(openPR) Wien/Frankfurt/München, 11. Mai 2009 – Als Reaktion auf den anhaltenden Trend zu bereichsübergreifenden SRM-Lösungen mit ERP-Integration wurde mit dem POOL4TOOL Workflow-Management erstmals ein intelligentes Tool in alle SRM-Prozesse integriert, um den Austausch von Informationen, Daten und Dokumenten entlang der gesamten Prozesskette in nur einer Software-Lösung abzubilden. Nun wurde das Konzept auf der „e_procure & supply“, der Fachmesse für Einkauf und Lieferanten-Management, in Nürnberg mit dem BestPractice Award in Silber ausgezeichnet.
Gemeinsam mit ifm electronic, einem führenden Hersteller auf dem Gebiet der Automatisierung, wurde der Bestellanforderungsprozess (BANF) neu organisiert. In einen durchgängig elektronischen Workflow wurden Einkauf, Logistik, Entwicklung und Qualität sowie die Lieferanten eingebunden. Thomas Dieringer, Geschäftsführer von Selected Services – POOL4TOOL, freut sich über die Auszeichnung: „Mit dem standardisierten Workflow wurde die Grundlage für effiziente Abläufe und kurze Durchlaufzeiten für den Kunden geschaffen. Der BestPractice Award bestätigt die hohe Leistungsfähigkeit unserer Lösung.“
Der zentrale Nutzen des Workflow-Konzeptes ist eine deutliche Reduktion der Prozesszeiten sowie -kosten aufgrund standardisierter Abläufe und der strukturierten Abarbeitung vordefinierter Prozessabläufe. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen sowie die papierlose Abwicklung werden potentielle Fehlerquellen eliminiert. Das Resultat ist eine signifikant höhere Prozessqualität für den Anwender, zudem können die freiwerdenden Personalressourcen gezielt auf die wesentlichen Aufgaben der jeweiligen Bereiche umverteilt werden. Da alle relevanten Daten und Dokumente, die für die involvierten Gruppen für die Bearbeitung notwendig sind, in gebündelter Form im System hinterlegt und mit dem Workflow verknüpft sind, kann jeder Mitarbeiter den Teilprozess seines Verantwortungsbereiches rascher abschließen und somit die Produktivität seiner Leistung erhöhen. Ziel des Workflow-Managements ist es somit, die Geschäftsabläufe des Unternehmens durch den Einsatz standardisierter, elektronischer Workflows weitgehend zu automatisieren und eine Grundlage für kurze Durchlaufzeiten und transparente, hoch effiziente Prozesse zu schaffen.
Technologie und Funktionsumfang des POOL4TOOL Workflow-Managements
Das POOL4TOOL Workflow-Management steht als integrierter Bestandteil von POOL4TOOL in jedem Modul zur Verfügung, wo eventgesteuerte Aktivitäten oder Datenänderungen mit oder ohne Usereingriff erfolgen sollen. Das bedeutet für den POOL4TOOL-Anwender, dass er bisher unabhängige Einzelabläufe aus Einkauf, Entwicklung, Logistik und Qualität sowie jene mit externen Geschäftspartnern zu einem durchgängigen elektronischen Workflow verknüpfen kann. Aufgrund des breiten Leistungsumfangs können mit dem POOL4TOOL Workflow-Management auch sehr komplexe mehrstufige Business Workflows abgebildet werden. Michael Kern, Leiter des Prozessconsultings und Product Manager des Workflow-Managements bei POOL4TOOL, erklärt den Ablauf: „Welche Informationsflüsse oder Aktivitäten aus den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens zu einem durchgängigen Workflow verknüpft werden sollen, gibt entweder der Kunde vor oder wird in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet. Der Ablauf erfolgt immer gemäß einer im Projektvorfeld definierten Prozess-Spezifikation, die im System hinterlegt wird, zu einem späteren Zeitpunkt aber vom Kunden selbst angepasst werden kann.“ Da die Workflows von geschulten Usern auch ohne spezielle Programmierkenntnisse über ein einfaches Customizing selbst konfiguriert bzw. modifiziert werden können, kann auch auf geänderte Anforderungen rasch reagiert werden, ohne externe Beratungs- oder Entwicklungsleistungen in Anspruch nehmen zu müssen. Der elektronische Prozess kann so laufend den stetig geänderten Anforderungen angepasst werden.
Den Kern der Spezifikation bildet ein frei konfigurierbares Workflow-Formular, in dem alle relevanten Informationen erfasst werden. Jeder Anwender transferiert den Workflow dann über ein spezielles Auswahlfeld (Prozessteuerungsfeld) in die nächstfolgende Stufe, in dem er beispielsweise einen Antrag genehmigt oder ablehnt. Auf diese Weise ist die parallele oder serielle Abarbeitung mehrstufiger Genehmigungs-Workflows möglich. Auf Basis vordefinierter Parameter können individuelle Personen oder Gruppen als Empfänger in den Prozess integriert werden. Die Distribution des Formulars kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, entweder „managed“ über einen Gruppenleiter, der alle offenen Vorgänge erhält und innerhalb seiner Gruppe verteilt oder „unmanaged“, also direkt an die Gruppenmitglieder selbst, die über sämtliche aktuellen Vorgänge informiert werden und sich selbst Vorgänge zuordnen können.
