(openPR) Gescher. E-Mail-Management ist mittlerweile Kristallisationspunkt eines vollständigen, unternehmensweiten Informationsmanagements. Deren effiziente, vorgangsorientierte Verwaltung und revisionssichere Archivierung sind aus rechtlicher und prozessbezogener Sicht existentiell. Mit der neuen Version 3.1 von „d.link for microsoft exchange“ von der d.velop AG werden sämtliche ein- und ausgehende E-Mails sicher archiviert. Die Software stammt, wie alle anderen Komponenten der d.3 ECM-Produktpalette auch, komplett aus dem eigenen Hause und wird ständig weiterentwickelt – Enterprise Content Management aus einem Guss. Wo andere E-Mail-Nutzer und ECM-Anwender sich aktuell mit ungewissen Produktinnovationszyklen und Produktveräußerungen ihres E-Mail-Archivierungssystems konfrontiert sehen, bietet die d.velop AG dem Kunden Investitionssicherheit. Grundsätzlich ist dies ein wichtiges Entscheidungskriterium, insbesondere aber im Falle eines Systemswechsels.
Zahlreiche Unternehmen und Institutionen nutzen Microsoft Exchange, um wichtige Dokumente zu erhalten oder zu versenden. Die darin enthaltenen Informationen mit unternehmenskritischen und geschäftsprozessrelevanten Inhalten müssen im Interesse des Unternehmens vorgangsorientiert und gemäß gesetzlicher Bestimmungen revisionssicher archiviert werden. Ganzheitliche Lösungen, die sämtliche Informationen in einem Datenpool verwalten und archivieren, tragen maßgeblich zur Prozessoptimierung bei und Rechtssicherheit bei. Insellösungen, die allein zur E-Mail Archivierung genutzt werden, führen in eine Sackgasse.
Als serverseitige Schnittstelle zwischen d.3 und Microsoft Exchange sorgt d.link for microsoft exchange 3.1 für eine nahtlose Integration ein- und ausgehender E-Mails in die Geschäftsprozesse. Das Produkt ist vollständig in das ECM-System d.3 integriert und erlaubt dem Anwender ein vorgangsorientiertes Arbeiten bei dem seine E-Mails, in die bestehenden Aktenstrukturen integriert sind – konform den geltenden Compliance-Vorschriften. Der modulare Aufbau des d.3-Systems ermöglicht dabei eine schrittweise, schnelle und kostengünstige Einführung – gemäß der Idee „Think big, start small!“.
Mit der neuen Version bietet d.velop zahlreiche neue Funktionen, darunter die Möglichkeit, die Script-Erstellung in der E-Mail Verarbeitung über JScript und die Definition von Tasks und Aktionen, um verschiedene Funktionen zeitgesteuert ablaufen zu lassen. Das d.3-Modul ermöglicht die Archivierung und Wiederherstellung beliebiger Objekte aus Exchange in d.3. Zum Funktionsumfang gehören automatische Ablage in langzeitstabilen, Compliance konformen Formaten und automatischer Klassifizierung von E-Mails, regelbasiertes Archivieren, automatische Attributierung über Feldzuordnungen, Archivierung per Drag and Drop, Dubletten-Prüfung und vieles mehr. Die Dokumente können explizit durch den Outlook-Anwender oder in regelmäßigen Abständen automatisch im d.3 System abgelegt werden - geschäftsprozessorientiert in Akten oder Vorgangsmappen. Diese werden entsprechend im Outlook Client angezeigt.
Frank Schnittker, Pressesprecher der d.velop AG fasst zusammen: „Die weltweite, vorgangsorientierte Bereitstellung der auf diese Weise archivierten E-Mails ist über die moderne IT-Struktur des d.3 Systems jederzeit möglich. Bei der Bereitstellung spezieller Tools wie der E-Mail-Archivierung verzichten wir bewusst auf die Einbindung von Drittprodukten, sondern entwickeln alle Funktionen selbst. So kann sich der Nutzer sicher sein, dass die Weiterentwicklung aller d.3-Produktkomponenten kohärent abläuft und diese jederzeit reibungslos ineinander greifen.“
