(openPR) Das Case Management System des Einheitlichen Patentgerichts (UPC) ist die zentrale digitale Infrastruktur für die Verwaltung von Verfahren vor dem Unified Patent Court. Seit September 2025 ist das neue UPC Case Management System vollständig umgesetzt. Gegenüber dem früheren workflow-basierten System wurden Struktur und Organisation verändert: Schriftsätze und Anträge werden in einer zentralen Verfahrensakte gebündelt, während Organisations- und Teamfunktionen unterschiedliche Rollen und Berechtigungen ermöglichen. Das Online-Seminar „Das (neue) UPC Case Management System“ der Akademie Heidelberg am 7. Oktober 2026 behandelt die praktische Arbeit mit dem CMS und typische verfahrensbezogene Fragestellungen.
Neues UPC Case Management System strukturiert die digitale Verfahrensakte
Patentstreitigkeiten vor dem Einheitlichen Patentgericht werden digital über das UPC Case Management System organisiert. Für Rechtsanwälte, zugelassene Vertreter und weitere Verfahrensbeteiligte ist deshalb nicht allein das materielle und prozessuale Patentrecht relevant. Auch die korrekte technische und organisatorische Handhabung des CMS gehört zum Verfahrensalltag.
Das neue System unterscheidet unter anderem zwischen Front Office, Front Office Portfolio und Back Office. Hinzu kommen verschiedene Funktionen für Applications und die Kommunikation mit dem Gericht. Die zentrale Verfahrensakte soll die Verwaltung auch komplexer Patentstreitigkeiten übersichtlicher gestalten.
Besondere Bedeutung hat die Organisation von Teams im UPC CMS. Personen können unterschiedliche Rollen etwa als Vertreter, Bearbeiter, Unterzeichner oder Zahler erhalten. Daraus ergeben sich praktische Fragen zu Berechtigungen, möglichen Beschränkungen, zur Einreichung von Schriftsätzen und zur Signatur im System.
Zustellung und Beweismittel im UPC CMS
Die digitale Verfahrensführung betrifft auch die Zustellung. Zu unterscheiden sind unter anderem verfahrenseinleitende Schriftsätze und Entscheidungen. Das Seminar behandelt außerdem die Funktion des Zugangscodes sowie den Vertreterwechsel nach Regel 293 der Verfahrensordnung des Einheitlichen Patentgerichts.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem Umgang mit Beweismitteln. Dabei geht es sowohl um das Hochladen digitaler Beweise in das Case Management System als auch um physische Beweismittel. Zudem wird die Nutzung von Tresorit im Zusammenhang mit der Verfahrensführung behandelt.
Gerade bei umfangreichen Patentstreitigkeiten können organisatorische Fehler im CMS Auswirkungen auf die Bearbeitung eines Verfahrens haben. Das Seminar greift deshalb ausdrücklich die Frage auf, welche Reaktionsmöglichkeiten bestehen, wenn bei der Arbeit mit dem System Probleme auftreten.
Geheimhaltung bei Patentstreitigkeiten
Patentverfahren können technische, wirtschaftliche und andere vertrauliche Informationen betreffen. Der Geheimhaltung kommt bei der digitalen Verfahrensführung deshalb eine eigenständige Bedeutung zu. Im UPC Case Management System sind dabei unter anderem Confidentiality Clubs und Confidentiality Codes relevant.
Auch die Veröffentlichung von Informationen und Entscheidungen auf der Website des UPC gehört zu den behandelten Fragestellungen. Damit verbindet die Arbeit mit dem CMS organisatorische Abläufe mit Anforderungen an den Umgang mit vertraulichen Verfahrensinformationen.
Das Seminar behandelt unter anderem folgende Themen:
- Aufbau des neuen UPC Case Management Systems
- Front Office, Front Office Portfolio und Back Office
- Applications und Kommunikation mit dem Gericht
- Organisations- und Teamfunktionen im CMS
- Rollen, Berechtigungen und mögliche Beschränkungen
- Einreichung und Signatur von Schriftsätzen
- Zustellung verfahrenseinleitender Schriftsätze und Entscheidungen
- Zugangscode und Vertreterwechsel
- Hochladen digitaler und Umgang mit physischen Beweismitteln
- Nutzung von Tresorit
- Confidentiality Clubs und Confidentiality Codes
- Veröffentlichungen auf der UPC-Website
- Vorgehensweisen bei Problemen mit dem CMS
Relevant für Vertreter, Kanzleiteams und Verfahrensbeteiligte
Das UPC Case Management System betrifft alle Personen, die unmittelbar oder unterstützend an Verfahren vor dem Einheitlichen Patentgericht mitwirken. Das Seminar richtet sich insbesondere an Rechts- und Fachanwälte im gewerblichen Rechtsschutz sowie zugelassene Vertreterinnen und Vertreter.
Zur Zielgruppe gehören außerdem Mitarbeitende aus Kanzleiteams, Prozessparteien und sonstige Verfahrensbeteiligte sowie Mitarbeitende unterstützender Unternehmensteams. Die korrekte Aufgaben- und Rollenverteilung kann insbesondere dort relevant werden, wo mehrere Personen gemeinsam an umfangreichen Verfahren arbeiten.
Referierende aus Gerichtspraxis und Patentrecht
Anja Mittermeier ist Clerk und Munich Local Coordinator bei der Lokalkammer München des Einheitlichen Patentgerichts. Damit bringt sie die Perspektive der gerichtlichen Arbeit mit dem UPC Case Management System in das Seminar ein.
Oliver Jan Jüngst ist Rechtsanwalt und Partner bei Bird & Bird LLP in Düsseldorf. Die Verbindung von gerichtlicher und anwaltlicher Perspektive ermöglicht eine Einordnung der CMS-Abläufe aus unterschiedlichen Rollen innerhalb eines UPC-Verfahrens.
Das Online-Seminar „Das (neue) UPC Case Management System – Organisation, Verfahren, Best practices“ findet am Mittwoch, 7. Oktober 2026, von 9:00 bis 13:00 Uhr statt. Weitere Informationen sind auf der Website der Akademie Heidelberg verfügbar.
