(openPR) Online-Collaboration wird heute durch zahlreiche Tools unterstützt. Alle grossen IT- und Software-Anbieter haben dazu etwas in Ihrer “Kollektion”. Microsoft, IBM, Oracle, SAP und viele OpenSource-Anbieter sind mit entsprechenden Produkten auf dem Markt vertreten. Das Problem besteht also nicht darin, Software für die Online-Collaboration zu finden! Schwieriger ist die Frage zu beantworten “Welches Werkzeug ist für welchen Zweck optimal?“. Um die Frage leichter zu beantworten übernimmt bringt die Ambit-Studie “Online Collaboration” von J. Anton Illik eine Struktur in die Angebotslandschaft.
Eine zentrale Hypothese des Beitrags ist die Feststellung, dass Online Collabortion eine Angelegenheit des Knowledge Managements ist. Ohne dies hier weiter vertiefen zu wollen, so ist der Hauptgrund für diese Hypothese die Erfahrung, dass im Rahmen von Online Collaboration in aller Regel Wissen nachgefragt, modelliert und ausgetauscht wird.
Der Beitrag sortiert die heute verfügbaren Software-Werkzeuge für die Online Collaboration in fünf Kategorien (siehe Bild unten). Das in der Abbildung gezeigte Schichtensystem ist so angeordnet, dass die zwingend notwendigen Einrichtungen unten - also an der Basis - angesiedelt sind. Die höheren Schichten dienen der Steigerung der Effektivität und der Effizienz im Team.
Ein Team ist dann durch eine hohe Effizienz ausgezeichnet, wenn es die Projektziele mit dem geringst möglichen Aufwand erreicht. Eine hohe Effektivität ist dann gegeben, wenn die Projektziele vollständig und genau erreicht werden.
Das Wissensmanagement (Knowledge Management System, kurz KM-System) sehen wir als Grundlage für die Kollaboration an. Hier ist das über mehrere Projekte hinweg wiederverwendbare explizite Fachwissen archiviert. Es geht im Wesentlichen nicht darum, dieses Fachwissen vollständig, erschöpfend und unmittelbar in einem KM-System zu archivieren, sondern - im Idealfall - dort soweit „Spuren” zu hinterlassen, dass alle Teammitglieder in der Lage sind, sich ein gemeinsames Bild von den zu nutzenden zentralen Begriffen zu machen.
Die nächste Schicht darüber bildet das Team Repository oder Projektarchiv. Neben den Wissensbausteinen im KM-System gibt es im Projekt in aller Regel zahlreiche, zu archivierende Schriftstücke, z.B. Analysen, Konzepte, Entwürfe, Vorschläge, Lösungen, Berichte, Kalkulationen, Pläne, und so weiter. Viele dieser Dokumente müssen allen, oder einem Großteil des Teams, zur Verfügung stehen. Das Team Repository ist gewissermaßen der zentrale Aktenschrank, in dem sich auch die Unterlagen, von der oben erwähnten Art, von vergangenen Projekten befinden. Das KM-System und das Team Repository dienen einem Unternehmen vor allem auch dazu, Fachwissen und Wissen um Projekte und Geschäfte zu archivieren, so dass diese Informationen nicht mit dem Arbeitgeberwechsel eines Mitarbeiters verloren gehen. Sind diese unteren zwei Schichten von der Idee des Archivierensgeprägt, so sind die obersten drei Schichten der Kommunikation gewidmet.
Die Schicht der elementaren Teamkommunikation (Basic Team Communication) bietet das was in klassischen E-Mail-Clients enthalten ist: zum Beispiel EMail, Kalender und To-Do-Liste.
Die Schicht für die erweiterte Team Kommunikation (Extended Team Communication) geht in ihrem Funktionsangebot deutlich darüber hinaus. Hier sind z.B. Funktionen oder Schnittstellen zu finden, um den Workflow zu regeln oder Kontaktlisten in Richtung Customer Relationship Management (CRM) zu erweitern. Auch die Versorgung von Teammitgliedern mit aktuellen Informationen über ein entsprechend komplexes Projekt mit Hilfe von RSS- oder Atom-Feeds zählen wir hierzu.
Als oberste Schicht bleibt uns dann die Schicht der Echtzeit-Kommunikation (Live Communication). Ist der Informationsaustausch und die Kommunikation über die unteren Schichten asynchron, so handelt es sich bei der obersten Schicht um synchrone Kommunikation: das heißt, die beteiligten Teammitglieder müssen zur Nutzung der Funktionen zeitgleich am PC, Laptop, Netbook oder Mobile PDA verfügbar sein. Eine Ausnahme stellen SMS und Twitter dar, die auch asynchron ganz gut funktionieren, von der Idee her aber vom zeitnahen Informationsaustauschleben.
Die Studie hat 60 Seiten, 7 Abbildungen und 5 Tabellen. Sie kostet 125,–€ zzgl. MwSt und ist erhältlich bei
Ambit Informatik Ltd, Schwabbacher Str. 15, 70437 Stuttgart
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; Subject “Online Collaboration”
