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(openPR) Mit vorsichtigen Fingern fischt die vierjährige Frieda einen Kiesel aus einem großen Mehlhaufen und betrachtet staunend die entstandene Einkerbung: „So sieht ein Mondkrater aus!“ Begeistert hüpft sie mit ihrem Stein zur Seite, um einem weiteren Kind ihrer Kita Platz zu machen. Denn die kleinen Forscher widmen sich in diesem Jahr der Astronomie. Dass ein großer organisatorischer Aufwand und eine ausgeklügelte Software hinter der Bildungsinitiative für Kitas und Kindergärten steckt, wissen sie allerdings noch nicht.
Seit 2006 initiiert das „Haus der kleinen Forscher“ mit Hauptgeschäftsstelle in Berlin Projekte, um Kinder für naturwissenschaftliche Phänomene zu begeistern und den Forschernachwuchs in Deutschland zu fördern. Das Tätigkeitsfeld des „Hauses der kleinen Forscher“ ist enorm: Neben den deutschlandweiten Kontakten mit Kindergärten und Erziehern muss das knapp dreißig-köpfige Team auch die Spendenverwaltung, den Förderverein, das Fortbildungsprogramm sowie die Pressearbeit und das Marketing organisieren. Dies führt zwangsläufig zu einem sowohl umfangreichen als auch vielfältigen Adressbestand, den es sorgfältig zu strukturieren gilt. Um diesen organisatorischen Aufwand zu bewältigen, verwendet die Stiftung die Software cobra CRM PLUS, das von der astendo GmbH an die Anforderungen des Projektes angepasst wurde. Als autorisierter cobra Solution-Partner betreut die astendo GmbH in Berlin die Bildungsinitiative und entwickelte gemeinsam mit dem Team vor Ort eine maßgeschneiderte Lösung zur Vereinfachung der komplexen Arbeitsprozesse.
cobra Serienbriefe: Keine Kita wird vergessen
„Insbesondere für Einladungen zu Veranstaltungen und Fortbildungen ist die Serienbrief-Funktion in cobra ein echtes Highlight für uns“, erklärt Marketingleiter Mirko Poltier die Vorteile der Software-Lösung und ergänzt: „Im Handumdrehen sind die richtigen Adressen selektiert und in nur wenigen Klicks postfertig.“
Denn jeder Datensatz kann an unterschiedliche Adressen wie Post-, Privat- oder Standardadresse ausgegeben werden. Gerade wenn umfangreiche Experimentierpakete direkt an die Kita geschickt werden sollen, Einladungen hingegen zur privaten Adresse des Ansprechpartners spart diese Funktion viel Zeit ein.
Workshops organisieren mit dem Kampagnen-Management
Jede Kindertageseinrichtung in Deutschland kann sich zum „Haus der kleinen Forscher“ qualifizieren. Voraussetzung dafür ist der Besuch verschiedener Workshops, die die Grundlagen zur Umsetzung von Experimenten und Projekten in den Kitas vermitteln. Mit cobra werden diese Workshops nicht nur organisiert – auch Anmeldung und Teilnahme werden dokumentiert. So bildet das in cobra integrierte Kampagnen-Management den kompletten Auszeichnungsprozess für Kitas ab. Damit ist für alle berechtigten Mitarbeiter der aktuelle Ausbildungsstand der Kitas klar ersichtlich.
Auch „auf Bildungsreise“ immer am Ball
Mit cobra Mobile CRM haben die Mitarbeiter des Teams auch im Außendienst alle relevanten Kundendaten und Termine dabei. Denn via BlackBerry besteht über GPRS eine Live-Verbindung zum Server. Auf diese Weise sind alle neuen Termine und auch mögliche Änderungen sofort erkenntlich. Ein aufwändiges telefonisches Abstimmen mit anderen Mitgliedern im Team ist damit passee. Auch alle Adressdaten mit Kontakthistorie und Zusatzdaten sind live abrufbar; denn gerade beim „Haus der kleinen Forscher“, dessen Erfolg auf dem Funktionieren lokaler Netzwerke basiert, bestimmen kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten die tägliche Arbeit.
Anpassungen perfektionieren den Einsatz
Nicht nur die Auswahlfunktion der Adresse für eine bestimmte Versandart ist eine individuelle Anpassung der Software, die das Partnerunternehmen astendo für das „Haus der kleinen Forscher“ umgesetzt hat. Weitere kleinere und größere Erweiterungen in cobra verhelfen den Mitarbeitern zu noch effizienterem Arbeiten. So überprüft das Programm „SQLRobot“ in regelmäßigen Abständen anstehende Geburtstage, zu erneuernde Auszeichnungen, den Erhalt von Aufgaben aus Kampagnen, längere kontaktlose Zeiten mit einem Netzwerk oder auch fällige Trainings. Das System meldet diese wichtigen Informationen prompt per E-Mail oder über ein Benachrichtigungsfenster am Arbeitsplatz.
Der Erfolg des „Hauses der kleinen Forscher“ ist herausragend. Teilnehmerzahlen sowie Datenbestände nehmen stetig zu; und so ist auch in Zukunft eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung gefragt – ein Anspruch, den cobra CRM PLUS auch angesichts neuer Herausforderungen vollständig erfüllt. astendo begleitet die am Projekt Beteiligten auch zukünftig als kompetenter Partner und Experte für optimales cobra-Kontaktmanagement.
Weitere Informationen unter:
astendo GmbH, Top Tegel Haus L, Wittestraße 30 L, D-13509 Berlin, Telefon 030 2000 543 0, www.astendo.de
Stiftung Haus der kleinen Forscher, Rungestraße 18, 10179 Berlin, Telefon 030 275959 0, www.haus-der-kleinen-forscher.de
cobra computer’s brainware GmbH, Weberinnenstraße 7, 78467 Konstanz, Telefon 07531 8101 0, www.cobra.de
