(openPR) Künstliche Intelligenz gehört inzwischen zum Arbeitsalltag vieler Assistenzkräfte. Anwendungen wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder weitere KI-Tools unterstützen bei der Erstellung von E-Mails, der Aufbereitung von Informationen oder der Organisation von Aufgaben. Dennoch zeigt sich in vielen Unternehmen, dass die erhofften Effizienzgewinne häufig ausbleiben. Der Grund liegt oftmals nicht in der Technologie selbst, sondern in der Art ihrer Nutzung: KI wird vielfach als Einzelwerkzeug eingesetzt, während bestehende Prozesse und Informationswege unverändert bleiben.
Vor diesem Hintergrund gewinnt die systematische Gestaltung von KI-gestützten Assistenz-Workflows zunehmend an Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, digitale Werkzeuge nicht nur punktuell einzusetzen, sondern in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren. Dadurch können Informationsflüsse strukturiert, Medienbrüche reduziert und wiederkehrende Prozesse effizienter gestaltet werden.
Vom KI-Werkzeug zum integrierten Workflow
Die Rolle der Assistenz hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Neben klassischen Organisationsaufgaben übernehmen Management-, Team- und Office-Assistenzen zunehmend Verantwortung für Informationsmanagement, Entscheidungsunterstützung und die Koordination komplexer Abläufe.
Gleichzeitig wächst die Zahl digitaler Anwendungen im Arbeitsumfeld. Plattformen und Werkzeuge wie Outlook, Teams, Planner, OneNote, SharePoint, ChatGPT oder Microsoft Copilot erzeugen jedoch nur dann einen nachhaltigen Nutzen, wenn sie sinnvoll miteinander verknüpft werden. Für viele Unternehmen besteht die zentrale Herausforderung darin, Arbeitsprozesse ganzheitlich zu betrachten und KI-Anwendungen gezielt in bestehende Strukturen einzubinden.
Herausforderungen beim professionellen Einsatz von KI
Neben organisatorischen Fragestellungen rücken auch Qualitäts- und Compliance-Aspekte stärker in den Fokus. KI-generierte Inhalte müssen überprüft und eingeordnet werden. Themen wie Halluzinationen, Plausibilitätsprüfungen, Datenschutz und der vertrauliche Umgang mit Informationen gewinnen insbesondere in sensiblen Unternehmensbereichen an Relevanz.
Darüber hinaus erfordert die zunehmende Nutzung von KI ein neues Verständnis von Zusammenarbeit. Assistenzkräfte übernehmen verstärkt die Aufgabe, Informationen aufzubereiten, Entscheidungsgrundlagen zu strukturieren und Führungskräfte bei der Orientierung in einer wachsenden Informationsmenge zu unterstützen.
Inhalte des Seminars „Assistenz 5.0: Workflows mit KI wirksam gestalten“
Das Online-Seminar „Assistenz 5.0: Workflows mit KI wirksam gestalten“ vermittelt praxisorientierte Ansätze zur Entwicklung effizienter und wiederverwendbarer Assistenzprozesse mit KI.
Im Seminar werden unter anderem folgende Themen behandelt:
• Analyse und Visualisierung wiederkehrender Assistenzprozesse
• Integration von ChatGPT, Microsoft Copilot und Microsoft 365 in bestehende Arbeitsabläufe
• Strukturierung von Informations- und Entscheidungsprozessen
• Meetingvorbereitung und Erstellung von Briefings mit KI-Unterstützung
• Entwicklung eigener Prompt- und Workflow-Routinen
• Qualitätssicherung von KI-Ergebnissen
• Umgang mit Halluzinationen, Vertraulichkeit und Plausibilitätsprüfungen
• Einsatzmöglichkeiten intelligenter Assistenz- und Copilot-Agenten
Die Teilnehmenden entwickeln dabei eigene Workflow-Konzepte für ihren Arbeitsalltag und übertragen die Inhalte direkt auf typische Aufgabenstellungen im Assistenzbereich.
Für welche Zielgruppen das Thema relevant ist
Das Thema richtet sich insbesondere an Management-Assistenzen, Team-Assistenzen, Office-Assistenzen und Executive Assistants, die bereits erste Erfahrungen mit ChatGPT, Copilot oder vergleichbaren KI-Anwendungen gesammelt haben. Darüber hinaus profitieren Fachkräfte, die Informationsmanagement, Entscheidungsunterstützung und die Zusammenarbeit mit Führungskräften strategisch weiterentwickeln möchten.
Referentin
Luise Seidler ist Trainerin für digitale Kompetenz und KI im Assistenzbereich sowie Agile Coach. Sie begleitet seit vielen Jahren Assistenzkräfte, Office-Teams und Führungskräfte bei der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsweisen. Ihr Schwerpunkt liegt auf der praxisnahen Integration digitaler Werkzeuge, der Professionalisierung von Assistenzprozessen sowie dem sicheren Einsatz von KI-Anwendungen im Unternehmensumfeld.
Das Online-Seminar findet am 18. und 19. August 2026 statt. Weitere Informationen zum Seminar „Assistenz 5.0: Workflows mit KI wirksam gestalten“ sind auf der Website der Akademie Heidelberg verfügbar: https://www.akademie-heidelberg.de/seminar/assistenz-50-workflows-mit-ki-wirksam-gestalten
