(openPR) Mit der neuen Datenbankintegration verbindet Flow360 digitale Formulare und Workflows mit bestehenden Datentabellen – und schließt damit eine der häufigsten Lücken in der Prozessdigitalisierung des Mittelstands.
Der Anruf kam an einem Dienstagmorgen.
Der Personalverantwortliche eines mittelständischen Bauunternehmens schilderte ein Problem, das viele Unternehmen kennen: Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter in einem digitalen Formular erfasst werden soll, müssen Stammdaten wie Name, Personalnummer und Abteilung erneut manuell eingetippt werden. Die Personaldaten liegen zwar zentral in einer Tabelle vor, aber das Formular weiß davon nichts. Also wird doppelt gepflegt, werden Fehler gemacht und wird Zeit verschwendet.
Mit der neuen Datenbankintegration von Flow360 gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Für jedes Formularfeld lassen sich Werte direkt aus einer hinterlegten Datentabelle abrufen, per Dropdown-Auswahl, ohne manuelle Eingabe und ohne Übertragungsfehler.
Was die Datenbankintegration leistet
Die neue Funktion ermöglicht es Unternehmen, eigene Datentabellen direkt in Flow360 zu hinterlegen und mit Formularfeldern zu verknüpfen. Wird ein Formular ausgefüllt, können Nutzer für jedes Eingabefeld direkt auf Werte aus der hinterlegten Datentabelle zugreifen. Die Auswahl erfolgt über ein Dropdown-Menü, das die Tabelleninhalte in Echtzeit zur Verfügung stellt. Tippfehler und veraltete Einträge entfallen damit vollständig, weil alle Felder auf dieselbe zentrale Datenquelle zugreifen.
Die Datenbankintegration ist ohne Programmierkenntnisse einrichtbar und steht allen Flow360-Nutzern ab sofort zur Verfügung.
Drei Wege zur Datenbank
Die Datenbankintegration in Flow360 ist auf drei Arten befüllbar und einrichtbar – je nachdem, was im Unternehmen bereits vorliegt und wie ein Prozess aufgebaut ist.
Bestehende Stammdaten lassen sich per CSV-Import direkt in Flow360 einlesen. Wer Maschinen-, Personal- oder Kundendaten bereits in einer Tabellenkalkulation pflegt, überträgt diese mit wenigen Klicks in die Plattform und kann sie sofort als Datenquelle für Formulare nutzen.
Wächst die Datenbank im laufenden Betrieb, übernimmt der Workflow diese Aufgabe automatisch. Sobald ein Prozessschritt eine definierte Freigabe durchläuft, schreibt Flow360 den erfassten Datensatz in die verknüpfte Tabelle. Ein neu aufgenommener Mitarbeiter landet nach Abschluss des Onboarding-Formulars automatisch in der Personaltabelle. Eine neu in Betrieb genommene Anlage steht nach der Abnahme-Checkliste sofort in der Maschinenliste für künftige Wartungsformulare bereit.
Den dritten Weg bietet die automatische Datenbankgenerierung aus einer Workflow-Vorlage. Wer in Flow360 einen Workflow aufbaut, in dessen Verlauf viele strukturierte Daten erfasst werden – etwa Kundenkommunikation, Wartungsnachweise oder Prüfergebnisse – kann nach Fertigstellung der Vorlage automatisch die zugehörige Datenbank generieren lassen. Flow360 leitet dabei aus den definierten Formularfeldern die passende Tabellenstruktur ab. Künftig fließen alle erfassten Daten direkt in diese Tabelle und stehen für Auswertungen zur Verfügung, ohne dass Nutzer die Datenbankstruktur manuell anlegen müssen.
Besondere Stärke in der Instandhaltung
Einen besonders hohen Mehrwert entfaltet die neue Funktion im Bereich Instandhaltung und Prüfdokumentation. Wartungschecklisten und Prüfprotokolle müssen dort regelmäßig auf aktuelle Maschinendaten, Prüfobjekte und Seriennummern zugreifen. Bisher mussten diese Informationen bei jeder Dokumentation manuell eingetragen werden, mit entsprechendem Zeitaufwand und Fehlerrisiko.
Mit der Datenbankintegration wählt der Prüfer den relevanten Wert, etwa die Maschinenbezeichnung oder die Prüfnummer, direkt aus dem Dropdown-Menü aus. Die hinterlegte Tabelle stellt sicher, dass ausschließlich aktuelle und freigegebene Einträge zur Auswahl stehen. Wird eine Anlage gewartet, schreibt der abgeschlossene Workflow den Wartungsnachweis automatisch in die zugehörige Datenbank zurück. So entsteht über die Zeit eine vollständige, strukturierte Wartungshistorie, ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand und ohne separates CMMS-System.
„Viele unserer Kunden hatten exakt dieses Problem: Die Daten lagen vor, aber die Formulare kamen nicht daran. Mit der Datenbankintegration wählen Nutzer Werte direkt aus hinterlegten Tabellen aus, die Datenbank wächst automatisch mit dem Betrieb und neue Tabellenstrukturen entstehen direkt aus dem Workflow heraus – ganz ohne IT-Projekt und ohne zusätzliches Tool." — Marian Christina Bienek, Flow360.io-Geschäftsführung
Verfügbarkeit
Die Datenbankintegration steht allen Flow360-Nutzern mit der Professional-Lizenz sofort zur Verfügung. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Buchung einer persönlichen Demo sind unter flow360.io abrufbar.
