(openPR) Jede Ausschreibung ist anders im Zusammenhang mit der Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Neun Stolpersteine gibt es bei der Ausschreibung von Leistungen der Gebäudereinigung. Die Auftraggeber sollten sie kennen, sie umgehen oder aus dem Weg räumen, um durch eine Neuvergabe vorhandene Einsparpotenziale erschließen zu können.
Jede Ausschreibung ist anders, lautet eine oft gebrauchte Formulierung im Zusammenhang mit der Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Das stimmt und es stimmt auch nicht. Bei der Ausschreibung von Leistungen der Gebäudereinigung etwa gibt es immer wieder neun Stolpersteine, die den Erfolg der Suche nach dem besten Anbieter gefährden können, die sich aber leicht wegräumen lassen.
Dazu die folgenden Tipps:
Vergabeprozess:
Die Bestimmungen der VOL (Verdingungsordnung für Leistungen) und der VOL/A sind einzuhalten.
Fristen, Termine und inhaltliche Vorgaben müssen beachtet werden. Auch die richtige Vergabeart ist wichtig: Ab einem Auftragsvolumen von 206.000 Euro sind die Leistungen europaweit auszuschreiben. Die Grundregel lautet: Jahresausgaben mal der Laufzeit des Vertrages.
Aufmaß:
Was viele Verwaltungen davon abhält, die Reinigung neu zu vergeben, sind unvollständige oder nicht aktuelle Flächendaten. Die Praxis zeigt, dass es bei den ermittelten Flächendaten regelmäßig Abweichungen von bis zu 20 Prozent gibt. Deshalb sollte vor der Vergabe die Größe der Boden- und Fenstertlächen entsprechend den Bestimmungen der Aufmaßerfassung überprüft werden. Zum Beispiel können nur wirklich feste Einbauschränke von der Reinigungstläche abgezogen werden. Eine häufige Fehlerquelle ist auch die Angabe der falschen Bodenbelagsart.
Leistungsbeschreibung:
Hier gilt der Grundsatz: "Was nicht in der Leistungsbeschreibung steht, wird nicht gemacht!" Deshalb sollten die Leistungen eindeutig und nachvollziehbar definiert werden. Nur so lässt sich die gewünschte Qualität durchsetzen.
Ausschreibungsunterlagen:
Für den Anzeigentext und die Ausschreibungsunterlagen muss klar formuliert sein, welche Ausschluss-beziehungsweise Vergabekriterien herangezogen werden sollen. Erfahrungsgemäß reicht der Preis allein zur Sicherung der Qualität nicht aus. Die VOL erscheint mit der Vorgabe des "wirtschaftlichsten Angebots" sehr preislastig. Besser geeignet ist eine Kombination aus Referenzabfragen, Beurteilung des Qualitätsmanagements, Vergleich der Kalkulationswerte und Preisbetrachtung.
Qualität:
Fachlich korrekte Definitionen zur Sauberkeit in den Ausschreibungsunterlagen schrecken Billiganbieter ab. Auseinandersetzungen bezüglich der Qualität sind oft das Ergebnis unklarer Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber. Daraus resultierende Probleme sind nach der Auftragsvergabe kaum noch heilbar. Dann hilft nur noch die externe Qualitätsüberwachung.
Angebotsöffnung:
Die eingehenden Angebote der Reinigungsfirmen dürfen nicht sofort geöffnet werden, sondern werden zunächst lediglich mit dem Datum ihres Eingangs gekennzeichnet. Erst am Tag der Angebotsöffnung werden sie stets zusammen von mehreren Personen geöffnet und auf einer Liste mit dem Datum, dem Bieternamen und dem Angebotspreis erfasst.
Auswertung der Angebote:
Das ist eine sehr arbeitsintensive Phase, in der alle Angebote sachlich und rechnerisch
geprüft werden. Für die Vergabeentscheidung muss der wirtschaftlichste Bieter entsprechend den Vergabekriterien bestimmt werden. Die genaue Dokumentation des Weges bis zur Entscheidung ist im Hinblick auf die Rechtssicherheit wichtig.
Zuschlagserteilung:
Vor der Erteilung des Auftrags müssen bei einer europaweiten Vergabe alle Bieter über die Zuschlagserteilung informiert werden. Es gilt eine Einspruchsfrist von 14 Tagen, bevor der Auftrag erteilt werden darf.
Zeitplanung:
Der Dienstleister sollte bei größeren Projekten mindestens 21 Tage Zeit haben, den Auftragsbeginn vorzubereiten, denn es ist von den Reinigungsunternehmen eine enorme logistische und organisatorische Leistung zu erbringen. In dieser Zeit sollten sich Verwaltung und Auftragnehmer intensiv über Detailfragen zum auszuführenden Auftrag austauschen. Hier geht es in der Regel unter anderem um die mögliche Übernahme bisheriger Reinigungskräfte, die Objektbesonderheiten, den Zugang, die einsetzbare Reinigungstechnik, den Start mit einer Grundreinigung, Medienanschlüsse und verwendete Reinigungsmittel.
Olaf Lahn / Torsten Spiegler
