Putzt eure Finanzen - Wenn der Dreck in der Buchhaltung die Sicht versperrt

(openPR) Abfall macht sich überall breit – auch in der Buchhaltung. Dort ist dann irgendwann Aufräumen angesagt: eine für manchen schier unlösbare Aufgabe, die zuweilen viel zu lange hinausgehzögert wird. Die elektronische Buchhaltung bietet ausgereifte Instrumente, um Ordnung zu schaffen, effizient zu arbeiten und die Rentabilität zu sichern. Doch auch bei ihr lauern Fallen, die das Chaos der Belege im schlimmsten Fall noch vergrößern.

Waldems – Die Buchhaltung: notwendiges Übel und Hassobjekt vieler Unternehmer, weshalb sie den Kampf mit den Belegen dann so weit wie möglich vor sich herschieben. Als Konsequenz stehen sie schließlich vor einem kaum zu bewältigenden Berg von Arbeit. Doch die nächsten Forderungen des Finanzamtes kommen bestimmt. Spätestens dann muss die Buchhaltung auf Vordermann gebracht werden. „Die Planlosigkeit, fehlende Struktur und das Zeitmanagement sind ständig wiederkehrende Probleme im Rechnungswesen“, bringt es stellvertretend Jan Willems, Geschäftsführer der Kooperative Rechnungswesen in Waldems, auf den Punkt. Dabei hilft schon die Einführung systematischer Abläufe, das Chaos in der Buchhaltung zu beseitigen. Insbesondere die Digitalisierung leistet hier einen entscheidenden Beitrag, um das Rechnungswesen von Dreck und Altlasten des Belegwirrwarrs zu befreien und klare Sicht zu schaffen für eine effiziente Buchhaltung.

Der Zeitpunkt für den Umstieg auf die computergestützte Buchhaltung könnte kaum günstiger sein. Mit dem E-Government-Gesetz und der schrittweisen Einführung von IT-Technologie in der Verwaltung will die Bundesregierung die Kommunikation und den Datentransfer zwischen Ämtern untereinander sowie Privatpersonen mit den Behörden und Unternehmen erleichtern. Allein Zeitersparnis, Zugriff, umfangreiche Auswertungs- und die veränderten Archivierungsmöglichkeiten legen den Umstieg auf die digitalisierte Buchhaltung nahe. Doch auch hier lauern Fallen, die nur durch konsequente Strukturierung der Arbeitsmechanismen zu umgehen sind.

So empfiehlt sich, die Buchhaltung als Routine an einem festen Wochentag zu implementieren, an dem etwa Belege sortiert, eingescannt und in das genutzte System hochgeladen werden. Vorher heißt es, Wichtiges von Unwichtigem trennen: Nicht jedes Dokument oder jeder Brief vom Finanzamt muss eingescannt werden. Um einen digitalen Datenwust auszuschließen, ist es ratsam, sich ausschließlich auf für die Buchhaltung relevante Dokumente wie Quittungen, Belege, Rechnungen, Bankauszüge zu konzentrieren. Gleichzeitig empfiehlt sich bei der Benennung von Dateien die Einführung einer logischen, unmissverständlichen Systematik. Diese sollte mindestens den Kriterien der problemlosen Wiederauffindbarkeit, Sortiermöglichkeit aber auch den Anforderungen an die verwendete Software entsprechen. Die Verwendung des einheitlichen Dateiformates PDF gehört dabei mittlerweile fast zum Standard. In anderen Formaten existierende Dateien sollten dementsprechend umgewandelt werden. Bei größeren Mengen an Belegen und Dateien ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems dringen zu empfehlen, also eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten, die beispielsweise eine Verschlagwortung der Dateien und damit eine noch effizientere Suche erlaubt. Der digitale Frühjahrsputz erfordert konsequenterweise, alle relevanten Papier-Belege als digitale Version anzufertigen. Häufig besteht ein zeitfressendes Problem darin, dass manche Belege entweder nur in Papierform oder nur als digitale Version vorliegen. Hier muss ein Konsens zwischen papiergestützter und digitaler Buchhaltungswelt geschaffen werden. Denn der Weg zum papierlosen Büro ist zwar vorgezeichnet aber noch nicht vollzogen.

Trotz Modernisierungsbestrebungen schreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Archivierung bestimmter Papierdokumente vor, um gesetzliche Konflikte zu vermeiden. Eine juristische Legitimation digitaler Belege existiert nur unter Berücksichtigung verschiedener technischer Richtlinien, welche das Bundesamt unter dem Schlagwort „Resiscan“ und mit Hinweis auf eine Musterverfahrensdokumentation ausgegeben hat. Die Einführung der IT-gestützten Buchhaltung ist vor dem Hintergrund des digitalen Wandels unumgänglich. Damit verändern sich allerdings auch die Arbeitsprozesse im Rechnungswesen. Gelingt dies, so wandelt sich die oft ungeliebte Buchhaltung zum sinnvollen Instrument der Rentabilitätsmessung.

Bei der Optimierung entsprechender Arbeitsprozesse hat sich die KoReWe – Kooperative Rechnungswesen deutschlandweit als zuverlässiger Partner und Berater erwiesen. Seit 2011 hat sich das Unternehmen auf die Buchhaltung aus der Cloud spezialisiert und sich einen Wissensvorsprung in der Digitalisierung des Rechnungswesens erarbeitet. Weitere Informationen zum Unternehmen und zu dessen Angebot finden Sie unter www.korewe.de. V.i.S.d.P. Felix Lieb – KoReWe