(openPR) (Berlin / Köln, 07.06.2010) Die langfristige Erhaltung von digitalen Dokumenten und deren Verfügbarkeit für spätere Generationen stellt eine Herausforderung für die öffentliche Verwaltung und Institutionen dar. Allerdings sind häufig noch keine ausreichenden Voraussetzungen für die elektronische Langzeitspeicherung geschaffen worden und bestehen teilweise noch unklare Vorgehenskonzepte. Das Beratungshaus INFORA bietet deshalb mit einem QuickCheck den Einstieg in die Entwicklung und Umsetzung einer langfristig tragfähigen Strategie zur rechtskonformen Aufbewahrung elektronischer und papierner Unterlagen. Neben den organisatorischen Aspekten einer zukünftigen Vorgehensweise werden im Rahmen der Ergebnisdokumentation praktikable Lösungsoptionen auf Basis bestehender technischer Verfahren konzipiert.
Der QuickCheck zur elektronischen Langzeitspeicherung beginnt mit einem Vorgespräch zu den kundenindividuellen Zielsetzungen und Erfordernissen, um das Projektdesign des QuickChecks optimieren zu können. Anschließend wird ein angepasster, standardisierter Fragebogen erstellt, der speziell für den Kontext der rechtssicheren Aufbewahrung elektronischer Unterlagen entwickelt wurde. Der Fragebogen wird von INFORA an bis zu zehn Ansprechpartner des Kunden zur Bearbeitung versendet und toolgestützt ausgewertet. Bestehende Rückfragen werden in Form eines vertiefenden Interviews geklärt.
Im Anschluss erfolgen eine aussagekräftige Bewertung des Ist-Zustands sowie eine Schwachstellenanalyse mit den Schwerpunkten Organisation, Technik sowie Rechts- und Beweissicherheit des bestehenden Vorgehens zur Aufbewahrung und Aussonderung der betreffenden Unterlagen. Auf der Grundlage der Ist- und Schwachstellenanalyse benennt INFORA die zu berücksichtigenden Handlungsfelder und zielführenden Maßnahmen. Danach wird gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Priorisierung der notwendigen Schritte vorgenommen.
„Die Auswertung der gewonnenen Informationen erlaubt eine objektive Identifikation bestehender Handlungserfordernisse hinsichtlich der rechtskonformen Langzeitspeicherung bzw. Aussonderung und schafft dadurch eine klare Planungsbasis“, erläutert Thomas Höhn, Geschäftsführer bei INFORA, den Nutzen. Die gesamten Ergebnisse des QuickChecks, der zu einem Festpreis angeboten wird, erhält der Auftraggeber in Form einer ausführlichen Ergebnispräsentation und eines kompakten Ergebnisdokuments. Zusätzlich wird ein Projektplan entworfen, der den Verlauf eines möglichen Folgeprojekts in strukturierter Form veranschaulicht.
