(openPR) Klaus-Peter Murawski ist ein viel beschäftigter Mann. Als Bürgermeister der schwäbischen Metropole Stuttgart ist er mit dafür verantwortlich, dass die Beschlüsse des Gemeinderats zeitnah und auftragsgerecht umgesetzt werden. Damit der Rat die Verwaltung effektiver führen kann, hatte die Stadt bereits Ende der 1990er Jahre gemeinsam mit dem Unternehmensberater Roland Berger ein Steuerungssystem eingeführt. Dieses diente allerdings eher der jährlichen Gesamtplanung und der Steuerung durch den Gemeinderat. Für die operative Steuerung und Nachverfolgung der täglichen Aufgaben der Ämter war es nicht vorgesehen und geeignet.
„Als Führungskraft wusste ich manchmal nicht, wo wir eigentlich stehen“, erzählt Murawski von seinen Erfahrungen. „Projekte, die beschlossen waren, sind einfach irgendwo versickert. Und wenn ich dann fragte, ging das große Suchen über alle Hierarchieebenen los – ab und zu auch die Suche nach Ausreden.“ Bei der Recherche nach einem geeigneten Steuerungs-instrument für die Stadtverwaltung stießen seine Mitarbeiter auf das M.O.S.-System (Management Operating System) der Kölner Unternehmensberatung Technopart. Eine Markterkundung durch die zuständigen Beamten kam zu dem Ergebnis, dass die Technopart-Lösung zusammen mit der unterstützenden Software e-M.O.S. die von der Stuttgarter Stadtverwaltung angesetzten Kriterien erfüllte.
Seit 2005 wurde das System im Bereich des Oberbürgermeisters und in fünf Ämtern der Landeshauptstadt einführt. Bis heute hat es Murawski überzeugt: „e-M.O.S. stellt alle wichtigen Prozesse und Aufgaben einfach und übersichtlich dar,“ so der Bürgermeister. Für den ersten Überblick reicht schon ein Mausklick: Ein grüner Smiley symbolisiert grafisch, dass alles nach Plan läuft, ein roter dagegen, dass die Zielerreichung gefährdet ist. Für die weitergehende Information sind Projektberichte ebenso hinterlegt wie Besprechungsprotokolle oder Trend-Diagramme.
Die Steuerung über e-M.O.S. erleichtert Klaus-Peter Murawski seine Führungsaufgaben erheblich. Aber auch die Mitarbeiter, die sich über das Intranet mit Benutzerkennung und Passwort in das städtische Netz einloggen können, partizipieren davon. Sie sehen auf ihrer persönlichen Seite sofort den Stand ihrer Projekte und Aufgaben und können so die Arbeitsfortschritte besser im Auge behalten. Wer jedoch denkt, der Rechner ersetze den persönlichen Austausch, der irrt: Das Wichtigste passiert nach wie vor in den regelmäßigen Meetings, aber e-M.O.S. hilft, diese effektiver zu gestalten. Jedes Projektmitglied kann online Tagesordnungspunkte eintragen und zusätzliche Informationen ergänzen. Nach der Besprechung sorgt die Liste der offenen Punkte dafür, dass keine Aufgabe mehr verloren geht und alles termingerecht erledigt wird. Siegfried Berger, Stadtdirektor und Leiter des Haupt- und Personalamtes in Stuttgart, sieht darin „eine dramatische Verbesserung im Vergleich zu vorher.“
Nach Ansicht Bergers hat sich mit e-M.O.S. die Transparenz in allen Bereichen deutlich erhöht. Früher war jede Information anders aufbereitet, zum Beispiel als Word- oder Excel-Datei, und nicht selten von der Verfügbarkeit des zuständigen Projektverantwortlichen abhängig. Heute ist alles Wichtige zeit- und personenunabhängig vorhanden: „Ich kann mich auch am späten Abend noch über wichtige Projekte informieren und nachfragen, wenn es irgendwo hakt.“ Der zuständige Mitarbeiter findet am nächsten Morgen die aus e-M.O.S. generierte Anfrage seines Chefs als E-Mail in seinem Computer.
Im Amt für Umweltschutz war man allerdings anfangs skeptisch: „Wenn auf einmal der Chef Einblick in alles hat, löst das natürlich auch Ängste aus,“ meint Verwaltungschef Pahlke. Doch die Vorteile haben auch seine Kollegen schließlich überzeugt: „Sie sind besser informiert als früher und können eher mitreden.“ Stadtdirektor Berger spricht sogar von einem kulturellen Wandel: „Wenn man mehr voneinander weiß, hat man auch mehr miteinander zu besprechen.“
Nicht nur in Stuttgart setzt man auf e-M.O.S., sondern auch in weiteren Verwaltungen, wie Hannover, Essen oder Wuppertal, aber auch bei renommierten Unternehmen wie der E.ON AG. Nach den dortigen Erfah-rungen entlastet das System insbesondere die Führungskräfte: „Klar finden Manager e-M.O.S gut,“ ist E.ON’s CSO Dr. Eric Depluet überzeugt, „denn sie finden Ihre Denkwelten darin wieder.“
In Wiesbaden erfolgte die Einführung des Steuerungssystems bereits 2004 auf der Basis einer so genannten Balanced Scorecard. „Über Kennziffern messen wir die Erreichung unserer strategischen Ziele,“ erläutert Dr. Jutta-Maria Braun vom dortigen Umweltamt. Dabei legen die Wiesbadener Wert darauf, nicht nur die Finanzen und wichtigen Prozesse, sondern auch die Mitarbeiter und die Bürger im Fokus zu behalten. „Dank e.-M.O.S.,“ so Jutta-Maria Brauns Fazit, „sind jetzt alle Informationen für jeden gleichermaßen verfügbar. Dadurch konnten wir in der Führung eine komplette Hierarchieebene einsparen.“
An der Universität Bonn hat die Arbeit mit e-M.O.S. in der Verwaltung zu einem ganz neuen Verständnis von Projektarbeit geführt. „Wir legen mehr Wert auf sorgfältige Planung und Strukturierung. Damit haben wir unser Projektmanagement deutlich verbessert,“ erklärt Vizekanzlerin Kristina Kornmesser. Angesichts neuer Anforderungen im Zusammenhang mit der Einführung von Eliteuniversitäten und dem wachsenden Wettbewerb der Hochschulen untereinander hält sie ein effektives Führungs- und Steue-rungsinstrument für unverzichtbar. Die Erfolge lassen sich in Bonn auch an der Zahl der umgesetzten Vereinbarungen ablesen: Diese sind nach der Einführung von e-M.O.S. im Verwaltungsbereich der Universität innerhalb eines Jahres von 30 Prozent auf 95 Prozent gestiegen.
Angesichts vielfältiger Erfahrungen mit M.O.S. und e-M.O.S. hat die Stadt Stuttgart kürzlich sogar einen Kongress zum Thema durchgeführt. Mehr als 30 Teilnehmer kamen Mitte April in die schwäbische Landeshauptstadt, um Erfahrungen auszutauschen oder Argumente für die Einführung eines ganzheitlichen Steuerungssystems in ihrer Verwaltung zu sammeln. Fazit der Tagung: e-M.O.S. ist ein mächtiges Instrument zur besseren Steuerung, das aber nur mit entsprechender Führung der Vorgesetzen seine volle Wirkung entfalten kann. Stadtdirektor Siegfried Berger aus Stuttgart brachte es auf den Punkt: „Ohne die Menschen bleiben Instrumente, was sie sind: Instrumente eben und nicht mehr.“
