(openPR) Wer auf dem globalisierten Markt bestehen will, muss viel Präsenz zeigen. Geschäftsreisen sind deshalb heute wichtiger denn je. Doch die notwendige Reisekostenabrechnung wird gerne aufgeschoben – wochen- oder gar monatelang. Dabei kann die Bearbeitung deutlich effizienter ablaufen: Die Software-Lösung ISR-Reisekosten zeigt, wie’s geht.
Die intelligente Software-Lösung aus dem Hause S+S SoftwarePartner senkt den Ver-waltungsaufwand bei der Reisekostenabrechnung eines Betriebes deutlich. Anstatt zeitliche und personelle Ressourcen in Anspruch zu nehmen, bildet ISR den gesamten Reiseprozess automatisch ab – von der Reiseplanung über die Abrechnung bis zum Controlling.
Dazu füllt die Buchhaltung oder aber der Mitarbeiter selbst eine Eingabemaske direkt am Computer aus. Auch die Dateneingabe von unterwegs über das Internet ist möglich, was besonders für Vielreiser von Vorteil ist. Alle Daten wie Personalnummer, Reiseziel und -zweck werden zusammen mit den anfallenden Kosten der Dienstreise in über-sichtlichen Formularen erfasst. Das Ausfüllen von Pflichtfeldern sorgt dafür, dass häufige Fehlerquellen schon bei der Dateneingabe vermieden werden; eine mühevolle Korrektur im Nachhinein entfällt also dank der sauberen Datenerfassung des Tools. Müssen Dienstreisen in einem Betrieb gesondert bewilligt werden, werden die Daten von ISR an die entsprechende Prüfstelle weitergeleitet und dort freigegeben.
Sämtliche Dienstreisearten können über ISR-Reisekosten abgerechnet werden – gleich, ob es sich um Einzel- oder Verbundreisen handelt, ob die Reise ins In- oder Ausland führt, ob sie einem Montageeinsatz oder einem Messebesuch dient. Auch externe Personen, die beispielsweise zum Bewerbungsgespräch anreisen, können in dem System erfasst werden. Bei der Abrechnung berücksichtigt die Software von S+S SoftwarePartner sowohl aktuelle gesetzliche Rahmenbedingungen als auch firmeninterne Abrechnungslinien. Dies ist insbesondere dann von Interesse, wenn ein Unternehmen für seine Mitarbeiter abweichende Verpflegungspauschalen oder Kilometergeldsätze auszahlt. Solche Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben können den Mitarbeitern als geldwerter Vorteil ausgewiesen und zur Versteuerung vom System an die Lohnbuchhaltung weitergeleitetet werden.
Trotz seiner komplexen Funktionen lässt sich ISR-Reisekosten spielend leicht in eine etablierte IT-Landschaft integrieren. Die frei anpassbaren Schnittstellen des Tools garantieren, dass ISR problemlos mit jedem beliebigen Personal- und Finanzbuchhaltungssystem genutzt werden kann. Das ermöglicht einen komfortablen Datenexport: Die Software stellt alle Buchungen kostenstellengerecht für die unternehmenseigene Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevante Daten können aus dem System problemlos exportiert werden. Das mehrmalige Eingeben gleicher Daten fällt damit einfach weg.
Doch ISR vereinfacht nicht nur die Prozedur der Reisekostenabrechnung, sondern gibt Unternehmen auch die Möglichkeit, Statistiken zu erstellen und beispielsweise alle Reisen eines bestimmten Zeitintervalls übersichtlich aufzurufen. Auch das Abfragen von Detailinformationen: Wie unterscheiden sich die Reisekosten der einzelnen Mitarbeiter? Welche Fluggesellschaft wurde im letzten Jahr am häufigsten gewählt? Mithilfe dieser Auswertungsmöglichkeiten gibt die Software einen detaillierten Überblick darüber, in welchen Bereichen ein Optimierungsbedarf besteht. Statt wertvolle zeitliche und personelle Ressourcen zu stehlen, wird die Reisekostenabrechnung so zu einem modernen Gestaltungswerkzeug für Unternehmen.
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