(openPR) Halle 7, Stand F 051 (PDF/A Competence Center) und D 050 (KODAK)
Berlin - PDF/A – das ISO-zertifizierte Format für Langzeitarchivierung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Erste Unternehmen haben die Praxistauglichkeit des Formates in Form von Projekten auf Abteilungsebene überprüft. Sie sind von den Vorteilen von PDF/A überzeugt und planen dessen unternehmensweiten Einsatz. Hierzu bietet die LuraTech Europe GmbH ein umfassendes Produktportfolio an, das sie auf der DMS EXPO dem Messepublikum präsentiert. Im Mittelpunkt steht der LuraDocument PDF Compressor, der PDF/A-Dateien aus gescannten Dokumenten erstellt. Die Besonderheit ist, dass dabei die Dateigrößen auf ein Minimum komprimiert werden und die PDF/A-Datei im Volltext durchsuchbar ist. Weiterhin zeigt der Berliner Kompressionsspezialist seinen LuraDocument PDF Printer.
Als virtueller Druckertreiber konvertiert er Office- oder CAD-Dateien und alle anderen elektronischen Dokumente, die das Unternehmen selbst erzeugt oder per E-Mail erhält, komfortabel und sicher in das PDF/A-Format. Außerdem können sich Besucher der DMS EXPO von dem Leistungsumfang des LuraDocument PDF Validators überzeugen. Er überprüft, ob die zu archivierenden Dateien dem ISO zertifizierten Regelwerk entsprechen. Zu finden ist die LuraTech Europe GmbH am Messestand des PDF/A Competence Center. Diesen internationalen Verband, der den Informations- und Erfahrungsaustausch rund um PDF/A fördert hat das Unternehmen als Gründungsmitglied mit initiiert.
„Wir stellen bei Gesprächen mit Kunden und Interessenten immer noch fest, dass sie sich mit dem Thema PDF/A noch gar nicht auseinander gesetzt haben“, sagt Carsten Heiermann, Geschäftsführer der LuraTech Europe GmbH. „Dabei bringt das Format so viele Vorteile wie einheitliche Ablage aller Dokumentenarten, kleine Dateigrößen usw. mit. Unser Ziel auf der DMS EXPO ist, Besucher weitreichend über PDF/A zu informieren und von dessen Praxistauglichkeit zu überzeugen.“ Dies ist LuraTech bei seinen Anwendern bereits mehr als gelungen. Das Unternehmen war im vergangenen Jahr einer der ersten Anbieter überhaupt, der PDF/A-Produkte in seinem Portfolio hatte.
Dementsprechend kann das Unternehmen bereits namhafte Referenzen vorweisen. Beispielsweise hat die DAK als zweitgrößte Krankenversicherung Deutschlands ihr weitgehend aus TIFF-Dateien bestehendes Archiv auf PDF/A migriert. Die HeLaBa digitalisiert ihre kompletten Kreditakten und archiviert sie anschließend in PDF/A. Bei beiden Referenzprojekten kam das Flagschiff des Berliner Kompressionsspezialisten der LuraDocument PDF Compressor zum Einsatz.
LuraDocument PDF Compressor unterstützt “Scan to PDF/A” mit zahlreichen Funktionen
Der LuraDocument PDF Compressor komprimiert mit der preisgekrönten Layertechnik gescannte Dokumente. Das bedeutet: Kunden erhalten mit dem PDF Compressor nicht nur eine Lösung, die gescannte Dateien schlicht in einen PDF/A kompatiblen Rahmen einbetten, sondern sie gleichzeitig auf ein Minimum komprimiert. Dabei werden alle üblichen Scan-Formate wie beispielsweise TIFF, JPEG oder PDF unterstützt. Anwender können – je nach Bedarf und Menge – zwischen einer zentralen Server-seitigen oder einer Batch-Konvertierung wählen. Die erzeugten Dokumente sind darüber hinaus im Volltext (OCR) durchsuchbar und können zusätzlich mit einer digitalen Signatur versehen werden. Dafür wurde der PDF Compressor um eine vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierte, PDF/A-konforme Signaturkomponente erweitert. Sie lässt sich direkt im Setup des PDF Compressors mit installieren und unterstützt alle gängigen Signaturverfahren. Somit ist der LuraDocument PDF Compressor eine komplette Lösung, die den „Scan to PDF/A“-Weg vollständig unterstützt.
LuraDocument PDF Printer wandelt digitale Dateien nach PDF/A
Für das Wandeln elektronischer Dateien in PDF/A gilt, dass dies am besten an der Stelle erfolgt, wo die Dateien erstellt werden. Denn nur hier ist sichergestellt, dass die Anwendungssoftware wie z.B. Office in der richtigen Version vorhanden ist und auch alle Ressourcen vorliegen. Der LuraDocument PDF Printer ist ein virtueller Drucker, der über eine Schnittstelle aus der Anwendung angesprochen wird. Er wandelt Office- oder CAD-Dateien und alle anderen elektronischen Dokumente, die das Unternehmen selbst erzeugt oder per E-Mail erhält, komfortabel und sicher in das PDF/A-Format. Die Konvertierung kann Client- oder Server-basiert erfolgen. Hierbei bettet der LuraDocument PDF Printer die genutzten Schriftarten oder optional nur die verwendeten Font-Teile ein. Datenintensive Bilder werden komprimiert eingebunden. Damit erfüllen die Dateien die ISO-Spezifikationen für die Langzeitarchivierung in PDF/A und sind langfristig, hardwareunabhängig lesbar.
PDF/A-Dateien auf Konformität prüfen
„Sind denn die zu archivierenden Dokumente, die wir erstellen oder erhalten, wirklich PDF/A-konform?“ stellen sich Anwender häufig die Frage. Schließlich werden PDF/A-Dateien von verschiedenen Anwendern intern oder gar extern erzeugt. Um diese Frage eindeutig zu beantworten, bietet LuraTech seinen LuraDocument PDF Validator an. Er überprüft die Dokumente vor der Ablage ins Archiv dahingehend, ob sie die Einschränkungen und Auflagen, die PDF/A vorgibt, auch einhalten. Das Produkt ist in zwei Varianten verfügbar: Als Command Line Tool läßt es sich in ein Dokumenten-Management- bzw. Archivsystem integrieren und überprüft automatisch alle zu archivierenden PDF/A-Dateien. Die Desktop-Variante prüft einzelne oder mehrere Dateien hinsichtlich ihrer PDF/A-Konformität auf dem Arbeitsplatz des Anwenders. So können zum Beispiel von Zulieferern erstellte Dokumentationen im PDF/A-Format schnell geprüft werden. Erfüllt das PDF/A-Dokument vollständig das von der ISO zertifizierte Regelwerk, dann lässt der PDF Validator die elektronische Archivierung zu. Findet er Fehler, so dokumentiert er diese in einem Report. Um die notwendige Rechenzeit gering zu halten, stellt der LuraDocument PDF Validator einen sogenannten Quick-Check zur Verfügung. Diese Funktion sortiert im ersten Schritt gleich die PDF/A-Dateien aus, die auf den ersten Blick nicht konform sein können, da zum Beispiel die PDF-Version falsch ist etc. Nur Dateien, die vermeintlich konform sind, werden dann einer tiefergehenden Prüfung zugeführt.
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