Deutsche Unternehmen lassen riesiges Einsparpotenzial ungenutzt

(openPR) Viele Unternehmen in Deutschland leiden momentan an den Auswirkungen der weltweiten Rezession. Große Einsparpotenziale sind dabei aber häufig noch ungenutzt. Durch die Anwendung von effizienten Ausschreibungsmethoden für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen und -Produkten könnten Unternehmen in Deutschland ihre IT-Kosten ohne Qualitätsverluste um bis zu 40% senken.

Dieses enorme Einsparpotenzial wird zum Teil durch die Krise selbst ermöglicht. Aufgrund der schwierigen Marktlage und aufgrund kurzfristig abgebrochener IT-Projekte ist der Anteil freier Ressourcen am Markt so hoch wie seit Jahren nicht mehr. Analysten der amerikanischen Gartner Group haben eine vorübergehende Reduzierung des Kostenniveaus bei IT-Dienstleistungen von bis zu 20% prognostiziert. Da insbesondere Verträge für IT-Dienstleistungen – also beispielsweise den IT-Betrieb oder IT-Support – in der Regel eine Laufzeit von bis zu fünf Jahren haben, kann sich ein Unternehmer mit Weitblick jetzt langfristig günstige Preise sichern. Voraussetzung ist natürlich, dass die weitere Entwicklung des Unternehmens trotz Krise einigermaßen exakt abgeschätzt werden kann.

Zusätzlich können weitere, umfangreiche Einsparungen erzielt werden, wenn bei der Beschaffung konsequent auf Ausschreibungen gesetzt wird. Ausschreibungen sind bei öffentlichen Auftraggebern schon aufgrund gesetzlicher Vorgaben auch in der IT üblich. Bei Konzernen und großen Mittelständlern herrscht hier noch Nachholbedarf. Insbesondere mittelständische Unternehmen haben die Chancen noch nicht erkannt, die sich durch eine IT-Ausschreibung ergeben – für die Realisierung von Einsparungen, aber auch für die Gewährleistung von Corporate Governance und die Sicherstellung von Compliance-Richtlinien. Zu groß ist in vielen IT-Abteilungen die Sorge vor dem Aufwand, der durch eine exakte Definition des Bedarfs entsteht, und vor juristischem Aufwand durch die genaue Ausformulierung der Ausschreibung. Groß ist vor allen Dingen aber die Sorge, dass es aufgrund von bestehenden Abhängigkeiten, die durch die langjährige Beauftragung eines einzelnen Dienstleisters entstanden sind, zu Reibungsverlusten bei einem Wechsel kommt. Für den bisherigen Lieferanten ist diese Anhängigkeit ein großer Vorteil, für die Unternehmen steigen dadurch die Kosten und das Risiko.

Auf die Durchführung von Ausschreibungsprojekten haben sich einige wenige Beratungsunternehmen spezialisiert. Sie ermöglichen mit einem ausgefeilten Fundus an Methoden, Vorlagen und rechtlich abgesicherten Formulierungen die ressourcenschonende Durchführung von IT-Ausschreibungen. Mit der Balanced Request Methodik unterstützt die Stuttgarter Unternehmensberatung Schäfer & Lichtenberg ihre Kunden. „Mit unserer Methodik ermitteln wir im ersten Schritt, die genaue Zielsetzung der Ausschreibung“, erklärt Geschäftsführer Tino Lichtenberg. Im Rahmen einer Vielzahl von Ausschreibungsprojekten hat sich hier ein Kernproblem gezeigt, das häufig die Wurzel für spätere Probleme in der Zusammenarbeit von Auftraggeber und Auftragnehmer ist. Tino Lichtenberg und sein Team beziehen zum frühest möglichen Zeitpunkt betriebswirtschaftliche, inhaltliche, strategische und juristische Faktoren in die Ausgestaltung der Ausschreibung ein. Auch die weitere Vorgehensweise ist in der Methodik exakt festgelegt und ist als Best-Practice-Lösung auf Basis vieler Ausschreibungen immer weiter verfeinert worden. „Ziel muss es sein, die Ausschreibung so zu systematisieren, dass die Auswertung möglichst einfach und ressourcenschonend ist und doch zum besten Ergebnis führt“, so Stefan Schäfer, der die Balanced Request Methodik mit entwickelt hat.

Die Statistik gibt den Unternehmensberatern aus Stuttgart Recht. Ihre Ausschreibungen reduzieren die Kosten Ihrer Kunden um durchschnittlich 22 Prozent, teilweise um deutlich mehr. Die Qualität wird dabei in vielen Fällen sogar noch gesteigert.

„Die Kosten für die Beratungsleistungen haben sich für unsere Kunden innerhalb weniger Monate amortisiert“, so Lichtenberg. “Was bleibt, ist das stabilere fachliche und vertragliche Fundament, das durch die Ausschreibung geschaffen wurde und die deutlichen geringeren mittel- und langfristigen IT-Kosten für unsere Auftraggeber.“