IT-Dienstleister managen: Externe Berater effizient einkaufen und steuern

(openPR) Der Einsatz externer IT-Experten gehört in deutschen Unternehmen heute zum Alltag. Rund jede fünfte Firma mit mehr als 200 Mitarbeitern setzt laut einer aktuellen Studie von Berlecon Research, durchgeführt im Auftrag der Hays AG, inzwischen mehr als 20 verschiedene Dienstleister und Berater ein. Die Kosten für die externen Leistungen belaufen sich in der Regel auf mehr als zehn Prozent des gesamten IT-Budgets. Doch von einem strategischen Lieferantenmanagement sind die meisten Unternehmen in diesem zentralen Bereich weit entfernt: Die Externen werden von der IT-Abteilung beschafft, der Einkauf übernimmt die formale Beauftragung, eine Ergebniskontrolle findet nicht statt. Ein zentrales Lieferanten-Management schafft Abhilfe und senkt die Kosten für externe IT-Leistungen erfahrungsgemäß um mehr als zehn Prozent.

Führt man sich den typischen Ablauf der Beschaffung von IT-Dienstleistungen vor Augen, verwundert es kaum, dass in der bereits genannten Studie lediglich jeder zehnte Befragte angab, mit dem Prozessverlauf beim Einsatz externer IT-Spezialisten zufrieden zu sein. In der Regel werden die Experten von der Fachabteilung beschafft. Der Einkauf übernimmt anschließend die formale Beauftragung. Für eine Verhandlung der Konditionen ist es zu diesem Zeitpunkt bereits zu spät. Darüber hinaus fehlen in vielen Fällen klar formulierte Projektziele und die Kontrolle der Ergebnisse. Die Intransparenz der Kostenstruktur und der Preisgestaltung der IT-Lieferanten wird in fast allen Fällen, in denen ich als Berater hinzugezogen werde, von den Verantwortlichen als ein gravierendes Problem empfunden. Darüber hinaus gibt es in den meisten Unternehmen bisher keine standardisierten Bewertungsverfahren für IT-Dienstleister. Verantwortliche Mitarbeiter, die für ein aktuelles Projekt einen IT-Experten auswählen, haben meist keine Möglichkeit, bei angemessenem Aufwand herauszufinden, ob ein bestimmter Lieferant in der Vergangenheit Projekte zur vollen Zufriedenheit des Unternehmens durchgeführt hat.

Mehr Transparenz
Der Weg zu mehr Effizienz und Zufriedenheit ist in diesem Fall ein strategisches IT-Vendor-Management. Diese Aufgabe, die meist im IT-Einkauf verankert wird, beinhaltet eine ganze Reihe von wichtigen Aspekten. Die verantwortlichen Mitarbeiter übernehmen nicht nur die Vorauswahl von Dienstleistern im akuten Bedarfsfall, sondern entwickeln auch eine langfristige Strategie: Sie entscheiden, welche Lieferanten zukünftig für welche Aufgaben weiterentwickelt und bevorzugt eingesetzt werden. Sie formulieren gemeinsam mit den Kollegen aus den Fachabteilungen konkrete, messbare Ziele für jedes Projekt, anhand derer die Arbeit des beauftragten Lieferanten bewertet wird. Darüber hinaus sind sie für die standardisierte Vertrags- und Auftragsgestaltung zuständig. Effizient umsetzbar ist ein solches zentrales IT-Vendor-Management nur mittels einer IT-Plattform, auf die sowohl der Einkauf als auch die Verantwortlichen in den Fachabteilungen Zugriff haben. Inzwischen gibt es im Bereich Vendor-Management-Systeme (VMS) bzw. Supplier-Resource-Management (SRM) eine ganze Reihe von günstigen Software-as-a-Service(SaaS)-Lösungen, deren Einsatz sich in der Praxis bewährt hat. Exemplarisch seien hier Onventis, Pool4Tool oder Synertrade genannt.

