Digitaler Frühjahrsputz im Büro – CRM-Systeme schaffen Ordnung

(openPR) Der Frühjahrsputz gehört für viele Menschen zum Frühling wie Krokusse und Osterfest. Doch nicht nur im privaten Sektor tut das „Großreinemachen“ gut und bietet Platz für Neues. Auch im geschäftlichen Umfeld ist es sinnvoll, Ordnung zu halten – auch, um bei wachsender Konkurrenz wettbewerbsfähig zu bleiben. Besonders gilt dieser Grundsatz für Datensätze von Kunden, Zulieferern und Partnern, denn oft regiert hier der Schlendrian: Adressen findet man auf Visitenkarten, Ansprechpartner in Excel-Tabellen und die letzte Korrespondenz liegt bei Frau Meier im Aktenschrank, aber Frau Meier hat Urlaub und den Schlüssel dabei.

Ordnung im Beziehungsmanagement

Dabei ist Ordnung halten im Geschäftsleben einfacher als viele denken, sogar einfacher als die Ordnung im heimischen Wohnzimmer: Spezielle Software, für deren Bedienung man kein Programmierer sein muss, kann diesen Prozess unterstützen. Gerade im Mittelstand haben IT-Lösungen für Beziehungsmanagement Hochkonjunktur. Systeme für so genanntes Customer Relationship Management, kurz CRM, eignen sich dabei für alle Firmen, die mit Kunden, Zulieferern, Abläufen, Ausschreibungen oder Besuchern zu tun haben und die gewonnenen Daten nicht herumfliegen lassen, sondern digital pflegen wollen. Wer hat wann zuletzt mit Partner Müller gesprochen? Wo liegen offene Rechnungen? Welcher Kunde hat sich beschwert, wurde die Anfrage weitergeleitet? Ein CRM-System kann alle Vorgänge einer Firma verknüpfen und nachhalten, sofern dies vom Nutzer gewünscht wird.

Bei einem CRM-System auf Basis von Microsoft Dynamics etwa, bewegen sich die Nutzer weiterhin in bekannten Office-Oberflächen, können Aufgaben verteilen, Termine festlegen, Datensätze von Bezugspersonen anlegen und E-Mails oder Dokumente mit diesen verknüpfen. So sieht ein Mitarbeiter der Kundenbetreuung alle Kundendaten und getroffene Maßnahmen auf einen Blick, die Marketingabteilung kann Kundenlisten filtern, direkt in MS Office Kampagnen starten und Vertriebsmitarbeiter können Angebote verwalten sowie Verkaufschancen bewerten. Zudem bietet ein modernes CRM-System die Möglichkeit, verschiedenen Positionen und Personen in Firmen unterschiedliche Rechte zum Bearbeiten oder für den Daten-Zugriff einzuräumen. Mit diesen Möglichkeiten steht zumindest einem Frühjahrsputz nichts mehr im Wege: Dem, der Sauberkeit unter den Daten schafft.