(openPR) Bonn. Täglich erhalten Unternehmen unzählige Dokumente per Briefpost. Deren manuelle Bearbeitung kann Organisationen bis zu 60 € pro Brief kosten. Deutlich geringer ist der Aufwand, wenn die eingehende Post gescannt und anschließend IT-gestützt bearbeitet wird. Wie Unternehmen dies erreichen können, zeigt ein Workshop des IT-Fachverbandes VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. auf. Dieser findet am 20. November in Wien statt. Zielgruppe sind IT-Leiter, DMS-Verantwortliche und Poststellen-Leiter von Unternehmen, die sich über die Vorteile der digitalen Posteingangsbearbeitung informieren wollen oder diese planen.
Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Papierpost unmittelbar nach dem Eingang einzuscannen, um sie dann den daran anschließenden Verarbeitungsprozessen digital zur Verfügung zu stellen. Sie profitieren von geringeren Kosten und können gleichzeitig Bearbeitungs- und Servicezeiten verkürzen.
Der herstellerneutrale Workshop des VOI zeigt an Hand von zehn Vorträgen konkret auf, wie Rechnungen, Bestellformulare und andere geschäftsrelevante Dokumente den Weg vom Posteingang bis hin zur elektronischen Archivierung vollkommen automatisch durchlaufen. Die Vorträge sind in die Themen-Blöcke Frühes Scannen des Posteingangs, Klassifikation des Posteingangs und als Abschluss die Integration von E-Mails im Kontext des Digitalen Posteingangs unterteilt.
Start des Workshops ist 10:00 Uhr, das Ende ist für ca. 16:30 Uhr geplant. Im Verlauf der Vorträge erfahren die Teilnehmer – nach einer ersten Einführung in das Thema – was es z.B. beim Auslagern des digitalen Posteingangs zu beachten gibt. Weiteres Thema sind die effizienten Möglichkeiten für die Digitalisierung bitonaler und farbiger Dokumente, das PDF/A Archivformat für die Langzeitarchivierung sowie beweiswerterhaltendes Signieren.
Weiterhin geben die Referenten einen Überblick über den Markt für Klassifizierungs-Software und erläutern die Daten-Extraktion anhand von Beispielen. Im Verlauf der anschließenden Podiumsdiskussion mit Anbietern von Klassifizierungslösungen werden unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten verdeutlicht. In den Pausen besteht Gelegenheit, sich in der kleinen, begleitenden Ausstellung über konkrete Lösungen zu informieren.
Der Workshop-Vortrag zu E-Mails im Kontext des digitalen Posteingangs sowie die Vorstellung des digitalen Posteingangs bei einem Anwender runden den Tag ab.
Daten und Anmeldung
Der Workshop findet am 20. November im MID TOWN BusinessCenter in Wien statt.
Die Teilnahmegebühr beträgt 75,- €. Mit inbegriffen sind Handout, Mittags-Imbiss und Kaffeepausen. Die vollständige Agenda und das Anmeldeformular sind unter www.voi.de, Menüpunkt „Termine“ zu finden.