Funktionsweise
Das VMS unterstützt jeden Schritt in der strategischen Auswahl und Pflege der Lieferanten. Sämtliche Beratungsleistungen sollten konsequent und mit einer klaren Aufgabenstellung versehen über diese Plattform ausgeschrieben werden. Nach Abschluss jedes Projekts bewerten die Projektverantwortlichen ebenso konsequent die Erfüllung der Aufgaben anhand von standardisierten Kriterien. Dies hat bei zukünftigen Ausschreibungen den Vorteil, dass zu den bietenden Lieferanten bereits vergleichbare Bewertungen vorliegen. Auf diese Weise spielt neben dem angebotenen Preis auch die bisherige Erfahrung mit dem betreffenden Lieferanten eine wichtige Rolle im Entscheidungsprozess. Mit dieser zentralen Plattform lassen sich außerdem bestehende Rahmenverträge mit günstigen Konditionen optimal nutzen, indem für bestimmte Aufgaben nur ausgewählte Lieferanten angefragt werden. Auf diese Weise können durch strategisches Lieferantenmanagement in der Regel mindestens zehn Prozent der Kosten für den Einsatz von externen IT-Experten eingespart werden – bei besserer Qualität der Leistungen, gesteigerter Transparenz und größerer Zufriedenheit.

Fallbeispiel
Bei einem namhaften Konsumgüterhersteller waren beispielsweise fast 200 verschiedene IT-Dienstleister im Einsatz – vom Freiberufler bis zum IT-Titan. Durch die oben beschriebenen Maßnahmen konnten wir die Anzahl innerhalb von 18 Monaten auf ca. 100 reduzieren. Heute entfallen ca. 80 Prozent der entsprechenden Kosten auf drei große IT-Dienstleister und einen Sourcing-Spezialisten für Freiberufler. Die Gesamtkosten wurden auf diese Weise um ca. zwölf Prozent gesenkt.

Nächste Schritte
Um die Vorteile des strategischen IT-Vendor-Managements optimal nutzen zu können, muss zunächst die IT-Abteilung überzeugt und mit ins Boot geholt werden. Lieferantenmanagement kann immer nur so gut sein wie das qualifizierte Feedback dieser Abteilung. Im nächsten Schritt müssen die technischen Voraussetzungen für eine zentrale, IT-gestützte Plattform geschaffen werden, sofern sie nicht bereits existieren. Sowohl für die Ausschreibung von Projekten als auch für die Bewertung von Lieferanten gibt es bereits eine ganze Reihe von bewährten SaaS-Lösungen. Für die Schaffung der damit verbundenen neuen Abläufe empfiehlt es sich, einen externen Berater einzuschalten. Dieser fungiert bei der Definition der neuen Prozesse als Moderator zwischen den Interessen von Fachabteilungen und Einkauf und gewährleistet durch Erfahrungen aus anderen Vendor-Management-Projekten einen intensiven Wissenstransfer ins Unternehmen. Bei einem Stahlkonzern beispielsweise führten allein die vom externen Berater initiierte erstmalige Erhebung aller Daten und die Kategorisierung der Profile der eingesetzten IT-Berater zum großen Erwachen: In Einzelfällen wurden für vergleichbare Tätigkeiten bis zu 50 Prozent mehr bezahlt (Honorar + Nebenkosten).

Infokasten: Handlungsempfehlungen
Strategisches Management von externen IT-Experten führt zu einer höheren Kostentransparenz und einer höheren Qualität der Leistungen bei mindestens zehn Prozent weniger Kosten. Um dieses Potenzial zu nutzen, sollten Sie folgende Hinweise beachten:
· Verwenden Sie eine zentrale, IT-gestützte Plattform für Ausschreibungen von Projekten und Bewertungen von Lieferanten.
· Empfehlenswert sind in diesem Zusammenhang kostengünstige Software-as-a-Service-Lösungen.
· Holen Sie die IT-Abteilung bei der Einführung des Vendor-Management-Systems von Anfang an mit ins Boot. Von deren konsequenter Anwendung des VMS ist der Erfolg abhängig.
· Achten Sie bereits bei der Ausschreibung von Beratungsprojekten darauf, messbare Ziele zu definieren.
· Verwenden Sie für die Bewertung der Lieferanten standardisierte Kategorien, um die Ergebnisse vergleichbar zu machen.
· Bei der Umstellung geht es um Menschen – das braucht Zeit. Bringen Sie also einen langen Atem mit.