Die Reiserichtlinie als Voraussetzung eines effizienten Travel Managements

(openPR) Unternehmen, die sich mit ihren Reiserichtlinien systematisch auseinander setzen, verzeichnen attraktive Einsparungen bei den Geschäftsreisen. Reiserichtlinien sind Vorgaben, die Abläufe einer Geschäftsreise festlegen. Diese Regeln sind die Basis für effiziente Prozesse und damit Voraussetzung, um Reisekosten niedrig zu halten.

Wer Reiserichtlinien konsequent durchsetzt und damit Reiseplanung und Abrechnung effizient abwickelt, kann das gewünschte Sparziel erreichen. Reiserichtlinien sind wichtig. Es sind Vorgaben, die durch die Unternehmensleitung verabschiedet und unterstützt werden. Ohne diese Regeln gibt es keine Prozessoptimierung – und damit keine nachhaltig wirksamen Einsparungsmaßnahmen.

Travel Management bedeutet Informations-Management – vor und nach der Reise.

Die Reiserichtlinie legt neben bevorzugten Leistungsträgern und Ausgabenlimits auch die Informationsschnittstellen zwischen den Prozessbeteiligten fest.
Worauf bei der Erstellung von Reiserichtlinien zu achten ist:
* Prozessmapping ist ein anerkanntes Modell, um Zusammenhänge sichtbar zu machen. Im Vordergrund steht Effizienz und Reorganisation zur Verringerung oder gar Eliminierung einzelner Prozessschritte.
* Nicht alles muss bis ins letzte Detail geregelt werden. Der Alltag verlangt Flexibilität. Statt einer Zielsetzung von 99%, genügt es in den meisten Fällen, sich mit 80% zu begnügen. Das spart Zeit und erlaubt es trotzdem, sich einen Überblick über die Situation zu verschaffen.
* Die richtigen Leute müssen mit dieser Aufgabe betreut werden. Neben den Mitarbeitern, die selbst mit den Kernaufgaben vertraut sind, ist ein externer Moderator empfehlenswert. Er hat keine innerbetriebliche Vorbelastung und bringt oft sogar ganz neue Sichtweisen ein.
* Durch messbare Prozesse werden Einsparungen sichtbar. Es werden Kennziffern definiert, die den Erfolg herausstreichen. Wie weit konnten beispielsweise die Durchlaufzeiten der Reiseabrechnungen reduziert und damit der Cash-Flow erhöht werden?
* Es soll keine Alibi-Übung werden, sondern objektiv nur an den Themen gearbeitet werden, an denen es etwas zu verbessern gibt. Alles andere wäre Verschwendung.
Ziel ist, nicht nur für momentane Verbesserungen zu sorgen, sondern an Entwicklungen für die nächste Generation zu arbeiten.