Jedes siebte Unternehmen will Reisekostenabrechnung ändern

Fallen europaweit durchschnittlich 118 Tage pro Unternehmen und Jahr für die Bearbeitung von Reisekosten an, so sind es in Deutschland 141 Tage. Deutsche Unternehmen rechnen 287 Reisevorgänge pro Monat ab, europäische 228. In Deutschland reisen 36 Prozent aller Mitarbeiter, in Europa sind es 32 Prozent.
Für jeden Reisenden entstehen beim Unternehmen jährlich 463 Euro an administrativen Kosten, 52 Prozent davon durch die Buchung, 46 Prozent durch die Ausgabenberechnung und 2 Prozent durch sonstige Aktivitäten. Dies entspricht 5,6 Prozent der Gesamtreisekosten. Den größten Anteil machen hier die Transportkosten aus, gefolgt von Übernachtungen und Verpflegungspauschalen. Die Geschäftsreiseanalyse 2004 des VDR (Ver-band Deutsches Reisemanagement) ermittelte, dass im Jahr 2003 in Deutschland etwa 147 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt wurden. Für jede Reise fielen durchschnittlich 347 Euro für Tickets und Verwaltung an. Das Reisekostenbudget beläuft sich damit auf etwa 6 Prozent der Ge-samtausgaben und ist der drittgrößte Kostenblock im Unternehmen.
Die Prozesskosten lassen sich gemäß der VDR-Analyse um 46 Prozent reduzieren, gemäß Studien aus dem Jahr 2003 von American Express, A.T. Kearney und GfK sogar um 50 Prozent. Diese Einsparungen errei-chen die Einführung und konsequente Überwachung einer Reisekosten-richtlinie, die Nutzung von Online-Buchungen, schlanke Abwicklungspro-zesse und die Einführung einer Corporate-Kreditkarte. Umfassendes Con-trolling, etwa durch ein Workflow-gestütztes Genehmigungsverfahren, effizientes Reporting und ein elektronisches Archiv sind weitere Ansatz-punkte. Insbesondere die Verbuchung nach einzelnen Kostenarten und Vorsteuersätzen führt zu einer Vielzahl von Buchungen in der Finanz-buchhaltung. Durch ADP Travel, der Reisekostenabrechnung der ADP werden die Daten für die Finanzbuchhaltung automatisch ermittelt und die entsprechenden Datensätze erstellt. Zusätzlich müssen in den Lohn-steuerbescheinigungen gem. § 41b EStG steuerfrei ausgezahlte Mehrver-pflegungsaufwendungen aufgeführt werden. Die hierzu notwendigen Daten werden natürlich auch über ADP Travel erfasst und an das Ge-haltsabrechnungssystem übergeben.
Diese Effizienzsteigerungen lassen sich auch für den Mittelstand mit der Lösungsvariante „ADP Personal Partner erreichen“. So wickelt der ADP Personal Partner nach dem Motto: –geben Sie uns die Belege Ihrer Mit-arbeiter, wir erstellen die Reisekostenabrechnung– den vollständigen Bu-siness-Prozess der Reisekostenabrechnung ab und trägt damit die kom-plette Verantwortung.