(openPR) Durch die Einführung moderner Dokumentenmanagement-Systeme entwickeln sich Papierakten mehr und mehr zum Bremsklotz für elektronische Verwaltungsprozesse. Die Kreisverwaltung Bernburg hat den Papierberg im Amt für Arbeitsförderung beseitigt und mit Hilfe der Deutschen Post rund 10.800 Akten digitalisiert.
Im Zuge der Umstellung auf eine komplett elektronische Aktenführung hat das Amt für Arbeitsförderung des Landkreises Bernburg den Bestand von 10.800 Altakten mit dem Partner Deutsche Post digitalisiert. Im Rahmen des Projektes wurden über 1,1 Millionen Einzeldokumente aufbereitet, gescannt, indexiert und die Daten dann der Verwaltung in elektronischer Form wieder zur Verfügung gestellt. Die Deutsche Post stellte dabei sicher, dass die einzelnen Akten nicht länger als 24 Stunden außerhalb der Behörde verblieben.
Diese hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit war notwendig, um Wartezeiten von Bürgern zu vermeiden, die das Amt aufsuchten, während die sie betreffenden Akten außer Haus sind. Für Notfälle wurde extra eine Hotline eingerichtet, so dass Behördenmitarbeiter telefonisch die Inhalte der bei der Post befindlichen Akten erfragen konnten.
Die Deutsche Post übernahm im Rahmen des Projektes die komplette Verarbeitung der Dokumente. Diese umfasste die tägliche Abholung, die Aufbereitung und die Indexierung nach Aktenzeichen sowie die anschließende Digitalisierung durch Hochleistungsscanner in der Digitalisierungsstation Leipzig. Am Folgetag wurden die verarbeiteten Akten zurück geliefert und gleichzeitig die gewonnen Daten der Verwaltung auf DVD zur Verfügung gestellt.
Das Gesamtprojekt wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis unter Berücksichtigung der individuellen Erfordernisse konzipiert. Besonders zu berücksichtigen waren vor allem die Belange des Datenschutzes beim Umgang mit den durchweg personenbezogenen Akten. Darüber hinaus war der reibungslose Import der Daten in das behördeninterne Fachverfahren sicher zu stellen.
Für Landrat Ulrich Gerstner war die Digitalisierung der Altaktenbestände im Amt für Arbeitsförderung ein logischer Schritt zu einer zukunftsfähigen Aktenverwaltung. Mit der Einführung eines modernen Dokumentenmanagement-Systems sei die Verwaltung auf dem besten Weg zu einer Optimierung des Bürgerservice. Die Digitalisierung der vorhandenen Aktenbestände war notwendig, weil in mehreren Bereichen gleichzeitig auf die Akte zugegriffen werden muss und um Probleme im künftig vollständig digitalen Ablauf zu vermeiden.
„Die Zusammenarbeit mit dem Partner Deutsche Post war die eindeutig günstigere Alternative zu der Option, die Akten durch die Mitarbeiter selber scannen zu lassen. In dem Fall hätten wir zehn Tage zusperren müssen“, so Gerstner weiter. Durch die Leistung der Post wurde gegenüber einer Eigenlösung 75 Prozent der Kosten eingespart. „Die Zusammenarbeit war über den gesamten Projektzeitraum vorbildlich. Als eine der ersten Verwaltungen stellen wir uns damit der Herausforderung, unsere Dienstleitungen durch eine rein elektronische Vorgangsbearbeitung so effizient und bürgerfreundlich wie möglich zu machen.“
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