UPC Case Management System: Seminar zu Organisation, Verfahren und Best Practices
(openPR) Das Case Management System des Einheitlichen Patentgerichts (UPC) bildet die technische Grundlage für die digitale Bearbeitung von Verfahren vor dem Gericht. Seit September 2025 ist nach Angaben der Seminarunterlagen das neue UPC Case Management System vollständig umgesetzt. Gegenüber dem früheren workflow-basierten System wurden Abläufe verändert und neue Organisations- und Teamfunktionen eingeführt. Für Rechtsanwälte, zugelassene Vertreter und weitere Verfahrensbeteiligte ergeben sich daraus praktische Fragen zur Organisation, Zustellung, Einreichung von Schriftsätzen, Beweisführung und Geheimhaltung. Das Online-Seminar „Das (neue) UPC Case Management System“ der Akademie Heidelberg behandelt diese Themen am 25. November 2026.
Neues UPC Case Management System bündelt die Verfahrensakte
Das UPC Case Management System führt Schriftsätze und Anträge innerhalb einer zentralen Verfahrensakte zusammen. Zugleich ermöglichen Organisations- und Teamfunktionen, unterschiedlichen Personen Rollen etwa als Vertreter, Bearbeiter, Unterzeichner oder Zahler zuzuweisen. Damit wird die Organisation eines Verfahrens im CMS selbst zu einem wichtigen Bestandteil der praktischen Prozessführung.
Das Seminar erläutert zunächst die Struktur des Systems. Dazu gehören die Unterschiede zwischen Front Office, Front Office Portfolio und Back Office sowie die Funktionen „Application“ und „Communication to the court“. Bei der Organisation im CMS geht es unter anderem um Organisationsstrukturen, mögliche Beschränkungen, Berechtigungen zum Einreichen von Schriftsätzen und die Signatur im System.
Zustellung und Beweismittel im UPC CMS
Ein weiterer Schwerpunkt ist die Zustellung. Das Programm behandelt verfahrenseinleitende Schriftsätze, Zugangscodes und Entscheidungen sowie den Vertreterwechsel nach Regel 293 der Verfahrensordnung. Damit werden konkrete Verfahrensschritte aufgegriffen, die unmittelbar über das UPC Case Management System abgewickelt oder dokumentiert werden.
Auch der Umgang mit Beweismitteln stellt Anforderungen an die digitale Verfahrensführung. Behandelt werden das Hochladen von Beweisen in das CMS, der Umgang mit physischen Beweismitteln sowie Tresorit. Das Seminar ordnet diese Funktionen in die praktische Arbeit mit dem System ein.
Geheimhaltung in Verfahren vor dem Einheitlichen Patentgericht
Patentstreitigkeiten können sensible technische und geschäftliche Informationen betreffen. Entsprechend wichtig ist die Frage, wie vertrauliche Informationen innerhalb eines digitalen Verfahrens behandelt werden. Das Seminar befasst sich mit Confidentiality Clubs und Confidentiality Codes sowie mit Veröffentlichungen auf der Website des UPC.
Neben den regulären Funktionen greift die Veranstaltung auch Situationen auf, in denen bei der Nutzung des CMS Probleme auftreten. Der Erfahrungsaustausch über Best Practices und mögliche Reaktionsweisen bei Schwierigkeiten im System bildet daher einen weiteren Bestandteil des Programms.
Inhalte des Seminars zum UPC Case Management System
Im Seminar werden unter anderem folgende Themen behandelt:
- Front Office, Front Office Portfolio und Back Office
- Applications und Communications to the court
- Organisations- und Teamstrukturen im UPC CMS
- Berechtigungen und Signaturen bei Schriftsätzen
- Zustellung verfahrenseinleitender Schriftsätze und Entscheidungen
- Vertreterwechsel nach Regel 293 VerfO
- digitale und physische Beweismittel
- Tresorit sowie Confidentiality Clubs und Confidentiality Codes
- Veröffentlichungen auf der UPC-Website
- Vorgehensweisen bei Problemen mit dem Case Management System
Das Seminar richtet sich an Personen, die das UPC CMS im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen. Dazu zählen Rechts- und Fachanwälte im gewerblichen Rechtsschutz, zugelassene Vertreter, Beschäftigte aus Kanzleiteams, Prozessparteien und sonstige Verfahrensbeteiligte sowie Mitarbeiter aus unterstützenden Unternehmensteams.
Referierende mit Perspektiven aus Gericht und anwaltlicher Praxis
Anja Mittermeier ist Clerk und Munich Local Coordinator bei der Lokalkammer München des Einheitlichen Patentgerichts. Damit bringt sie die Perspektive der gerichtlichen Arbeit mit dem UPC Case Management System in das Seminar ein.
Oliver Jan Jüngst ist Rechtsanwalt und Partner bei Bird & Bird LLP in Düsseldorf. Die Veranstaltung verbindet damit laut Programm die praktische Arbeit mit dem System und den Erfahrungsaustausch über dessen Nutzung in UPC-Verfahren.
Das Online-Seminar „Das (neue) UPC Case Management System – Organisation, Verfahren, Best practices“ findet am Mittwoch, 25. November 2026, von 9:00 bis 13:00 Uhr statt. Weitere Informationen sind auf der Website der Akademie Heidelberg verfügbar.
