(openPR) Bonn. Angesichts der aktuellen Finanzkrise und deren Auswirkung auf die wirtschaftliche Gesamtentwicklung stellt der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. einen Maßnahmenkatalog zur Effizienzsteigerung in Unternehmen vor.
Nach Auffassung des VOI nutzen Unternehmen immer noch zu wenig die Möglichkeiten eines effizienten Informationsmanagements. Zeitaufwändiges Suchen nach Dokumenten und umständliche Prozesse drücken auf die Produktivität. Mit dem nun vorgestellten Maßnahmenkatalog will der VOI Unternehmen dazu motivieren, ihre dokumentenbasierten Arbeiten zu analysieren, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Das fünf Punkte umfassende Programm bezieht sich auf die Bereiche Geschäftsprozesse, Archivierung, Posteingang, Aktenmanagement und das Auslagern von Aufgaben, die nicht in die Kernkompetenz des Unternehmens fallen.
Prozesse automatisieren
Eine automatisierte, digitale Verarbeitung von Prozessen beschleunigt Verwaltungstätigkeiten erheblich. Ähnlich wie auf einer Fertigungsstraße gehen die einzelnen Arbeitsschritte ohne Ausfallzeiten ineinander über. Liegen sämtliche zu einem Prozess gehörenden Dokumente digital vor, können sie parallel bearbeitet werden, was zur zusätzlichen Zeitersparnis führt. Klassisches Beispiel ist die Bearbeitung von Anträgen, bei denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Papierberge abbauen
Nach wie vor lagern in deutschen Unternehmen Berge von Dokumenten in den Archivkellern: Rechnungen, Aufträge, Personalakten sind nur einige Beispiele. Hier das „richtige“ Dokument zu finden, artet oft zu einer Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen aus. Zudem drohen die Dokumente bei unsachgemäßer Lagerung beschädigt oder unlesbar zu werden, bevor die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Mit der Einführung eines elektronischen Archivs werden Suchzeiten massiv reduziert und die Informationsqualität gesteigert. Investitionen in weitere Archivräumlichkeiten werden überflüssig.
Posteingang digitalisieren
Täglich gehen bei Unternehmen unzählige Dokumente per Post ein. Deren papierbasierte Verarbeitung verursacht unnötige Kosten und bedeutet Zeitverlust. Mit einer konsequenten digitalen Postbearbeitung reduzieren Unternehmen die Durchlaufzeiten beispielsweise für Aufträge und Rechnungen: Bestellungen können schneller ausgeliefert werden, was zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Die schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen hilft, Skontofristen einzuhalten.
Aktenmanagement zentralisieren
In nahezu allen Abteilungen existieren Akten, wie beispielsweise Kunden-, Personal-, Vertrags- oder Versicherungsakten. Sie enthalten geschäftskritische Informationen. Bei einer dezentralen, papierbasierten Ablage kann der Überblick schnell verloren gehen. Durch eine zentrale digitale Aktenhaltung haben berechtigte Mitarbeiter standortunabhängig sämtliche relevanten Dokumente im Zugriff. Die Möglichkeit, alle Dokumente jederzeit vollständig einsehen zu können, verbessert die Informationsqualität und damit die Entscheidungsfindung.
Outsourcing nutzen
Sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und kompetente Dienstleister mit „dem Rest“ zu betrauen, ist effizient. Denn in der Regel können Spezialisten Arbeiten besser und auch günstiger erledigen. Typisches Beispiel sind Tätigkeiten im Verwaltungsbereich wie beispielsweise das Digitalisieren von Altarchiven oder der Eingangspost. Durch das Outsourcen können Unternehmen auf die Beschaffung des dazu notwendigen Equipments und Personals verzichten.
Innerhalb des VOI sind mehr als 200 Anbieter, Systemhäuser und Dienstleister organisiert, die Unternehmen und öffentliche Verwaltungen dabei unterstützen, ihr Informationsmanagement zu optimieren. Nähere Informationen unter www.voi.de
