(openPR) Millionen werden in Deutschland durch ineffiziente Personalplanung verschwendet. Dagegen kann eine transparente Organisation nicht nur Geld sparen, sondern auch Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden.
Produktivität und Effizienz sind im globalen Markt zu den wichtigsten Faktoren für den Erfolg und die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen geworden. Japanische Unternehmen, wie der Automobilhersteller Toyota haben europäischen und amerikanischen Firmen eindrucksvoll bewiesen, dass Effizienz steigernde Konzepte wie Lean Production und Kaizen, wenn sie konsequent angewendet werden, zu beachtlichem Erfolg führen können. Neben einer Straffung und Optimierung von internen Prozessen, dem Outsourcing und der Besinnung auf Kernkompetenzen gibt es eine Ressource, deren Bedeutung bis heute oft unterschätzt wird: die Ressource „Personal“.
Ressource Personal
Bisher, das geht aus einer internationalen Studie des proudfood consulting Unternehmens hervor, werden bis zu 39 Prozent der Arbeitszeit unproduktiv verbracht, und das obwohl Personal die teuerste Ressource für die meisten Unternehmen darstellt. Die Ursache liegt vor allem in unzureichender Planung und einer mangelnden Kontrolle der Arbeitszeitplanung. Dieses Ergebnis steht in direktem Gegensatz zu der Realität eines immer dynamischer und damit enger werdenden Marktes, der von Unternehmen in allen Bereichen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fordert. Studien belegen auch, dass eine Arbeitswoche mit 60 Stunden und mehr nicht zwangsläufig zu mehr Produktivität und Effizienz führt, sondern oft nur zu einer hohen Anwesenheitsrate und einer niedrigen Frustrationsgrenze.
Immer mehr Unternehmen machen die Personalplanung zur Chefsache und analysieren Potentiale mit Hilfe von externen Beratern, die auch betriebsinterne blinde Flecken aufdecken. Um eine Personaleinsatzplanung zu erstellen, die die gesamten Prozesse eines Unternehmens erfasst, liegt es nahe, zunächst eine gezielte Bedarfsanalyse für einen festgelegten Zeitraum zu erstellen. Diese macht eine genaue Prognose des tatsächlichen Bedarfs möglich, wenn sie kontinuierlich mit dem tatsächlichen Arbeitsanfall abgeglichen wird. Grundlegend ist, dass die verschiedenen Prozesse und branchenspezifischen Details ebenso wie eine kritische Beurteilung der Personalplanung, des Waren- oder Informationsflusses durchgeführt werden. Personalbedarf, der saisonalen Schwankungen ausgesetzt ist, kann bei einer unflexiblen Planung der Personalressourcen zu hohen und vor allem unnötigen Kosten führen. Im täglichen Arbeitsablauf ist mit einer optimierten Lösung auch eine schnellere Reaktionszeit bei Krankheitsfällen oder witterungs- bzw. verkehrsbedingten Verzögerungen gegeben. Aber auch um den Anforderungen des dynamischen Marktes gerecht zu werden, muss das übergreifende Ziel sein, den Personalbedarf an die Personalverfügbarkeit anzupassen und flexibel zu variieren. Des Weiteren spielt die richtige Qualifikation des Mitarbeiters ebenso wie seine Verfügbarkeit im Bedarfsfall eine entscheidende Rolle. Flexibilität sollte auch beim Arbeitszeitmanagement einen hohen Stellenwert haben. Den Unternehmen bietet sich hier die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Nutzung von Zeitkonten einzuführen.
28,5 Stunden-Woche
Eine gezielte Personaleinsatzplanung kann auch Massenentlassungen und den damit einhergehenden Imageverlust verhindern. Das wohl bekannteste deutsche Beispiel ist die schon 1993 eingeführte 28,5 Stunden-Woche bei VW. Der Wolfsburger Konzern sah sich mit dem Problem konfrontiert, dass er gegenüber anderen Herstellern einen deutlichen Modernisierungsrückstand hatte. Das Management des Konzerns drängte daher auf eine deutliche Kostenreduzierung. Um Massenentlassungen zu vermeiden - der Personalüberhang betrug 30.000 Stellen - wagte man sich an eine bis dahin nie da gewesene Umverteilung der Personalressourcen. Mit der kollektiven Absenkung der Regelarbeitszeit ging eine Reduzierung des Einkommens einher, diese wurde aber durch die geschickte Umverteilung und teilweise Streichung des Urlaubs- und Weihnachtsgeldes abgemildert.
Schwankungen
In vielen Call-Centern, auf Werften und in produzierenden Industriezweigen schwankt der Bedarf an Personal je nach Auftragslage drastisch. Um jedoch eine hohe Qualität und schnelle Abwicklung von Aufträgen zu garantieren, braucht es gut geschultes Fachpersonal. Solche Peeks mit Leiharbeitern auszugleichen ist die teuerste und ineffizienteste Methode. Man geht heute in vielen Firmen dazu über, auf diese Entwicklungen mit flexiblen Zeitarbeitskonten zu reagieren. Die gewonnene Zeit können die Mitarbeiter flexibel als Freizeitausgleich nutzen oder auch dazu sich weiterzubilden, Gerade junge Bewerber schätzen flexible Arbeitszeiten, womit sich Arbeitgeber im Kampf um junge Talente einen entscheidenden Vorteil verschaffen können.
