(openPR) Stéphane Etrillard, Management Institute SECS, Düsseldorf: Wo mehrere Menschen aufeinander treffen, um wichtige Angelegenheiten und ungeklärte Fragen zu besprechen, entstehen schnell Kontroversen, und nur selten herrscht harmonisches Einvernehmen. Bei Gruppengesprächen kommt es zu Konstellationen, die eine unvorhersehbare Dynamik - im positiven wie auch im negativen Sinne - entwickeln können. Die Teilnehmer werden nicht nur mit unterschiedlichen Meinungen, sondern auch mit verschiedenartigen Charakteren konfrontiert. Einige Teilnehmer sind möglicherweise leicht aufbrausend, andere sind eher zurückhaltend; einer neigt dazu, das eigentliche Thema aus den Augen zu verlieren, ein anderer ist für seine systematische Vorgehensweise bekannt usw.
Immer ist es schwierig, den Ansprüchen der einzelnen Teilnehmer gerecht zu werden und sich dabei auch noch der ursprünglichen Zielsetzung effektiv anzunähern. Wichtig ist daher ein möglichst kontrollierter Ablauf, damit die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft und anschließend doch wieder nichts erreicht wurde. Keinesfalls dürfen die Teilnehmer im Nachhinein oder schon während des Meetings das Gefühl erhalten, mit der Besprechung eigentlich nur ihre Zeit zu verplempern. Damit der Erfolg eines Gruppengesprächs nicht dem Zufall überlassen bleibt, ist immer ein Moderator erforderlich, der für einen klar strukturierten Ablauf sorgt. Wichtig ist hierbei, dass die Zielsetzungen und Themenstellungen des Gruppengesprächs schon im Vorfeld möglichst präzise eingegrenzt und im Rahmen einer Agenda schriftlich fixiert werden. Dieser Besprechungsplan sollte schon vor dem Gespräch an die Teilnehmer ausgegeben werden, damit sie sich angemessen auf die Thematik vorbereiten können.
Während des Gesprächs ist es die Aufgabe des Moderators, für eine konstruktive Atmosphäre zu sorgen, bspw. dadurch, dass die Redeanteile gleichmäßig verteilt werden. Es ist darauf zu achten, dass jeder, der einen Beitrag zu leisten hat, ihn auch anbringen kann. Fingerspitzengefühl ist dabei erforderlich, das Gespräch immer wieder auf das Wesentliche zurückzuführen. Sobald sich endlose Diskussionen entwickeln, Nebensächlichkeiten in den Fokus geraten oder wichtige Aspekte nur noch zerredet werden, ist ein entschlossener Eingriff erforderlich, weil die Besprechung andernfalls entgleitet und unfruchtbar zu werden droht.
Gruppengespräche dürfen sich nicht endlos und unnötig in die Länge ziehen. Gespräche, die sich nicht vom Fleck bewegen oder immer nur um die gleichen Dinge kreisen, führen zu keinen brauchbaren Resultaten. Eine Agenda mit klar definierter Zielsetzung und logisch aufbauender Struktur ist am besten geeignet, um einen Fortschritt in der Diskussion für alle Teilnehmer sichtbar zu machen.
Unerlässlich ist ein Gesprächsprotokoll (wofür zuvor ein Protokollführer zu bestimmen ist), das die Kernaussagen des Gesprächs nochmals zusammenfasst. Aus dem Protokoll wird auch ersichtlich, welche Einigungen gefunden wurden, an welchen Stellen Konsens besteht und welche Aspekte ggf. ungeklärt geblieben sind. Unbedingt sollte im Protokoll auch enthalten sein, wie sich die weitere Vorgehensweise gestaltet, was also bis wann umgesetzt wird.
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