(openPR) Der Spezialist für Dokumenten-Management stellt auf der CeBIT seine revisionssichere Archivierungslösung X-businness solutions vor.
Entscheidungen zu treffen ist nicht immer leicht. Gerade für mittelständische Unternehmen können falsch getroffene Entscheidungen tief greifende Folgen haben. Die TNCS GmbH & Co.KG, Mainz, präsentiert im Rahmen der CeBIT 2005 (Halle 1, Stand 2d16) mit X-business solutions eine Software zum Management der Dokumentenverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen. Insbesondere für diese Zielgruppe haben gesetzliche Bestimmungen wie die Verordnung über Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Auswirkungen auf die Entscheidung, welches System zum elektronischen Dokumentenmanagement eingesetzt wird.
Seit Januar 2002 regelt die GDPdU, wie mit Warenwirtschafts-, Lohnbuchhaltungs- und Finanzbuchhaltungssystemen und deren Daten umzugehen ist. Steuerlich relevante Daten finden sich in verschiedenen, teilweise unabhängig voneinander arbeitenden Systemen vieler Unternehmen. Für die jährliche Steuerprüfung sind elektronisch vorliegende Daten nach den GDPdU-Vorgaben dem Betriebsprüfer in geeigneter Weise zu überlassen. Die Integration der Unternehmensdaten in ein Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem gewährleistet die reibungslose Abwicklung der jährlichen Prüfung – und ordnet gleichzeitig das Datenarchiv des Unternehmens.
Auch kleinere und mittlere Unternehmen stehen immer häufiger vor der Entscheidung Customer Relationship Managementsysteme zur Verwaltung ihrer Daten und Dokumente einzuführen. Entscheidet man sich für ein System zur elektronischen Verwaltung, so greift der Erlass zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen auch hier. Alle Unterlagen mit steuerlich relevanten Inhalten unterliegen dann der Abgabenordnung und müssen über einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Nicht alle Systeme zur Informationsverwaltung verfügen über notwendige Funktionen, solche Anforderungen abzudecken. Die Entscheidung für ein CRM-Produkt kann somit Auswirkungen auf weitere Komponenten im Soft- und Hardwarebereich haben.
TNCS verfügt über eine schlüssige GDPdU-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Der X-business solutions (Xbs) Client archiviert alle Unternehmensdokumente und stellt den Zugriff auch über das Internet zur Verfügung. Der Client basiert auf der weit verbreiteten DMS-Lösung Dr.DOC. Xbs stellt die Verwaltung von Kontaktdaten, sowie die Erstellung und Archivierung von Dokumenten und E-Mails in einer Systemoberfläche zur Verfügung und verwaltet zusätzlich unternehmensspezifische Arbeitsabläufe, so genannte Workflows in einer Datenbank. Damit stehen alle relevanten Prozesse und deren Informationen revisionssicher zur Verfügung. Kostenintensive Investitionen in Hardware, beispielsweise zur Verwaltung auf revisionssicheren Laufwerken entfallen, da die Xbs Software den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) genügt.
Wertschöpfung durch Informationsmanagement
Die TNCS GmbH & Co.KG ist spezialisiert auf branchenübergreifende Lösungen zur Integration von Customer Relationship Management- (CRM) und Dokumenten Management-Systemen (DMS) sowie Workflow-Lösungen. Die einheitliche Kontrolle, Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Informationen verschafft Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile durch strukturierte Informationsverarbeitung, optimierte Geschäftsprozesse und vereinfachte Entscheidungsfindung. TNCS fokussiert vier Geschäftsfelder: Vertrieb von Standard CRM-, DMS- und Workflow-Software, Integration bereits vorhandener Systemumgebungen, strategisches Consulting sowie Entwicklung kundenspezifischer Anpassungen. TNCS begleitet seine Kunden von der Beratung und Konzeption, über Implementierung und Betrieb bis hin zum Support und der Pflege der individuellen Lösungen. An zwei Standorten in Mainz und München betreut das Unternehmen seit 1994 international operierende Unternehmen aus der Automobil-, IT- und Elektronikindustrie sowie Körperschaften der Öffentlichen Verwaltung. Weitere Informationen unter www.tncs.de
