der Arbeit entlasten.“
Der X-business solutions Client von TNCS archiviert alle Unternehmensdokumente und stellt auch über das Internet die Verwaltung von Kontaktdaten sowie die Erstellung und Archivierung von Dokumenten und E-Mails in einer Systemoberfläche zur Verfügung. Zusätzlich verwaltet Xbs unternehmensspezifische Arbeitsabläufe, so genannte Workflows, in einer Datenbank. Damit stehen alle relevanten Prozesse und deren Infor-mationen revisionssicher zur Verfügung.
Wertschöpfung durch Informationsmanagement
Die TNCS GmbH & Co.KG ist spezialisiert auf branchenübergreifende Lösungen zur Integration von Customer Relationship Management- (CRM) und Dokumenten Mana-gement-Systemen (DMS) sowie Workflow-Lösungen. Die einheitliche Kontrolle, Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Informationen verschafft Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile durch strukturierte Informationsverarbeitung, optimierte Geschäftsprozesse und vereinfachte Entscheidungsfindung. TNCS fokussiert vier Geschäftsfelder: Vertrieb von Standard CRM-, DMS- und Workflow-Software, Integration bereits vorhandener Systemumgebungen, strategisches Consulting sowie Entwicklung kundenspezifischer Anpassungen. TNCS begleitet seine Kunden von der Beratung und Konzeption, über Implementierung und Betrieb bis hin zum Support und der Pflege der individuellen Lösungen. An zwei Standorten in Mainz und München betreut das Unternehmen seit 1994 international operierende Unternehmen aus der Automobil-, IT- und Elektronikindustrie sowie Körperschaften der Öffentlichen Verwaltung.
Quelle:
TNCS GmbH & Co.KG
Lambertstr.8
55126 Mainz