Trends
Der Trend geht schon seit längerem weg vom klassischen „Normalarbeitstag“. Verantwortlich dafür sind laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin drei gesellschaftliche Trends: Erstens die Wirtschaft wird immer internationaler und dynamischer, zweitens die Bevölkerungszahl in Deutschland und anderen Industrieländern sinkt und die Menschen werden immer älter, drittens die Werte der Gesellschaft sind im Wandel. Flexiblere Arbeitszeiten bieten also einerseits mehr Wettbewerbsfähigkeit und eine bessere Auslastung für die Unternehmen, andererseits erhöht sich für die Mitarbeiter im besten Fall die Attraktivität des Arbeitsplatzes, die Lebensqualität und die Motivation.
Arbeitszeitmodelle
Derzeit werden diverse Arbeitszeitmodelle in der Praxis angewendet: Wahlarbeitszeit, Kurzarbeit, phasenweise Mehrarbeit, Funktionszeit, Teilzeit, Job-Sharing, Gleitzeit und einige mehr. Bei der Konzeption verschiedener Arbeitszeitmodelle gilt es, gesetzliche Tarif- und Arbeitszeitbestimmungen sowie Betriebsvereinbarungen genau zu beachten. Die explizite Berücksichtigung von Urlaubsansprüchen und persönlichen Umständen der Mitarbeiter betreffend Familie und Kindern fördert eine positive Arbeitsatmosphäre und damit auch Loyalität und Motivation. Gleitzeit mit festgesetzten Kernarbeitszeiten wird heute in vielen Berufszweigen wie etwa bei Ingenieuren, Kreativen und teilweise auch bei Sachbearbeitern praktiziert. Dabei kann der Arbeitsbeginn und –schluss individuell verschoben werden, ganz nach den Bedürfnissen der Arbeitnehmer. Die Funktionszeit geht noch einen Schritt weiter. Die Arbeitszeit wird darüber definiert, dass zu bestimmten Zeiten bestimmte Abteilungen „funktionsbereit“ sein müssen, das bedeutet beispielsweise, dass alle Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe anwesend sind. Den Zeitpunkt können die Mitarbeiter mitbestimmen.
Regelungen dieser Art werden auch für den Einstieg von Azubis oder- weitaus öfter – für den Ausstieg älterer Mitarbeiter angewandt. So gibt es in einigen Firmen gestaffelte Ausstiegmodelle, bei denen sich die Arbeitszeit am Ende des Arbeitslebens sukzessive verkürzt, dadurch wird ein Know-how-Transfer gewährleistet und der Ausstieg erfolgt gleitend. Eine Variante der Altersteilzeit sieht vor, dass ältere Arbeitnehmer nach Vollendung ihres 55. Lebensjahres ihre Arbeitszeit um 50 Prozent verringern. Die restliche Arbeitszeit kann je nach Vereinbarung flexibel eingeteilt werden. Für diese Lösung ist die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos notwendig. Daneben gelten weiterhin die üblichen gesetzlichen Regelungen für Altersteilzeit.
Arbeitszeitkonten
Arbeitszeitkonten zeigen die Arbeitszeitsalden jedes einzelnen Mitarbeiters auf. Bezogen auf ein Jahr kann man so ermitteln, welcher Mitarbeiter wie viele Überstunden angesammelt hat. In auftragsschwachen Zeiten können diese für Freizeitausgleich oder für Trainings, Sabbaticals u. ä. genutzt werden. Neben diesen Kurzzeitkonten gibt es Langzeitkonten. Ältere Arbeitnehmer, die über Jahre Mehrarbeit geleistet haben, können die zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden dazu nutzen, früher in den Ruhestand zu gehen. Generell bedarf es zur Abstimmung der Arbeitszeitmodelle einer engen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Betriebsräten, denn nur wenn diese Modelle gut angenommen und allgemein akzeptiert werden, stellen sich die gewünschten Erfolge ein.
IT-Lösungen
Die aufeinander abgestimmte Organisation von Arbeitszeitmanagement und Planung von Personalressourcen wird heute teilweise durch IT-gestützte Systeme bewältigt. Viele Unternehmen erfassen und planen jedoch ihren Zeitbedarf noch manuell oder haben eigene Lösungen entwickelt, die meist auf Excel-Tabellen basieren. Man kann heute feststellen, dass einige Bereiche bereits stärker, als andere die gezielte Optimierung des Personaleinsatzes verfolgen. Dazu gehören die schon erwähnten Call-Center-Unternehmen, aber auch viele Firmen aus den Bereichen Handel, Produktion oder Logistik. Die Transparenz der Prozesse und Arbeitsleistungen, die durch eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung möglich wird, gibt Unternehmen die Chance ineffiziente Prozesse oder mangelnde Qualifikationen von Mitarbeitern aufzudecken und beispielsweise durch Fortbildungsmaßnahmen entgegenzuwirken. Transparenter, bedarfsorientierter Personaleinsatz kann so ein entscheidendes Instrument nicht nur zu mehr wirtschaftlichem Erfolg, sondern auch zu langfristiger Mitarbeiterbindung sein.
