(openPR) 18 Kommunen senkten ihre Ausgaben für die Reinigung um 18 %
In den letzten Jahren haben sehr viele Kommunen Umstrukturierungsmaßnahmen auf den Weg gebracht, um die Verwaltung schlanker und attraktiver zu gestalten.
Nach der Einrichtung des Immobilien- und Gebäudemanagements wurden viele Verträge der Kommunen auf den Prüfstand gestellt und wettbewerbskonform angepasst. Etwas stiefmütterlich wird noch mit den Verträgen bei den Reinigungsdienstleistern umgegangen. Oft erlebe ich in meiner täglichen Praxis, dass Kommunen Verträge mit Reinigungsdienstleistern haben, die älter als 10 Jahre sind. Häufig höre ich:
„Unsere Verträge sind von 1991 und diese günstigen Konditionen bekommen wir nicht wieder". Ein weiterer Grund ist Sorge vor der Kompliziertheit der europaweiten Neuausschreibung der Reinigungsleistung. Sehr schnell werden die Grenzen von 206.000,00 € erreicht und der ganze Vergabeprozess zieht sich mindestens über sechs Monate hin. Die Vermutung liegt nahe, dass Ressourcen in der Verwaltung blockiert werden ohne genau zu wissen, welches Ergebnis am Ende erzielt wird. Weitere Fragen folgen: „Werden wir tatsächlich Kosten sparen? Wird die Reinigungsqualität die gleiche bleiben oder haben wir am Ende nur Probleme?"
Genau vor dieser Situation stehen Verwaltungen immer wieder. Ich möchte Ihnen von einem Beispiel berichten, wo sich genau diese geschilderte Situation darstellte.
Es handelt sich um eine Kommune in der Region Berlin - Brandenburg mit ca. 40.000 Einwohnern. Die Altkosten für die Reinigung lagen damals bei 440.000,00 €. Ich höre heute noch die Worte: „ ... bei uns sind kaum Einsparungspotenziale".
Seit einigen Jahren setzen wir die Kurzgutachten ein, um genau diese Frage im Vorfeld einer Reinigungsausschreibung zu beantworten.
Dafür brauchen wir nur wenige Ausgangsdaten: Welche Fläche wird bisher gereinigt? Wie oft werden die Haupträume (z.B. Klassen und Flure in Schulen oder Büros in den Verwaltungsgebäuden) pro Woche gereinigt? Welche Ausgaben entstehen bisher pro Jahr oder pro Monat?
In der Auswertung konzentrieren wir uns auf die regionalen Preisentwicklungen. Die Preisunterschiede sind in den Bundesländern frappierend. So erhalten Sie Werte, die aussagekräftig sind und vom realen Ausschreibungsergebnis kaum Abweichungen aufzeigen.
Im konkreten Beispiel ermittelten wir eine Einsparung von 125.000,00 €. Tatsächlich kam es zu einer Einsparung von 130.000,00 € im europaweiten Ausschreibungsverfahren.
Die häufige Meinung dazu: „Das kann doch nur zur Lasten der Reinigungsqualität gehen!" Das stimmt und stimmt nicht. Natürlich möchte ich nicht verschweigen, dass es beim Dienstleisterwechsel zu Qualitätsunterschieden kam. Aber: die Verwaltung hatte vorgesorgt mit der Fremdüberwachung der Qualität. Neben Maßnahmen, die wir bereits vor Beginn des neuen Dienstleisters mit den unmittelbaren Objektverantwortlichen durchführten, kontrollieren wir die Sauberkeit. Die Fremdüberwachung sichert die vereinbarte vertragliche Leistung vor Ort. Aller drei Monate ist die Qualitätskontrolle vor Ort. Die Reinigungsqualität ist inzwischen so gut, dass auch die kritischen Begleiter der Ausschreibung sehr zufrieden sind.130.000,00 € Einsparung ist kein Pappenstiel. Das freut nicht nur den Stadt-Kämmerer sondern vor Allem die Nutzer der Gebäude.
Sie glauben das nicht? Rufen Sie uns an oder senden Sie eine Mail. Wir nennen Ihnen die Verwaltung und die Telefonnummer. Dann können Sie selbst überzeugen.
Falls Sie jetzt denken: „In anderen Kommunen mag das ja möglich sein, aber bei uns nicht!", dann habe ich einen Tipp für Sie. Folgen Sie dem Beispiel weiterer 17 Kommunen. Diese Verwaltungen haben mit einem Kurzgutachten Ihre Chancen ermittelt und schrieben ihre Reinigungsdienstleistungen aus. Dabei konnten sie die Reinigungskosten um durchschnittlich 18 % senken. Und das bei gleich bleibender bzw. verbesserten Reinigungsqualität. Aber das klappt nicht überall.
Wenn Sie Gewissheit haben wollen: Bei bis zu 20 Gebäuden kostet das Kurzgutachten 238,00 €. Betrifft es mehr Objekte, dann sind es maximal 357 € (einschl. MwSt).
Ein kleiner Hinweis noch am Rande: Die Vergabe von Reinigungsaufträgen sollte grundsätzlich als Investition gesehen werden und nicht zur reinen Kostenersparnis. Reinigungsausgaben dienen auch der Werterhaltung.