Neben einer vollständigen Integration in das ERP-System des Unternehmens können auch weitere vorhandene IT-Anwendungen, wie beispielsweise MS Outlook oder Lotus Notes, mit dem Workflow verknüpft werden. Da jede Eingabe, jede Auswahl und jeder Klick mit einem Zeitstempel protokolliert werden, besteht eine hohe Transparenz über die Status-Entwicklung eines Vorgangs während des gesamten Prozess-Life-Cycles. Auf Knopfdruck kann so jederzeit nachvollzogen werden, welche Informationen in einem bestimmten Prozessabschnitt die Grundlage für eine Entscheidung darstellten und wie darüber von welchem Mitarbeiter entschieden wurde.
Exemplarische Anwendungsmöglichkeiten: Bestellanforderungs- und ITIL-Prozesse
Da die Workflows die Anforderungen der Anwender flexibel in POOL4TOOL abbilden, sind die Einsatzmöglichkeiten des POOL4TOOL Workflow-Managements sehr vielfältig und branchenunabhängig. Typische Anwendungsbereiche sind etwa Anfrage- und Bestellprozesse, Bestellanforderungen (BANF), die firmen- und abteilungsübergreifende Klärung von Spezifikationen, Freigaben und Genehmigungen, ITIL-Prozesse sowie Reklamationen, aber auch Dienstreisen und Urlaubsanträge.
Anwendungsbeispiel 1: Bestellanforderung (BANF)
Der Prozess der Bestellanforderung (BANF) für zeichnungsgebundene Teile kann von einem Mitarbeiter aus der technischen Entwicklung angestoßen werden, der den Bedarf in einem Formular anmeldet und die Spezifikationen samt CAD-Zeichnungen in POOL4TOOL online hinterlegt. Entsprechend der ausgewählten Warengruppe wird die BANF über den Workflow automatisch dem verantwortlichen Einkäufer zugewiesen. Da er sofort Zugriff auf die vollständige Spezifikation hat, kann er unverzüglich auf Knopfdruck eine Anfrage generieren und an geeignete Lieferanten über das eSourcing-Modul von POOL4TOOL übermitteln. Die Auswahl des Angebotes sowie die Prüfung der technischen und organisatorischen Qualitätsrichtlinien durch die Qualitätsabteilung werden auf Basis weiterer Prozessschritte desselben Workflows gesteuert. Nach der Freigabe ergeht die Information an den Bedarfsträger, der auf Knopfdruck die Bestellung auslösen und dem Lieferanten übermitteln kann. Sobald dieser die Auftragsbestätigung im Online-Portal von POOL4TOOL erfasst hat, wird der Prozess beendet und der Workflow geschlossen.
Auch der BANF-Prozess für klassische C-Teile kann mit dem POOL4TOOL Workflow-Management abgebildet werden. Hier ist besonders hervorzuheben, dass alle Bedarfe auch auf die Verfügbarkeit von Rahmenverträgen aus dem ERP-System sowie die entsprechende Kontierung auf Projekte, Kostenstellen, Aufträge etc. geprüft werden. Vor allem die zentrale Zuordnung einer BANF zu einer strukturierten Produktgruppe über individuelle Materialgruppenklassifizierungen oder auch internationale Standards wie eClass ist wesentlich, um das sogenannte „Maverick Buying“ zu vermeiden sowie das gesamte Einkaufsvolumen strukturiert und transparent zu erfassen.
Anwendungsbeispiel 2: ITIL-Prozesse in der IT
Die Standards der IT Infrastructure Library (ITIL) gelten immer noch als kompliziert und aufwändig zu implementieren, da sie ursprünglich für das Service-Management in Großkonzernen konzipiert wurden. Mit dem POOL4TOOL Workflow-Management können alle ITIL-Prozesse, wie z.B. Incident Management, Change Management und User Management, nicht nur einfach sondern auch ohne große IT-Investitionen in einem Tool abgebildet werden. Dabei meldet ein Anwender z.B. ein aufgetretenes IT-Problem über das Formular und kann alle relevanten Anhänge wie Fehlerbeschreibungen und Screenshots elektronisch hinterlegen. Diese Informationen werden über den Workflow automatisiert der zuständigen Gruppe der IT-Abteilung zur Problembehebung übermittelt. Sollte diese nicht unmittelbar möglich sein, erfolgt eine Weiterleitung an die zentrale IT als Second-Level-Support oder über Schnittstellen auch an die Systeme externen Dienstleister. Sobald der Fehler behoben ist, wird der Endanwender über den Workflow informiert. Er kann die Ergebnisse testen und den Vorgang schließen bzw. zu einer weiteren Bearbeitung zurückweisen.
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