(openPR) SPS übernimmt für das Wertpapierinstitut MorgenFund die Bearbeitung von Vorgängen im Depot- und Wertpapiergeschäft und bindet dafür seinen Standort in Vietnam ein. Das Projekt verbindet operative Einheiten in Deutschland und Südostasien und soll die Abwicklung der Prozesse effizienter gestalten, die Qualität der Prozesse erhöhen und gleichzeitig strenge regulatorische Anforderungen erfüllen.
Standortmix als Entscheidungskriterium
Ein zentraler Faktor für die Zusammenarbeit ist das Standortmodell von SPS. Mit Verarbeitungskapazitäten und unterschiedlichen fachlichen Leistungsschwerpunkten in Deutschland und Vietnam ergab sich für MorgenFund ein überzeugender Business Case.
„Wir kombinieren Technologie, qualifiziertes Personal und standardisierte Abläufe über mehrere Standorte hinweg. Dafür zerlegen wir Prozesse in einzelne Schritte, digitalisieren sie und verteilen sie so, dass einfache Vorgänge automatisiert bearbeitet werden, während Sonderfälle und komplexe Themen dort landen, wo die Expertise sitzt“, beschreibt Oliver Wibbe, Geschäftsführer bei SPS Germany, das Bestshoring-Modell.
Schrittweise Übernahme und Optimierung der Prozesse
SPS übernahm für MorgenFund die Prozesse im Bereich Investmentfonds schrittweise und entwickelte daraus eine durchgängige Bearbeitungsstrecke. Die Zusammenarbeit umfasst die Prozessschritte Scanning, Klassifizierung, Indexierung und Sachbearbeitung. Ziel war es, alle Schritte von der Dokumentenerfassung bis zur abschließenden Bearbeitung effizient zu gestalten und die Prozessqualität zu erhöhen.
Mittlerweile übernimmt das Unternehmen große Teile des Dokumentenkreislaufs – von der Depoteröffnung über Bestandsänderungen bis hin zur finalen Depotlöschung.
Der Gesamtprozess ist auf mehrere Standorte verteilt: Das Scannen und die Erfassung erfolgen am SPS-Standort Eschborn, die Indexierung in Waltershausen und die Sachbearbeitung am Standort Ho-Chi-Minh-Stadt in Vietnam. Dafür baute SPS innerhalb kurzer Zeit ein dediziertes Expertenteam von rund 30 Mitarbeitenden auf.
Kapazität, Spitzenzeiten, taggleiche Bearbeitung
Saisonale Spitzenzeiten und schwankende Bearbeitungsvolumina sind im Finanzdienstleistungsumfeld üblich. SPS implementierte ein flexibles Personalmodell, das sich dynamisch an den Bedarf anpasst und eine taggleiche Bearbeitung der Vorgänge ermöglicht.
Die Automatisierung der Datenextraktion und -verarbeitung sowie der Einsatz weiterer Technologien tragen dazu bei, manuelle Eingriffe zu minimieren und die Genauigkeit der Datenverarbeitung zu erhöhen. Beim Scannen, Klassifizieren und Indexieren der Dokumente verkürzte das Unternehmen so die Bearbeitungszeiten deutlich. Weitere, KI-gestützte Optimierungen sind geplant.
Stefan Reineke, Head of Operations bei MorgenFund, betont vor allem die Zusammenarbeit im Betrieb: „SPS ist für uns als MorgenFund ein langjähriger verlässlicher Partner, mit dem wir im Rahmen der Serviceerweiterung den nächsten Schritt zu einer schlanken, effektiven und flexiblen Prozessaufstellung gehen. Sowohl in der Projektarbeit als auch im Tagesgeschäft profitieren wir von einer vertrauensvollen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit.“
Ausbau der Zusammenarbeit geplant
Die Zusammenarbeit zwischen MorgenFund und SPS ist auf eine langfristige Partnerschaft ausgelegt. Ein etabliertes Governance-Modell sowie regelmäßige Steuerungstermine sorgen für reibungslose Abläufe, hohe Servicequalität und schnelle Reaktionszeiten bei Prozessanpassungen. Gemeinsame Workshops identifizieren weitere Potenziale für Digitalisierung und Automatisierung. Weitere Prozesse zur Übernahme werden vorbereitet.
Potenzial für staatlich geförderte Vorsorgeprodukte
Oliver Wibbe sieht im Bestshoring-Modell auch großes Potenzial für neue, staatlich geförderte Vorsorgeprodukte: „Die Kombination aus standortübergreifenden Prozessmodellen und technologischer Unterstützung ermöglicht es Finanzinstituten, schwankende Volumina und komplexe Anforderungen effizient und gleichzeitig regulatorisch sicher zu bewältigen. Gerade mit Blick auf das Altersvorsorgedepot, die Frühstart-Rente und bestehende Riester-Verträge ergibt sich hier ein klarer wirtschaftlicher Hebel für die Abwicklung dieser Prozesse.“
